DocuWare Aura beantwortet Fragen zu Dokumenten im neuen DocuWare Client. Benutzer öffnen den Chat mit dem Symbol Aura.
Als Organisationsadministrator konfigurieren Sie DocuWare Aura unter DocuWare Konfigurationen > Aura. Sie legen die Archive und die darin enthaltenen Dokumente fest, die DocuWare Aura indexiert. Das ist wichtig, wenn ein Benutzer eine Frage stellt, ohne Dokumente auszuwählen: DocuWare Aura sucht dann selbst nach passenden Dokumenten und findet nur die hier indexierten.
Die Konfiguration von DocuWare Aura erweitert an keiner Stelle den Zugriff auf die Dokumente. Vorhandene Berechtigungen für Dokumente und Indexfelder gelten für jeden Benutzer weiterhin, und Dokumente verlassen die DocuWare Server nicht. Das DocuWare Aura Whitepaper (englisch) beschreibt die Verarbeitung im Detail.
DocuWare Aura setzt vorerst DocuWare Cloud und den neuen DocuWare Client voraus.
DocuWare Aura aktivieren
Die Einstellung Aura für meine Organisation aktivieren ist die Voraussetzung dafür, Archive zu indexieren. Fragen zu ausgewählten Dokumenten benötigen sie nicht: Im Viewer und in einer Ergebnisliste arbeitet DocuWare Aura für jeden Benutzer des neuen DocuWare Clients.
Sie akzeptieren die Geschäftsbedingungen unterhalb der Einstellung. Benutzer werden beim Öffnen von DocuWare Aura nicht um eine Zustimmung gebeten. Das Aktivieren allein indexiert keine Dokumente. Welche Dokumente indexiert werden, hängt von der unten beschriebenen Archivauswahl ab.
Wenn Sie die Einstellung wieder ausschalten, kann DocuWare Aura keine Archive mehr durchsuchen. Fragen im Viewer und in einer Ergebnisliste bleiben verfügbar.
Dokumente für Aura auswählen
DocuWare Aura findet ein Dokument nur dann von sich aus, wenn es dieses indexiert hat. Zwei Einstellungen legen fest, welche Dokumente das sind und wie viele:
Archiv: Die Archive, die DocuWare Aura indexiert. Wenn DocuWare Aura selbst nach Dokumenten sucht, verwendet es ausschließlich Dokumente aus diesen Archiven.
Ablagezeitraum: Wie weit zurück DocuWare Aura in einem Archiv indexiert. Der Zeitraum ist gleitend und wird vom aktuellen Datum an gerechnet, sodass ein Dokument die indexierte Menge verlässt, sobald es außerhalb des Zeitraums liegt. Wählen Sie einen der festen Zeiträume, von den letzten 3 Monaten bis zu den letzten 5 Jahren, oder Alle für das vollständige Archiv.
Die Liste zeigt jedes ausgewählte Archiv mit seinem Ablagezeitraum und der Anzahl der Dokumente, die es beisteuert, sowie die Summe im Verhältnis zum enthaltenen Volumen. Das Freemium-Paket enthält 5.000 Dokumente pro Organisation. Das Speichern wird abgelehnt, wenn die Auswahl diese Zahl überschreitet.
Die indexierte Menge bleibt von selbst innerhalb des enthaltenen Volumens. Wenn ein Archiv durch normales Ablegen darüber hinaus wächst, behält DocuWare Aura die neuesten Dokumente und nimmt die ältesten aus seinem Bereich heraus. Prüfen Sie vor dem Speichern, ob die Dokumente, zu denen Benutzer Fragen stellen werden, innerhalb der von Ihnen eingestellten Zeiträume liegen.
Dokumente ohne Texterkennung und Dokumente mit einem beschädigten Textshot können nicht indexiert werden. DocuWare Aura verwendet sie nicht für eine Antwort.
Nach dem Speichern zeigt ein Fortschrittsbalken, wie weit die Indexierung fortgeschritten ist. Für einige tausend Dokumente dauert das wenige Sekunden. DocuWare Aura findet Dokumente aus einem Archiv, sobald es dieses Archiv fertig indexiert hat.
Die Indexierung läuft danach von selbst weiter. Ein neu abgelegtes Dokument wird innerhalb von Sekunden indexiert. Ein Dokument, das gelöscht wird oder das mit seinem Archiv die Auswahl verlässt, wird sofort aus dem Index entfernt.
Jedes ausgewählte Archiv zeigt seinen Ablagezeitraum und die Anzahl der Dokumente, die es beisteuert.
Eine bewusste Auswahl hat zwei Wirkungen. Sie hält die Organisation innerhalb des enthaltenen Volumens, und sie hält die Antworten relevant, weil DocuWare Aura eine definierte Menge von Dokumenten durchsucht statt des vollständigen Archivbestands.
Volumen und Nutzung
Im Freemium-Paket hat jede DocuWare Cloud Organisation ein enthaltenes Volumen für DocuWare Aura. Fragen im Viewer und in Ergebnislisten funktionieren daher, sobald Benutzer den neuen DocuWare Client haben. Für die Dokumente, die DocuWare Aura indexiert, sind 5.000 pro Organisation enthalten.
Fragen werden in Aura Credits gezählt, die sich die Organisation teilt. Das Tagesvolumen wird um Mitternacht der Zeitzone des Serverstandorts zurückgesetzt, und die aktuelle Nutzung wird in dieser Konfiguration angezeigt. Benutzer sehen in DocuWare Aura einen Hinweis, wenn das Tagesvolumen nahezu aufgebraucht ist, und weitere Fragen werden blockiert, sobald es aufgebraucht ist.
Zusätzliche Kapazität kann jederzeit hinzugefügt werden. Ihr DocuWare Ansprechpartner informiert Sie über die verfügbaren Optionen.
Was Benutzer sehen
Im Viewer und in einer Ergebnisliste steht DocuWare Aura jedem Benutzer des neuen DocuWare Clients zur Verfügung, unabhängig von dieser Konfiguration. Der Viewer enthält immer ein Dokument. In einer Ergebnisliste wählen Benutzer bis zu 15 Dokumente auf einmal aus.
In der linken Seitenleiste stellen Benutzer ihre Frage, ohne zuvor Dokumente auszuwählen. DocuWare Aura antwortet aus den Archiven, die es indexiert hat, daher sind hier die indexierten Dokumente die Grenze. Benutzer können eine Frage auf einzelne Archive beschränken, und jede Antwort nennt die Dokumente, auf denen sie beruht, sodass Benutzer diese öffnen und das Ergebnis prüfen können.
Einzelheiten zum Arbeiten mit DocuWare Aura finden Sie unter DocuWare Aura im neuen Web Client.