Intelligent Document Processing (IDP) richten Sie jetzt zentral an einer einzigen Stelle ein, in den DocuWare Konfigurationen. Dort legen Sie fest, wie eingehende Dokumente automatisch verarbeitet werden: KI-Agenten lesen sie aus, klassifizieren sie und übernehmen die extrahierten Werte als strukturierte Indexdaten.
Die neue Konfiguration ist Teil des neuen DocuWare. Auch Ihre IDP-Verträge und Ihren Verbrauch behalten Sie hier im Blick.
Bisher war ein IDP-Setup über mehrere Stellen verteilt. In der neuen Konfiguration ziehen Sie die benötigten Schritte auf eine Arbeitsfläche, verbinden und veröffentlichen sie. Jeder Schritt wird neben der Arbeitsfläche konfiguriert, sodass der gesamte Weg eines Dokuments und die Details jedes Schritts in einer Ansicht bleiben:
Die neue IDP-Konfiguration steht zunächst als Early Access bereit, sodass Sie sie testen können. Ihre bisherigen IDP-Konfigurationen laufen parallel weiter. Aktuelle Prozesse ändern sich nicht.
Komponenten: DocuWare Konfigurationen, DocuWare IDP, DocuWare Cloud
Anwendungen
Bei Peters Engineering treffen Rechnungen gebündelt als Stapel ein. IDP trennt sie in einzelne Dokumente, erkennt sie als Dokumente und liest die wichtigen Werte wie Betrag oder Datum aus. Den Ablauf für den Prozess sowie den zuständigen KI-Agenten, der die Werte aus den Rechnungen liest, richten sie als Administrator an einer einzigen Stelle ein - in den DocuWare Konfigurationen.
Sie richten die Agenten für eine Dokumentart innerhalb der DocuWare Konfigurationen ein - für das Trennen eines Scanstapels, für die Extraktion und den Abgleich mit Stammdaten, und die Speicherung. Trainiert werden die Agenten mit Dokumenten aus einem DocuWare Archiv oder mit anderen Dokumenten.
Vorteile
Eine Konfiguration an einer Stelle: Verarbeitung, KI-Agenten und Verbrauchsüberblick
Übersichtlich: Der gesamte Weg eines Dokuments auf einen Blick zu sehen
So geht’s
In DocuWare Konfigurationen finden Sie jetzt im Bereich Erfassen zwei Einträge zu IDP. Sie entscheiden also selbst, wo Sie einen Prozess einrichten:
IDP ist die Konfiguration, die Sie bisher verwendet haben, und sie bleibt unverändert.
Early Access New IDP ist die neue.
Information
Early Access bedeutet: Die neue IDP-Konfiguration ist noch nicht final und deckt derzeit nur einen Teil des IDP-Funktionsumfangs ab. Bereits jetzt zeigt sie jedoch, wie viel einfacher die Einrichtung von IDP wird.
Wählen Sie eine Dokumentart, die Sie regelmäßig verarbeiten, und richten Sie sie einmal in der neuen Konfiguration ein. So sehen Sie, was jedes Modul leistet, und machen sich mit der künftigen Einrichtung von IDP vertraut. Ihre bestehenden Konfigurationen laufen währenddessen unverändert weiter.
Eine Konfiguration in New IDP beginnt mit dem Einstiegspunkt, der festlegt, welche Dokumentformate verarbeitet werden. Die Dokumente werden zum Beispiel über den Desktop. Eine IDP-Konfiguration startet also noch nicht von selbst. Die automatische Überwachung von E-Mail-Ordnern folgt in einem späteren Schritt.
KI-Agenten verarbeiten das Dokument in mehreren Schritten:
Ein Splitting-Agent entscheidet, wo ein Scan-Stapel getrennt wird.
Ein Klassifizierungs-Agent entscheidet, zu welcher Dokumentklasse oder Dokumentart ein Dokument gehört.
Ein Extraktions-Agent entscheidet, welche Werte aus einem Dokument gelesen werden.
Im neuen Modul wählen Sie einen vorhandenen Agenten aus oder erstellen einen neuen und trainieren ihn mit Ihren eigenen Dokumenten.
Sie können einen Agenten auch auf Basis Ihrer Archivdaten erstellen. Manuelle Definitionen und ein Training sind dann nicht nötig. Die Felder kennt DocuWare bereits, deshalb ist beim Speichern des Dokuments kein Index-Mapping erforderlich.
Im Modul Validierung entscheiden Sie, wo die KI-Ergebnisse ohne manuelle Prüfung verwendet werden und wo eine Person die Ergebnisse noch einmal ansehen soll. Werte unterhalb der Konfidenzschwelle, die Sie festlegen, werden zu einer Validierungsaufgabe, die im klassischen DocuWare Client erledigt wird. Der neue Client erhält diese Funktion im Oktober. Für jeden Schritt in Ihrem IDP-Ablauf legen Sie fest, ob eine Validierung nötig ist.
Was Early Access New IDP heute bietet:
Eine Konfiguration visuell aufbauen, indem Sie Module auf die Arbeitsfläche ziehen und verbinden
Manueller Eingang als Einstiegspunkt, mit den Dokumentformaten, die Sie auswählen
Splitting von Scan-Stapeln, Klassifizierung von Dokumentarten und Extraktion von Indexwerten, OCR ist Teil der Agenten
Abgleich extrahierter Werte mit Ihren eigenen Stammdaten, auch unscharf
Validierung von Werten unterhalb Ihrer Konfidenzschwelle, mit grundlegenden Einstellungen
KI-Agenten in DocuWare: Überblick, Erstellung, Training und Annotation, auch das Training mit Dokumenten aus Ihren Archiven
Speichern in einem Archiv mit DocuWare Desktop, und ohne Index-Mapping bei Agenten auf Basis von Archivdaten
Überblick über Ihre IDP-Verträge und Ihren Verbrauch in DocuWare
Was noch nicht zum Early Access gehört und mit den kommenden Updates folgt:
Automatischer Eingang, sodass die Verarbeitung von selbst startet, wenn Dokumente eintreffen
Separate Einstellungen für OCR und Vorverarbeitung wie Zuschneiden, Drehen, Sprache und Handschrift, einmal für die gesamte Konfiguration gesetzt
Trennen von Dokumenten, die gebündelt eintreffen, etwa eine E-Mail mit ihren Anhängen oder eine ZIP-Datei
Verarbeitung von E-Rechnungen und von E-Mails
Speichern mit anderen Modulen als DocuWare Desktop und Unterstützung für Tabellenfelder
Mehrere Splitting- und Klassifizierungsschritte in einer Konfiguration, komplexe Verzweigungen und Prozesslogik, Fallbacks und detaillierte Fehlerbehandlung
Berechtigungen für die Konfiguration und für die Validierung
Regelmäßige Updates
Das neue DocuWare und die neue IDP-Konfiguration wachsen mit regelmäßigen Updates. Die Liste oben ist der Stand von heute, und sie wird mit jedem Update länger.