DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) erweitert bestehende Dokumentenmanagement-Lösungen um KI-gestützte Funktionen. Dies ermöglicht einen hohen Automatisierungsgrad in den Büroprozessen.
Mehr allgemeine Informationen zu DocuWare IDP
Die künstliche Intelligenz für IDP trainieren
Als erster Schritt bei der Einrichtung der intelligenten Dokumentenverarbeitung für Ihr Unternehmen wird die künstliche Intelligenz auf Ihre Bedürfnisse trainiert.
Diese Schulung umfasst die Klassifizierung von Dokumenten und die Extraktion relevanter Daten aus den Dokumenten:
Dokumententrennung: IDP erkennt die in einer Datei zusammengeführten Einzeldokumente und trennt sie, damit sie einzeln weiterverarbeitet werden können.
Klassifizierung: IDP erkennt bestimmte Dokumenttypen oder Dokumentklassen, wie z. B. Rechnungen und Lieferscheine.
Extraktion: IDP extrahiert relevante Daten aus den Dokumenten und fügt sie automatisch als Indexwerte hinzu.
Das Trainieren der KI hinter IDP kann auf zwei Arten durchgeführt werden:
DocuWare IDP-Plattform: Das Trainieren erfolgt auf der eigenständigen IDP-Plattform. Diese Option unterstützt beliebige Dokumente, unabhängig davon, ob sie in DocuWare archiviert sind oder nicht. Das Trainieren auf der IDP-Plattform wird in der Regel von Ihrem DocuWare Ansprechpartner durchgeführt.
DocuWare Konfigurationen: Sie können Trennungs- und Klassifizierungs-Workflows direkt in den DocuWare Konfigurationen trainieren und dabei Dokumente verwenden, die bereits in Ihren DocuWare Archiven gespeichert sind. Diese Option wird im folgenden Abschnitt beschrieben.
Sie können DocuWare über eine IDP-Konfiguration mit diesen KI-Klassifizierungs- und Extraktions-Agenten verbinden.
Trennung und Klassifizierung über DocuWare trainieren
Sie können neue Trennungs- und Klassifizierungsmodelle direkt in den DocuWare Konfigurationen trainieren und dabei Dokumente verwenden, die bereits in Ihren Archiven gespeichert sind. Da beim Trainieren Ihre tatsächlichen Dokumente verwendet werden, sind die resultierenden KI-Modelle auf die spezifischen Formate, Layouts und Inhalte Ihrer Dateien zugeschnitten.
So starten Sie ein Training:
Gehen Sie in den DocuWare Konfigurationen zum Bereich DocuWare IDP.
Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Trainieren eines neuen Trenners oder Klassifikators. Es öffnet sich ein Dialog, der Sie durch die Einrichtung führt und die für das Training verfügbaren Archive anzeigt.
Wählen Sie die Archive aus, die die gewünschten Dokumente enthalten.
Für die Trennung wählen Sie mindestens ein Archiv aus.
Für die Klassifizierung wählen Sie mindestens zwei Archive aus. Der Dialog zeigt an, ob jedes Archiv genügend Dokumente für das Training enthält.
Starten Sie das Training. Das Training kann bis zu 24 Stunden dauern. Sie müssen nicht warten, bis das Training abgeschlossen ist, bevor Sie den Workflow erstellen und konfigurieren.
Das Trainieren von Extraktionsmodellen ist über die DocuWare Konfigurationen noch nicht verfügbar.
Sie können DocuWare über eine IDP-Konfiguration. mit diesen KI-Klassifizierungs- und Extraktionsagenten verbinden.
E-Mails und Dokumente mit IDP verarbeiten
Intelligent Document Processing (IDP) kann Dokumente verarbeiten, sobald sie in das DocuWare System gelangen, unabhängig davon, ob sie per E-Mail oder über die Plug-ins DocuWare Desktop Scan oder Import eingehen.
