Das Wissen Ihres Unternehmens steckt in Ihren Dokumenten, oft verteilt über viele Archive. DocuWare Aura macht dieses Wissen zugänglich: Der KI-Assistent ist Teil des neuen DocuWare, und im Chat des neuen DocuWare Client beantwortet er Ihre Fragen zu Ihren eigenen Dokumenten.
Sie unterhalten sich mit DocuWare Aura wie mit einem Kollegen: Sie fragen in normaler Sprache, ohne Fachbegriffe und ohne zu wissen, wo ein Dokument abgelegt ist. DocuWare Aura durchsucht die Inhalte, liefert Zusammenfassungen, Vergleiche und Analysen und belegt jede Antwort mit den Dokumenten, auf denen sie beruht.
Über die Aura API binden Sie DocuWare Aura zudem in Ihre eigenen KI-Agenten ein und verbinden das Wissen in DocuWare mit Daten aus CRM, ERP oder anderen Systemen. Ihre Dokumente bleiben dabei ebenso geschützt wie gewohnt: In DocuWare Aura gelten dieselben Archivberechtigungen wie im übrigen System, jeder sieht nur, was er sehen darf.
Komponenten: Neuer DocuWare Client, DocuWare Cloud, DocuWare Aura API
Anwendungen
DocuWare Aura beantwortet Fragen zu allen Dokumenttypen in Ihren Archiven, sodass sehr unterschiedliche Fragen möglich sind. Die folgenden Beispiele zeigen einige typische Szenarien aus verschiedenen Abteilungen.
Kreditorenbuchhaltung: Auf einer Rechnung taucht eine unerwartete Position auf. Geben Sie im Chat ein: „Ist dieser Lieferzuschlag durch unseren Liefervertrag abgedeckt?" DocuWare Aura findet die relevanten Vertragsklauseln und zeigt, ob die Rechnung mit dem Vertrag übereinstimmt.
Finanzwesen: Fragen Sie: „Welche Dokumente könnten den aktuellen Monatsabschluss beeinflussen?" DocuWare Aura sichtet aktuelle Verträge, Bestellverpflichtungen, offene Rechnungen und Finanzdokumente, sodass der Abschluss mit einem vollständigen Bild beginnt.
Geschäftsführung: „Welche wichtigen Kunden haben vertragliche Verpflichtungen, die von unseren Standardkonditionen abweichen?" DocuWare Aura durchsucht Kundenverträge, Abweichungen und Sonderkonditionen und antwortet in verständlicher Sprache mit Verweisen auf die Originaldokumente.
Angebundene Datenquellen: Binden Sie DocuWare Aura über die Aura API in Ihren KI-Orchestrierungsagenten ein und verbinden Sie das Wissen in DocuWare mit Daten aus Ihrem CRM, Ihrem ERP oder anderen Geschäftsanwendungen.
Vorteile
Schneller zu fundierten Entscheidungen
Jede Antwort mit Quellenbeleg
Gründlich recherchieren, einfach in normaler Sprache
Viele Dokumente auf einmal auswerten, statt jedes einzeln zu prüfen
So geht’s
Für Anwender steht Aura ausschließlich im neuen DocuWare Client zur Verfügung. Sie haben drei Möglichkeiten, Ihre Frage zu stellen: allgemein, zu ausgewählten Dokumenten oder zum geöffneten Dokument. Jede Antwort verweist auf die verwendeten Dokumente, sodass Sie die Antwort im Original nachprüfen können.
Für eine allgemeine Frage nutzen Sie das Aura Symbol in der linken Seitenleiste, ohne zuvor Dokumente auszuwählen. DocuWare Aura antwortet auf Basis der Dokumente in den Archiven, auf die es Zugriff hat, und zeigt, auf welchen davon die Antwort beruht:
In der Ergebnisliste einer Dokumentsuche wählen Sie bis zu 15 Dokumente aus und fragen über das Aura Symbol zu diesen Dokumenten.
Für eine Frage zu einem Dokument, das im Viewer angezeigt wird, öffnen Sie den Chat ebenfalls über das Aura Symbol.
In allen drei Fällen gelten Ihre Berechtigungen. DocuWare Aura verwendet nur Dokumente, die Sie sehen dürfen, und berücksichtigt auch die Berechtigungen für Indexfelder. Ein Dokument, auf das Sie keinen Zugriff haben, fließt nicht in Ihre Antwort ein. Zwei Kollegen mit unterschiedlichen Berechtigungen können daher unterschiedliche Antworten auf dieselbe Frage erhalten.
Für Fragen über die Seitenleiste muss eine administrierende Person festlegen, auf welche Archive und Dokumente DocuWare Aura zugreifen darf. Siehe DocuWare Aura konfigurieren. Für Fragen zu Dokumenten, die Sie selbst auswählen, muss nichts konfiguriert werden. Das gilt für die Ergebnisliste wie für den Viewer.
Zum Zugriff auf DocuWare Aura über die Aura API siehe DocuWare Developer Documentation.
DocuWare Aura ist für Englisch und Deutsch trainiert und getestet und liefert in diesen Sprachen die präzisesten Antworten. Dokumente und Fragen in anderen Sprachen funktionieren ebenfalls, die Antworten können dann jedoch weniger genau sein.
DocuWare Aura: Verfügbarkeit und Pauschale
DocuWare Aura steht in DocuWare Cloud bereit und setzt den neuen DocuWare Client voraus. Für On-Premises-Systeme ist DocuWare Aura zunächst noch nicht verfügbar.
Jede Organisation in DocuWare Cloud startet mit einem enthaltenen Freemium-Volumen, sodass Sie DocuWare Aura mit Ihren eigenen Dokumenten ausprobieren können. Es umfasst eine begrenzte Anzahl an Prompts und eine begrenzte Anzahl an Dokumenten als Informationsquelle.
Für die regelmäßige Nutzung steht ein verbrauchsbasiertes Abonnement zur Verfügung, mit gestaffelten Rabatten je nach Volumen. Ihr DocuWare Ansprechpartner berät Sie zu den Optionen.