In den folgenden Abschnitten finden Sie Informationen zu ausgewählten Funktionen auf der Seite Verarbeitung.
Zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im XML-Format lesen Sie auch Elektronische Rechnungen importieren.
Indexieren
Indexfelder
Texte, die aus dem Dokument ausgelesen und in ein Indexfeld eingetragen werden, können über den Button Bearbeiten genauer definiert werden. Ab DocuWare Version 7.7 können Sie auch dynamische Einträge in dieser Weise bearbeiten.
Textfeld
Text definieren
Sie können hier einen Teilbereich des ausgelesenen Textes festlegen, der für die Indexierung verwendet werden soll. Bestimmen Sie, ob nur der Text nach, vor oder zwischen einer bestimmten Zeichenfolge genutzt werden soll. Sie können auch die genaue Position angeben oder (z.B. für einen Barcode) ein Trennzeichen definieren und einen bestimmten Eintrag auswählen. Wenn ein Barcode mehrere Zeilen enthält, können Sie nur die Zeile(n) auswählen, die in das Indexfeld geschrieben werden sollen. Rechnungsinhalte können aus Barcodes also komplett übernommen und auf einzelne Felder verteilt werden.Text korrigieren
Sie können einzelne Zeichen ersetzen lassen und so Auslesefehler beheben. Dies bietet sich an, wenn beim Scannen zum Beispiel die Ziffer 1 falsch als Großbuchstabe I oder die Ziffer 0 als Großbuchstabe O ausgelesen.Text ersetzen
Sie können den gesamten ausgelesenen Text eines Bereichs automatisch durch einen anderen ersetzen lassen.So lässt sich zum Beispiel der auf einem Dokument ausgelesene Begriff "Rechnung" für die Indexierung durch "Rechnung - Ausgang" ersetzen. Dazu können Sie eine Liste mit allen Einträgen erstellen, die ersetzt werden sollen. Wählen Sie aus, ob nur die aufgelisteten oder alle Werte ersetzt werden sollen.
Wenn alle Werte ersetzt werden sollen: Für den Fall, dass ein auszulesender Wert fehlt, können Sie auswählen, ob der Standardwert genommen oder ein Fehler erzeugt und der Vorgang abgebrochen werden soll.
Zusätzliche Optionen für Datumsfeld und numerisches Feld
Für das Datumsfeld können Sie darüber hinaus angeben, in welchen Formaten entweder nur das Datum oder Datum mit Uhrzeit in dem zugehörigen Auslesebereich aufgeführt werden. Standardmäßig werden die Formate verwendet, die den regionalen Einstellungen Ihres Rechners entsprechen. Die Angabe der Formate ist wichtig, damit das jeweils ausgelesene Datum korrekt interpretiert werden kann.
Für das numerische Feld können Sie außerdem angeben, in welchem Format die Zahl in dem zugehörigen Auslesebereich definiert ist. Als Standard wird das Zahlenformat verwendet, das den regionalen Einstellungen Ihres Rechners entspricht. Die Angabe des Formats ist wichtig, damit die ausgelesene Zahl korrekt interpretiert werden kann.
Identifizieren
Wenn Sie mehrere Konfigurationen angelegt haben, kann DocuWare automatisch die richtige Konfiguration auswählen, je nachdem, welche Art von Dokumenten Sie ablegen oder drucken möchten. Die automatische Auswahl steuern Sie unter Verarbeitung > Identifizieren. Der Benutzer muss dann beim Scannen, beim Importieren aus einem Ordner oder beim Drucken nichts weiter veranlassen, damit seine Dokumente mit den passenden Einstellungen verarbeitet werden. So wird zum Beispiel für Eingangsrechnungen stets die nur für diese Dokumente angelegte Konfiguration ausgewählt.
Wenn eine Konfiguration automatisch ausgewählt werden soll, müssen Sie zunächst unter Quelle folgende Funktion aktivieren: Konfiguration automatisch wie unter "Verarbeitung" festgelegt auswählen. Unter Verarbeitung erscheint dann in der Seitenleiste der Bereich Identifizieren.
Wenn Sie DocuWare Printer als Quelle nutzen, können Sie die richtige Konfiguration auch anhand der Quellanwendung, aus der Ihre Dokumente stammen (zum Beispiel MS Word) identifizieren lassen. Diese Option funktioniert allerdings nur, wenn Sie das Beispieldokument mit DocuWare Printer gedruckt haben. Damit stellen Sie sicher, dass das Beispieldokument die benötigten Metadaten (Dateiname usw.) enthält, die Ihnen unter Anwendung angezeigt werden.
Teilen
Für Massenaufträge können Sie festlegen, ob und wie ein Dokument geteiltwerden soll. Dafür stehen Ihnen drei Kriterien zur Verfügung: nach einer Anzahl von Seiten, gemäß Textkriterien, die Sie festlegen, oder bei Erkennen einer Barcode-Änderung.
Anwendungsbeispiel für das Teilen nach festgelegter Seitenanzahl
Sie drucken immer wieder zweiseitige Serienbriefe, z.B. aus MS Word. Wenn Sie in der Konfiguration einstellen, dass das Dokument nach je zwei Seiten geteilt wird, liegen in DocuWare die Briefe als einzelne zweiseitige Dokumente vor.Anwendungsbeispiel für das Teilen nach Textkriterien
Sie drucken immer wieder Rechnungen, die auf den letzten Seiten jeweils die Geschäftsbedingungen enthalten. Um das Dokument nach dem Ende der Rechnung und vor dem Beginn der Geschäftsbedingungen zu teilen, wählen Sie als Textkriterium "Gesamtbetrag" aus, da dieser immer am Ende einer Rechnung zu finden ist.Anwendungsbeispiel für das Teilen nach Barcode-Änderung
Sie scannen im Stapel Papierdokumente, von denen jedes einen eigenen Barcode erhalten hat. Jedes Mal, wenn ein Barcode mit unterschiedlichem Wert erkannt wird, erzeugt DocuWare automatisch ein neues Dokument.
Um ein Dokument nach Textkriterien teilen zu können, benötigen Sie ein Beispieldokument. Ohne Beispieldokument können Sie nur eine Teilung nach Seitenzahl vornehmen.
Briefkopf
Sie können Ihren Dokumenten einen Briefkopf oder ein Logo hinzufügen, der bzw. das dann auf Ihrem Dokument angezeigt wird. Dabei können Sie einen Briefkopf nur für die erste Seite, aber auch für alle weiteren Seiten hinzufügen. Dies ist zum Beispiel wichtig, wenn Sie die erste Seite eines Dokuments mit einem Briefkopf ausstatten möchten, alle weiteren Seiten aber nur mit einem Logo. Der Briefkopf wird automatisch bündig links oben platziert, das heißt, zu große Briefköpfe oder Logos werden ggf. beschnitten. Damit Ihr Briefkopf den gewünschten Bereich der Seite einnimmt, müssen Sie ein entsprechendes PDF als Beispieldokument vorbereiten.
Wenn Sie Dokumente mit einem Bild- oder Farbhintergrund drucken möchten, sollten Sie unter Verarbeitung > Briefkopf die Funktion Briefkopf immer im Vordergrund aktivieren. Ansonsten kann es sein, dass Ihr Briefkopf überdeckt wird. Falls Sie diese Funktion zusammen mit der Funktion Elektronische Signatur verwenden, kann kein PDF/A erzeugt werden. Es wird stattdessen ein PDF erstellt.
XML-Dokumente und PDFs, die einen XML-Attachment enthalten, unterstützen die Funktion Briefkopf nicht