Importieren von E-Mails
Um E-Mails automatisch in DocuWare zu importieren, erstellen Sie eine E-Mail-Import-Konfiguration, in der Sie festlegen, wo die Nachrichten gespeichert werden und wie ihre Anhänge behandelt werden, z. B. ob die Anhänge mit der E-Mail archiviert oder als separate Dokumente gespeichert werden.
Wenn Sie diesem Setup eine IDP-Konfiguration hinzufügen, verwendet DocuWare Intelligent Document Processing, um jede angehängte PDF-Datei zu klassifizieren und die wichtigen Daten zu extrahieren, bevor die Dateien archiviert werden, und bietet so eine KI-gesteuerte Automatisierung für Ihren E-Mail-Workflow.
Lesen Sie mehr über die Konfiguration von IDP für den E-Mail-Import
Importieren von Dokumenten über DocuWare Desktop Apps
Dokumente, die über die DocuWare Desktop-Apps importiert werden – sei es über die Plug-ins "Scannen" oder "Importieren" – können ebenfalls über IDP-Konfigurationen verwendet werden. Wenn Sie DocuWare Scan und Import nutzen, um beispielsweise Rechnungen auf Papier zu digitalisieren oder PDF-Dateien zu importieren, können diese Dokumente nun auch mit DocuWare IDP automatisch gesplittet, indexiert und archiviert werden.
Lesen Sie mehr über die Konfiguration von IDP für DocuWare Desktop Apps
IDP-Ergebnisse validieren
IDP gibt für jedes Ergebnis einen Konfidenzwert zurück. Ergebnisse mit einem niedrigen Konfidenzwert können zur Bestätigung an einen Benutzer gesendet werden, anstatt automatisch verarbeitet zu werden. Dieser Vorgang wird als Validierung bezeichnet.
Die Validierung ist optional und wird für jeden Verarbeitungsschritt separat festgelegt. Dokumente, die eine Bestätigung erfordern, werden im Tab IDP-Validierungen des DocuWare Web Client angezeigt. Nur Benutzer mit dem Recht IDP konfigurieren sehen dieses Tab.
Trennung und Klassifizierung validieren
Öffnen Sie in DocuWare Konfigurationen den Bereich DocuWare IDP. Die Einstellung gilt für die gesamte Organisation, nicht für eine einzelne IDP-Konfiguration.
Validieren, wenn die Konfidenz unter folgendem Wert liegt: Sendet ein Ergebnis an das Tab IDP-Validierungen, wenn sein Konfidenzwert unter dem von Ihnen eingegebenen Prozentsatz bleibt. Ergebnisse, die dem Wert entsprechen oder darüber liegen, werden automatisch verarbeitet. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen, um alle Ergebnisse ohne manuelle Validierung zu verarbeiten.
Zulässig sind Werte von 1 bis 99,999. Legen Sie den Schwellenwert für Trennung und Klassifizierung getrennt fest.
Es gibt keinen empfohlenen Standardwert. Ein hoher Wert wie 95 ist ein guter Ausgangspunkt, da IDP in der Regel entweder einen hohen Konfidenzwert über 90 oder einen sehr niedrigen zurückgibt. Um einen passenden Wert für Ihre Dokumente zu finden, verarbeiten Sie einen Stapel von etwa 100 typischen Dokumenten und vergleichen Sie die von IDP zurückgegebenen Konfidenzwerte.
Extraktion validieren
Die Validierung für die Extraktion wird pro IDP-Konfiguration festgelegt, da die Feldzuordnung in jeder Konfiguration definiert wird. Sie aktivieren sie beim Erstellen einer IDP-Konfiguration, nachdem ein Extraktionsmodell trainiert wurde.
Benutzervalidierung für KI-Ergebnisse erforderlich: Sendet jedes Extraktionsergebnis an das Tab IDP-Validierungen. Für die Extraktion ist kein Konfidenzschwellenwert verfügbar, daher kann die Einstellung nur ein- oder ausgeschaltet werden.
Weitere Informationen zum Validieren von IDP-Ergebnissen im Web Client