Formularvorlage hinterlegen

Eine Formularvorlage ist ein spezieller Typ eines DocuWare Formulars. Es ist für Fälle gedacht, in denen bereits ein fertiges Dokument vorliegt (z. B. ein Vertrag, Antrag oder behördliches PDF) und lediglich die variablen Benutzerdaten eingefügt werden müssen.

Anstatt das abgesendete Webformular selbst zu archivieren, übernimmt DocuWare die eingegebenen Daten, füllt damit eine oder mehrere vordefinierte Vorlagen (PDF, Word, TIFF, JPG usw.) und speichert jedes fertiggestellte Dokument im Archiv.

Sind mehrere Vorlagen mit demselben Webformular verknüpft, erzeugt DocuWare beim Absenden für jede Vorlage ein separates, vollständig ausgefülltes PDF.

Damit das Webformular ausgefüllt werden kann, muss mindestens eine Vorlage aktiviert sein. Aktivierte Formularvorlagen werden nach dem Übermitteln des Webformulars als einzelne PDFs im Archiv abgelegt. Das Webformular wird in diesem Fall nicht noch einmal als einzelnes PDF gespeichert.

Wenn Sie eine Formularvorlage verwenden, benötigt DocuWare Forms den Systemspeicherpfad für die Zwischenspeicherung der Formularvorlagen.

So hinterlegen Sie eine Vorlage für ein Formular

Wenn Sie auf dem Tab Übermittlung die Option Formularvorlage gewählt haben, wird das neue Tab Vorlagen eingeblendet.

Wechseln Sie zum Tab Vorlagen und fügen Sie eine Formularvorlage hinzu. Sie können vorhandene Vorlagen bearbeiten oder eine neue Vorlage auswählen. Die Vorlage kann jedes Dateiformat haben, das vom DocuWare Viewer angezeigt werden kann (Liste der unterstützten Dateiformate)
Verknüpfen Sie das Webformular und den Formularvordruck über Einfügebereiche. Ziehen Sie im Formularvordruck einen Einfügebereich auf und weisen ihm ein Webformular-Feld zu, damit die Eingabe in dieses Feld in den Formularvordruck übertragen wird. Der Einfügebereich erhält den gleichen Namen wie das verknüpfte Feld.
Um Einfügebereiche einem Webformularfeld zuzuordnen, gibt es zwei Vorgehensweisen:
1. Der Anwender zieht zunächst die Rahmen für alle Bereiche auf, in welche die Daten aus dem ausgefüllten Webformular übertragen werden sollen. Dazu wird das Werkzeug Einfügebereich hinzufügen verwendet.
  Danach weisen Sie die Webformularfelder zu: Klicken Sie auf ein Formularfeld und aktivieren das Werkzeug Einfügebereiche einem Formularfeld zuordnen. Ziehen Sie dann den Zuordnungs-Pfeil zum gewünschten Einfügebereich, bis die Pfeilspitze am Rahmen andockt.
2. Oder der Anwender zieht wie oben beschrieben einen Einfügebereich auf, ordnet aber das Webformularfeld direkt zu. Dann wird der nächste Rahmen eingefügt usw.
Die Feldnamen des Webformulars werden nicht automatisch in die Vorlage übernommen. Wie die Einfügebereiche gefüllt werden, legen Sie in den Einstellungen fest - siehe unten.

Einstellungen der Einfügebereiche

Klicken Sie mit Einfügebereiche und Zuordnungen bearbeiten auf einen Einfügebereich, um dessen Einstellungen zu bearbeiten.

