Mit den DocuWare Desktop Apps können Sie Dokumente entweder aus einem überwachten Ordner über die Import-App oder direkt von einem Scanner mit der Scan-App in DocuWare importieren. Beide Methoden können zur automatischen Verarbeitung mit IDP verknüpft werden.
Um Intelligent Document Processing (IDP) für Dokumente zu aktivieren, die über DocuWare Desktop Apps importiert werden, benötigen Sie zwei Konfigurationen: eine für IDP und eine für die jeweilige Desktop App.
IDP-Konfiguration: Die IDP-Konfiguration verbindet Ihr DocuWare System mit den KI-Agenten, die für die Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion zuständig sind. Die Konfiguration enthält die API-Schlüssel und Regeln, die die KI benötigt, um Dokumenttypen zu erkennen und die relevanten Indexdaten herauszuziehen. Die IDP-Konfiguration wird von Ihrem DocuWare Kontakt erstellt.
Konfiguration für den E-Mail-Import: Diese Konfiguration definiert, wie E-Mails und ihre Anhänge archiviert werden. In diesem Schritt betten Sie die zuvor bereitgestellte IDP-Konfiguration ein. Damit wird jede angehängte PDF-Datei vor der Archivierung automatisch klassifiziert und indiziert.
In den nächsten Abschnitten finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen beider Konfigurationen.
IDP-Konfiguration erstellen
Eine IDP-Konfiguration wird in der Regel von Ihrem DocuWare Kontakt bereitgestellt. Hier sind die Schritte im Detail:
Wechseln Sie zu DocuWare Konfigurationen > Erfassen > DocuWare IDP.
Geben Sie den API-Schlüssel für den Zugriff auf natif.ai ein und klicken Sie auf Verbinden.
Den Schlüssel erhalten Sie in Ihrem natif.ai Konto. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren DocuWare Kontakt.Nachdem der Zugriff auf IDP bereitgestellt wurde, stehen alle Dokumentklassifikatoren in Ihrem Konto zur Auswahl. Wählen Sie den IDP-Klassifikator für die Dokumenttypen aus, die Sie importieren und automatisch indizieren möchten.
Klicken Sie auf Neue Konfiguration.
Konfigurieren Sie die automatische Indexierung eines Dokuments in diesen vier Registerkarten - Damit haben Sie die Extraktion und Indexierung des Dokumenttyps "Rechnung" eingerichtet:
Quelle
Entscheiden Sie, für welchen Dokumenttyp die aktuelle Konfiguration gelten soll. Für jede zu importierende Belegart wie z.B. Rechnung oder Lieferschein ist eine separate Konfiguration erforderlich.
Laden Sie eine Rechnung – zum Beispiel von Peters Engineering – als Muster in die Konfiguration hoch. Diese Rechnung dient im Arbeitsschritt Verarbeitung als Vorlage, damit Terme aus der Rechnung auf die Indexfelder von DocuWare abgebildet werden können.
Verwendung für Belegklasse: Wenn Ihr Klassifikator in der Lage ist, zwei Belegarten – zum Beispiel Rechnung und Lieferschein – zu unterscheiden, wählen Sie hier einen Belegtyp aus, zum Beispiel Rechnung. Diese Konfiguration wird immer dann für die Indizierung verwendet, wenn bei der Klassifizierung eine "Rechnung" erkannt wird.
IDP-Extraktor: Wählen Sie das Extraktionsmodell für die Rechnung aus – dieses legt fest, wie die eingehenden Belege genau gelesen werden sollen. Wie die Klassifizierung wurde auch das Extraktionsmodell im Zusammenhang mit dem Training der künstlichen Intelligenz erstellt.
Ziel
Wählen Sie das DocuWare Archiv aus, in dem das Dokument nach der Verarbeitung mit IDP als PDF abgelegt werden soll. Dieses Archiv muss mit dem Speicherziel übereinstimmen, das für die E-Mail-Importkonfiguration angegeben wurde, um eine korrekte Indizierung zu gewährleisten.
