DocuWare presenta la validación de facturas electrónicas, una nueva función gratuita de Connect to Mail que comprueba automáticamente las facturas electrónicas entrantes con respecto a los estándares de formato y las reglas de negocio aplicables. El proceso de validación comprueba las facturas electrónicas en segundo plano, sin retrasar el archivado ni requerir ninguna acción manual.
Componentes: Correo electrónico general, Procesamiento de documentos
Procedimiento
En la configuración «Correo electrónico general» de Connect to Mail, active el procesamiento automático de documentos y seleccione Validar automáticamente la conformidad de todas las facturas electrónicas en la pestaña Opciones de importación.
Cuando un correo electrónico con un archivo adjunto de factura electrónica (XML o PDF híbrido) llega a un buzón conectado a través de Connect to Mail, DocuWare valida automáticamente la factura. La factura se comprueba en dos niveles:
Formato y estructura (XSD): comprueba si el archivo de la factura está correctamente estructurado, es decir, que todos los componentes obligatorios están presentes y en el lugar correcto.
Reglas de negocio y lógica (Schematron): comprueba si el contenido de la factura es correcto; por ejemplo, que la información obligatoria está cumplimentada y que las cifras y los valores son coherentes entre sí.
El resultado de la validación puede ser Válido, Válido con advertencias o No válido. Se almacena junto con la factura electrónica de tres maneras:
Un informe de validación descargable, accesible mediante el botón «Mostrar informe de validación» en el Visor de DocuWare
Una anotación con código de color directamente en el documento (opcional), y
Como campos de índice, lo que permite buscar y filtrar los resultados en DocuWare (opcional).
La función admite los principales formatos de factura electrónica utilizados en Alemania y en toda Europa, como XRechnung, Peppol BIS 3.0 y ZUGFeRD / Factur-X, todos ellos basados en el estándar europeo de facturación electrónica EN 16931. Los archivos que no coinciden con ningún estándar admitido se archivan sin resultado de validación.
Importante: la validación no sustituye la comprobación de conformidad
Un resultado de validación positivo no constituye una garantía legal de la conformidad de la factura. La conformidad de su proceso de facturación sigue siendo responsabilidad de su organización.
Para más detalles, consulte Validar facturas electrónicas en Connect to Mail.
Versiones compatibles: DocuWare Cloud + 7.14 + 7.13