Füllmethode	Legt fest, wie ein Einfügebereich der Formularvorlage gefüllt werden soll. Welche Optionen sich hier verwenden lassen, hängt vom Webformularfeld ab, das dem ausgewählten Einfügebereich zugeordnet ist.
Feldinhalt	Bei Text- und Nummernfeldern wird automatisch der Feld-Inhalt aus dem Webformular übernommen. Die Füllmethoden sind ausgegraut. Beispiel: In der Formularvorlage "Personalbogen" ist über der Zeile neben "Name" ein Einfügebereich aufgezogen und dem einzeiligen Textfeld "Familienname" zugeordnet. Wenn der Benutzer seinen Namen "Müller" im Webformular eingibt, erscheint "Müller" in der Zeile "Name" des Personalbogen-Vordrucks. Feldinhalt ist ebenfalls automatisch aktiviert, wenn Sie den Feldnamen einer Checkbox, einer Multiple Choice oder eines Listenfelds einem Einfügebereich zugeordnet haben anstatt die einzelnen Auswahlbuttons zu verknüpfen. In diesem Fall werden die vom Benutzer gewählten Optionen in den Einfügebereich eingetragen. Tipp: Probieren Sie gegebenenfalls mit der Option Beispieltext (siehe unten) aus, ob der Rahmen des Einfügebereichs groß genug ist. Beispiel: Eine Formularvorlage bietet als Optionen "Rechnungsadresse" und "Lieferadresse". Im Webformular ist dafür eine Checkbox "Adresse" mit den beiden Auswahlbuttons angelegt. Wenn nun der Einfügebereich mit dem Feld "Adresse" verknüpft ist und der Benutzer "Lieferadresse" auswählt, erscheint in der Vorlage in der Zeile hinter "Adresse": "Lieferadresse". Die andere Option taucht in der abgelegten Formularvorlage nicht auf.
Mit "X" füllen	Wenn Sie einen Auswahlbutton eines Checkbox-, Listen- oder Multiple Choice-Feldes mit einem Einfügebereich verknüpft haben, ändert sich die Füllmethode zu Mit "X" füllen. Die im Webformular ausgewählte Option wird mit einem "X" in der Box der Formularvorlage markiert.
Fester Wert	Diese Option kann beispielsweise als Alternative zu Mit X füllen verwendet werden. Sie können hier einen anderen Wert als "X" für die Markierung einer ausgewählten Option eingeben.
Schrift	Zur Auswahl stehen verschiedene Schriftarten, -größen und -farben sowie der Schriftschnitt und die horizontale Textausrichtung (nicht für Signaturfelder).
Beispieltext	Hier eingegebener Text wird in der Box des Einfügebereichs anzeigt. Der Beispieltext wird nicht im Webformular gespeichert.
Textumbruch	Diese Option wird erst angezeigt, nachdem ein einzeiliges Textfeld mit einem Einfügebereich verknüpft wurde. Ist die Option aktiviert, werden die eingegebenen Texte auf mehrere Zeilen aufgeteilt. Für neue Formulare ab DocuWare Version 7.10 ist diese Option standardmäßig aktiviert. Für vorhandene Formulare bleibt diese Option standardmäßig deaktiviert. Hiwneis: Sorgen Sie für ausreichend Platz im Einfügebereich - siehe dazu auch den Tipp "Textumbruch" weiter unten.
Name des Einfügebereichs	Der Einfügebereich erhält automatisch den Namen des verknüpften Feldes. Wenn der Einfügebereich mit keinem Webformularfeld verknüpft ist, können Sie hier einen eigenen Namen eingeben. Mit diesem Namen kann der Einfügebereich in einen Workflow angezeigt werden.
ID des verknüpften Feldes	Mit der ID kann der Einfügebereich eindeutig einem Webformularfeld zugeordnet werden. Eine Änderung ist nicht nötig.

Tipps für das Hinterlegen einer Formularvorlage

Sie können ein Formularfeld auch mehreren Einfügebereichen zuweisen - wenn beispielsweise ein Namensfeld an mehreren Stellen auf der Formularvorlage vorkommt. Dazu ist im Zuordnungsmodus immer ein weiterer Zuordnungspfeil aktiv. Mit "Escape" deaktivieren Sie den Zuordnungsmodus.
Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und klicken Sie mit dem Bearbeiten-Werkzeug auf verschiedene Einfügebereiche, um beispielsweise Ausrichtung,Feldinhalt oder Schriftart für alle Bereiche auf einmal anzupassen.
Die Optionen in der Liste unter "Werkzeuge" sind nur dann aktiv, wenn das Bearbeiten-Werkzeug aktiviert ist und mindestens zwei Einfügebereiche markiert sind.
Im Vorlagen-Designer stehen die wichtigsten Funktionen für das Einfügebereich-Werkzeug direkt per Rechtsklick zur Verfügung:
Geben Sie häufig verwendete Befehle wie Einfügen oder Löschen per Tastenkombination ein. Mit Strg - A können Sie zudem alle Einfügebereiche auswählen, mit Strg - Z die Arbeitsschritte einzeln zurücknehmen.
Platzieren Sie Einfügebereiche mit den Pfeiltasten punktgenau.
Einfügebereiche lassen sich in einer Formularvorlage kopieren, ausschneiden und einfügen.
Um eine Zuordnung zu entfernen, aktivieren Sie das Bearbeiten-Werkzeug, wählen aus der Werkzeuge-Liste Zuordnung - Alle anzeigen, klicken dann auf den Zuordnungspfeil und das Papierkorb-Symbol.
Um sich einen Überblick über die gesamte Formularvorlage zu verschaffen, klicken Sie auf das Werkzeug "Ganze Seite anzeigen".
"Bild in Originalgröße anzeigen" zeigt die Formularvorlage in der 1:1-Ansicht - ein Monitorpixel entspricht einem Bildpixel.
Textumbruch – überprüfen Sie mit dem Beispieltext die Textposition im Einfügebereich:
- Textumbruch ist deaktiviert: Textposition bleibt vertikal zentriert, je nach Länge wird der Text in diesem Fall beschnitten.
- Textumbruch aktiviert: Der Text verschiebt sich im Einfügebereich nach oben, so dass die volle Wortlänge eingefügt werden kann. Gleichzeitig wird im abgelegten PDF automatisch ein Abstand nach oben eingefügt, der jedoch in der Vorschau nicht angezeigt wird.
- Tipp: Wenn sich der Beispieltext beim Aktivieren der Checkbox kaum bewegt, ist der Einfügebereich wahrscheinlich zu klein. Deaktivieren Sie in diesem Fall den Textumbruch oder vergrößern Sie den Einfügebereich.
  Um sicher zu gehen, dass der Text im Einfügebereich gut sitzt, legen Sie ein Test-PDF ab und überprüfen Sie dort die Textposition.