Wählen Sie zusätzlich den Ablagedialog aus, dessen Indexfelder im nächsten Schritt Verarbeitung für das Mapping mit den Indexbegriffen aus dem Dokument zur Verfügung stehen.
Verarbeitung
In diesem Dialog wird die Vorschau des Beispieldokuments im Schritt Quelle angezeigt. Auf der linken Seite sehen Sie alle extrahierten Begriffe aus dem Beispieldokument. Ordnen Sie die extrahierten Begriffe den DocuWare Indexfeldern zu. Damit wird festgelegt, welche Inhalte aus dem Dokument als Indexeinträge in die DocuWare Felder übernommen werden.
Berechtigungen
Um die IDP-Konfiguration in eine Connect to Mail-Konfiguration einzubetten, benötigen Sie die Benutzerberechtigung für die IDP-Konfiguration.
IDP-Konfiguration in eine DocuWare Desktop App einbetten
Nachdem Ihr DocuWare Kontakt die IDP-Konfiguration bereitgestellt hat, wählen Sie diese in Ihrer Import- oder Scan-Konfiguration aus:
Öffnen Sie die DocuWare Desktop Apps.
Verwenden von IDP für gescannte Dokumente
Um IDP über das Scan-Plugin zu verwenden, klicken Sie auf die Registerkarte DocuWare Desktop Apps > Scan .
Wählen Sie in der Dropdown-Liste Verarbeitungskonfiguration die Option Automatische Auswahl (DocuWare IDP-Konfigurationen), um Ihre Dokumente zuerst an den Klassifizierungs-KI-Agenten zu senden.
Basierend auf dem Ergebnis der Klassifizierung wählt das System automatisch das richtige Extraktionsmodell aus.
Verwenden von IDP für Dokumente, die über einen überwachten Ordner importiert wurden
Um IDP über das Import-Plugin zu verwenden, klicken Sie auf die Registerkarte Import .
Klicken Sie auf Neuen Importauftrag erstellen
Wählen Sie den Quellordner aus, der überwacht werden soll.
Wählen Sie Konfiguration > Automatische Auswahl (DocuWare IDP Konfigurationen), um Ihre Dokumente zuerst an den Klassifikations-KI-Agenten zu senden.
Basierend auf dem Ergebnis der Klassifizierung wählt das System automatisch das richtige Extraktionsmodell aus und verwendet es.
Überwachung von IDP-Jobs, die von DocuWare Desktop Apps ausgelöst werden
Dokumente, die mit Intelligent Document Processing (IDP) importiert werden, werden von KI-Diensten, die auf DocuWare Servern laufen, klassifiziert und indiziert.
Um diese Prozesse zu überwachen, öffnen Sie DocuWare Konfigurationen und wählen Sie IDP-Monitoring. In der Liste werden der Status, der Dateiname, der Zeitstempel und andere Details der einzelnen Aufträge angezeigt.
Gelegentlich kann es vorkommen, dass ein IDP-Auftrag aus technischen oder betrieblichen Gründen fehlschlägt. Fehlgeschlagene Aufträge werden mit einer Warnung oder einem Fehlerstatus angezeigt. Klicken Sie auf Details, um die spezifische Ursache anzuzeigen, die erforderlichen Korrekturen vorzunehmen. Klicken Sie dann auf Wiederholen, um den Auftrag neu zu starten.
Ein Auftrag kann z. B. fehlschlagen, wenn mehr als eine IDP-Konfiguration mit demselben Dokument übereinstimmt, z. B. wenn zwei Konfigurationen derselben Dokumentklasse zugewiesen sind und dieselbe Beispieldatei verwenden. In diesem Fall kann DocuWare nicht bestimmen, welcher Extraktor angewendet werden soll und stoppt den Job.