Nachdem Sie Quelle und Ziel der Dokumente festgelegt haben, fahren Sie mit der Einrichtung der Phase Verarbeitung fort. Hier konfigurieren Sie Aktionen, mit denen DocuWare Informationen automatisch aus Dokumenten ausliest, am richtigen Ort ablegt und die benötigten Workflows startet.
Indexierung
Bei der Indexierung werden Schlüsselinformationen (Metadaten) wie Datum, Kundenname oder Rechnungsnummer aus Dokumenten ausgelesen oder ihnen zugewiesen. DocuWare bietet mehrere Optionen, um die Erfassung und Zuweisung dieser Informationen genauer zu steuern.
Indexfelder
Texte, die aus dem Dokument ausgelesen und in ein eingetragen werden, lassen sich über die Funktion Bearbeiten 
präziser festlegen. Ab DocuWare Version 7.7 können Sie auf diese Weise auch dynamische Einträge bearbeiten.
Textfeld
Text definieren
Geben Sie einen Teilbereich des ausgelesenen Texts an, der für die Indexierung verwendet werden soll. Legen Sie fest, ob nur der Text nach, vor oder zwischen einer bestimmten Zeichenfolge übernommen wird. Sie können zudem die exakte Position angeben, etwa für einen Barcode, oder über die Auswahl eines bestimmten Eintrags ein Feldtrennzeichen festlegen. Enthält ein Barcode mehrere Zeilen, können Sie nur die Zeile(n) auswählen, die in das Indexfeld geschrieben werden sollen. Rechnungsinhalte lassen sich so vollständig aus Barcodes übernehmen und auf einzelne Felder verteilen.Text korrigieren
Sie können einzelne Zeichen ersetzen, um Lesefehler zu beheben. Wenn beim Scannen beispielsweise die Ziffer „1" fälschlich als großes „I" oder die „0" als großes „O" gelesen wird, lassen sich diese Fehler korrigieren.Text ersetzen
Sie können den gesamten ausgelesenen Text in einem festgelegten Bereich durch einen anderen Text ersetzen. So lässt sich beispielsweise der aus einem Dokument ausgelesene Begriff „invoice" für die Indexierung durch „invoice - Ausgang" ersetzen. Erstellen Sie eine Liste der zu ersetzenden Einträge und wählen Sie, ob alle Werte oder nur die aufgeführten ersetzt werden sollen.
Sollen alle Werte ersetzt werden: Fehlt ein ausgelesener Wert, können Sie wählen, ob der Standardwert übernommen oder ein Fehler erzeugt und der Vorgang abgebrochen wird.
Weitere Optionen für Datums- und numerische Felder
Beim Datumsfeld können Sie zusätzlich angeben, in welchen Formaten entweder nur das Datum oder Datum und Uhrzeit im zugehörigen Auslesebereich vorliegen. Standardmäßig werden die Formate verwendet, die den Regionseinstellungen Ihres Computers entsprechen. Die Angabe der Formate ist wichtig, damit das ausgelesene Datum korrekt interpretiert wird.
Beim numerischen Feld können Sie zusätzlich das Format angeben, in dem die Zahl im zugehörigen Auslesebereich definiert ist. Standardmäßig wird das Zahlenformat verwendet, das den Regionseinstellungen Ihres Computers entspricht. Die Angabe des Formats ist wichtig, damit die ausgelesene Zahl korrekt interpretiert werden kann.
Identifikation
Bei der Identifikation bestimmt DocuWare, welche Konfiguration für einen bestimmten Dokumenttyp verwendet wird, den Sie ablegen oder drucken möchten. Dieser Schritt ist erforderlich, wenn Sie mehrere Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung für unterschiedliche Dokumenttypen, Quellen oder Workflows eingerichtet haben. Die automatische Auswahl steuern Sie unter Verarbeitung > Identifikation.
Beim Scannen, beim Import aus einem oder beim Drucken ist kein weiteres Eingreifen erforderlich, damit die Dokumente mit den passenden Einstellungen verarbeitet werden. Bei Eingangsrechnungen wird zum Beispiel stets die Konfiguration ausgewählt, die ausschließlich für diese Dokumente erstellt wurde.