Hinweis für Workflow-Designer

Sie können ein leeres Formularfeld in einen Workflow integrieren und direkt in der Maske einer Workflow-Aufgabe ausfüllen lassen.

Um ein leeres Formularfeld zu erstellen, ziehen Sie hier einen Einfügebereich auf, den Sie jedoch NICHT mit einem Webformularfeld verknüpfen. Der Einfügebereich wird in der Aufgabenmaske des Workflows als Feld angezeigt und dort ausgefüllt.

Geben Sie dem Einfügebereich einen Namen. Mit diesem Namen wird der Einfügebereich im Workflow Designer angezeigt.

Damit das Formular im Workflow Designer verwendet werden kann, müssen Sie das Formular im nächsten Schritt als ausfüllbares PDF speichern und die Formularkonfiguration dem Workflowbenutzer mit der Verwenden-Berechtigung zuweisen.

Best practice: Bestellformular erstellen

Zu DocuWare Version 7.8 wurde eine Option bei DocuWare Forms im Zusammenhang mit Formularvorlagen ergänzt. Sie können nun festlegen, ob Inhalte aus Feldern, die im Webformular verborgen sind, auf die Formularvorlage übertragen werden sollen oder nicht. Bislang wurden solche Werte immer übertragen.  

Dies vereinfacht den Bestellprozess, da durch die Eingaben im Webformular ein fertig ausgefülltes Bestellformular erzeugt werden kann.  

1.) Legen Sie eine Reihe von Feldern im Formulardesigner an, die sich auf die entsprechende Tabelle in Ihrer Bestellvorlage bezieht. Setzen Sie alle numerischen Felder als vordefinierte Einträge auf 0, um sicherzustellen, dass hinterlegte Kalkulationsformeln richtig funktionieren. 

2.) Verwenden Sie eine Reihe von Verhaltensoptionen, um nicht benötigte Zeilen auszublenden und so ein übersichtliches Formular zu erhalten. Ein Ansatz besteht darin, die Antragsteller aufzufordern, die Anzahl der für das Formular erforderlichen Zeilen zu definieren. Dies kann über eine Dropdown-Liste geschehen, in der die gewünschte Anzahl von Zeilen angegeben wird. Die Formulare nutzen diese Eingabe, um zusätzliche Zeilen über die angegebene Anzahl hinaus dynamisch auszublenden und sicherzustellen, dass nur die erforderlichen Zeilen angezeigt werden.  

3.) Auf dem Output-Tab innerhalb des Vorlagen-Designers deaktivieren Sie die Option „Werte von ausgeblendeten Feldern im PDF anzeigen“. (Bei neuen Formularen ist dieses Kontrollkästchen standardmäßig nicht aktiviert). 

Als Ergebnis sollte die ausgefüllte Formularvorlage genau mit den Eingaben und Einstellungen übereinstimmen, die der Einsender des Formulars zum Zeitpunkt der Übermittlung festgelegt hat. Wenn im Nachgang noch Änderungen an der ausgefüllten Formularvorlage möglich sein sollen, legen Sie die PDF-Formatierungsoptionen als editierbares PDF fest.