Die in einem Formular erfassten Daten können zum Ausfüllen von DocuWare Indexfeldern verwendet werden. Auf der Registerkarte Indexierung der Formular-Konfiguration ordnen Sie die Indexfelder des Ablagedialogs den Formularfeldern zu.
In DocuWare müssen Indexfelder, die als Pflichtfelder gekennzeichnet sind, vom Ausfüller des Formulars ausgefüllt werden, bevor das Formular abgeschickt werden kann.
Wenn ein Indexfeld im Speicherdialog oder auf Feldebene als schreibgeschützt gekennzeichnet ist, wird dieses Feld hier nicht angezeigt, da keine neuen Einträge möglich sind.
Wählen Sie für jedes Feld Ihren Füllmodus:
Quelle
Anhand der Indexwerte können Sie im Archiv beispielsweise nach den Formularen suchen. Legen Sie fest, wie die Indexfelder gefüllt werden sollen.
Links sehen Sie die Indexfelder des Ablagedialogs, den Sie im vorigen Schritt "Output" ausgewählt haben. Indexfelder, die in DocuWare als Pflichtfelder markiert sind, müssen für die Indexierung verwendet werden.
Wenn für ein Indexfeld im Ablagedialog oder auf Feldebene "Nur lesen" eingestellt ist, wird dieses Feld hier nicht angezeigt, da keine neuen Einträge möglich sind.
Füllmethode Webformularfeld
Das Indexfeld wird mit dem Eintrag aus einem Webformularfeld gefüllt. Das Webformularfeld wählen Sie rechts unter "Wert".
Die Auswahlliste unter "Wert" ist auf den Typ des Indexfeldes abgestimmt:
Für ein Indexfeld des Typs "Nummer" wird kein Textelement aus dem Formular angeboten.
Ein Indexfeld "Stichwort" eignet sich für das Formularfeld "Checkbox", da nur ein Stichwortfeld mehrere Indexbegriffe verwalten kann.
Das Archivfeld "Dezimalzahl" wird nur mit einem Formularfeld "Nummer" gefüllt.
Das Archivfeld "Datum/Uhrzeit" wird nur mit einem Formularfeld "Datum" gefüllt.
Wenn Sie ein Formularfeld Dateianhang mit einem Indexfeld verknüpfen, wird der Name der angehängten Datei (mit Endung) als Indexwert eingetragen. Sind mehrere Anhänge vorhanden, werden die Dateinamen jeweils mit Semikolon getrennt. Ist das Archivfeld ein Stichwortfeld, wird jeder Dateiname als ein Stichworteintrag verwendet.
Ist für ein Indexfeld eine Auswahlliste mit "Nur Einträge aus Auswahlliste möglich" aktiviert, achten Sie darauf, dass der Benutzer beim Ausfüllen des Webformulars nur Einträge aus der Auswahlliste eingeben kann. Ansonsten kann es zu Problemen bei der Ablage des Formulars kommen.
Eine Tabelle kann nur mit einer Indextabelle des Ablagedialogs indexiert werden.
Tipp: Verwenden Sie für die Tabellen in Formularen die gleichen Feldtypen und Feldnamen wie in der Indextabelle des Ablagedialogs. Dann werden hier durch Klicken auf „Spalten zuordnen“ alle Spalten mit übereinstimmenden Namen und Typen automatisch zugeordnet.
Anhänge werden mit dem Formular als DocuWare Dokument in ihrem Originalformat gespeichert.
Füllmethode Fester Wert
Geben Sie einen Text ein, mit dem das Indexfeld automatisch ausgefüllt wird. Mit festen Werten wie etwa "Dokumenttyp: Formular" finden Sie schnell ein Formular im Archiv wieder.
Ist für ein Indexfeld eine Auswahlliste mit "Nur Einträge aus Auswahlliste möglich" aktiviert, bietet DocuWare die Einträge der Auswahlliste als feste Werte an für den Füllvorgang an.
Hinweis: Der Dokumentname des abgelegten Formulars in DocuWare entspricht nicht zwangsläufig dem Titel des Formulars. Der Inhalt welchen Feldes als Dokumentname angezeigt wird, ist im Organisationsbereich der DocuWare Administration unter Archiv > Felder festgelegt.