Damit eine Konfiguration automatisch ausgewählt wird, müssen Sie zunächst unter Quelle > Konfiguration automatisch wie unter „Verarbeitung" definiert auswählen die entsprechende Funktion aktivieren. Anschließend erscheint unter Verarbeitung in der Seitenleiste der Abschnitt Identifikation.
Wenn Sie den DocuWare Printer als Quelle verwenden, können Sie die passende Konfiguration auch über die Anwendung identifizieren lassen, aus der Ihre Dokumente stammen, zum Beispiel MS Word. Diese Option funktioniert allerdings nur, wenn Sie das Musterdokument mit dem DocuWare Printer gedruckt haben. So ist sichergestellt, dass das Musterdokument die erforderlichen Metadaten (Dateiname usw.) enthält, die Sie unter Anwendung sehen.
Trennung
Bei der Trennung wird ein einzelnes Dokument in DocuWare in mehrere separate Dokumente aufgeteilt. Diese Funktion ist hilfreich, wenn Sie einen Stapel Dokumente als eine Datei scannen oder importieren, jedes Element aber einzeln verarbeiten möchten – etwa wenn Sie eine mehrseitige Datei mit mehreren Rechnungen in einzelne Rechnungsdokumente trennen möchten.
Sie können festlegen, ob und wie ein Dokument getrennt wird. Dafür stehen drei Kriterien zur Verfügung:
Trennung nach einer festen Seitenanzahl
Wenn Sie häufig zweiseitige Serienbriefe aus Anwendungen wie MS Word drucken, können Sie die Konfiguration so einrichten, dass das Dokument nach jeweils zwei Seiten getrennt wird. So erscheint jeder Serienbrief in DocuWare als eigenes zweiseitiges Dokument.Trennung nach Textkriterium
Sie drucken regelmäßig Rechnungen, deren letzte Seiten Ihre Allgemeinen Geschäftsbedingungen enthalten. Wählen Sie „Total" als Textkriterium, damit das Dokument immer nach dem Ende der Rechnung und vor dem Beginn der Geschäftsbedingungen getrennt wird – diese stehen am Ende jeder Rechnung.Trennung bei Barcode-Wechsel
Sie scannen Papierdokumente im Stapel, von denen jedes einen eigenen Barcode trägt. Sobald ein Barcode mit einem anderen Wert erkannt wird, erstellt DocuWare automatisch ein neues Dokument.
Um ein Dokument nach Textkriterien zu trennen, benötigen Sie ein Musterdokument. Ohne Musterdokument lässt sich die Trennung nur nach Seitenzahl durchführen.
Briefkopf
Sie können Ihren Dokumenten einen Briefkopf oder ein Logo hinzufügen, das auf dem Dokument angezeigt wird. Den Briefkopf können Sie entweder nur auf der ersten Seite oder auf allen weiteren Seiten einfügen. Das ist beispielsweise dann wichtig, wenn Sie auf der ersten Seite eines Dokuments einen Briefkopf, auf allen Folgeseiten aber nur ein Logo platzieren möchten. Der Briefkopf wird automatisch linksbündig oben positioniert. Zu große Briefköpfe oder Logos können daher abgeschnitten werden. Damit Ihr Briefkopf den gewünschten Seitenbereich einnimmt, müssen Sie ein entsprechendes PDF als Musterdokument vorbereiten.
Um Dokumente mit Bild- oder Farbhintergrund zu drucken, aktivieren Sie unter Verarbeitung > Briefkopf die Funktion Briefkopf immer im Vordergrund. Andernfalls kann Ihr Briefkopf verdeckt werden. Verwenden Sie diese Funktion zusammen mit der Funktion Electronic Signature, kann kein PDF/A erstellt werden. Stattdessen entsteht ein PDF.
XML-Dokumente und PDFs, die XML als Anhang enthalten, unterstützen die Funktion Briefkopf nicht.