In den folgenden Abschnitten finden Sie Informationen zu ausgewählten Funktionen auf der Seite Quelle.
Beispieldokumente
Für das Anlegen von Konfigurationen sind Beispieldokumente von grundlegender Bedeutung. Die folgenden Punkte sollten Sie beim Umgang mit diesen beachten.
Beispieldokument für die Erkennung der Quellanwendung erstellen
Drucken Sie ein Dokument aus der Quellanwendung, zum Beispiel MS Word, mit DocuWare Printer und legen Sie es in Ihrem Briefkorb ab.
Im Briefkorb öffnen Sie das Drop-down-Menü des Dokuments und wählen die Option Beispieldokument für Dokumentverarbeitung.
Es öffnet sich ein neues Fenster mit der DocuWare Konfiguration und dem Bereich Dokumentverarbeitung. Dabei wird eine neue Konfiguration angelegt, die das übertragene Dokument als Beispieldokument verwendet. Die Verarbeitungskonfiguration liest die Quellanwendung aus den Metadaten des Beispieldokuments aus.
Beispieldokumente immer mit DocuWare Printer drucken
Als Beispieldokument sollten Sie immer ein Dokument verwenden, das mit DocuWare Printer erzeugt wurde. Andernfalls können Texte unter Umständen nicht ausgelesen werden.
Hintergrund: Die verschiedenen Windows-Betriebssysteme bieten unterschiedliche Möglichkeiten, einen Drucker anzusteuern. Einige Anwendungen ersetzen beim Drucken die verwendete Schriftart durch eine temporär erzeugte Schrift. Diese temporäre Schrift enthält in der digitalen Fassung des Dokuments keine für das menschliche Auge lesbaren Zeichen, wobei auf einem Papierausdruck nur lesbare Zeichen erscheinen.
Zu den Anwendungen, die Dokumente auf diese Weise drucken, gehört auch der bekannte Adobe Reader beim Ausdrucken von PDF-Dokumenten. Aus den PDFs solcher Anwendungen kann DocuWare Printer jedoch beispielsweise keine Indexinformationen mehr auslesen. DocuWare Printer schaltet in in einem solchen Fall auf eine optische Texterkennung (OCR) um, die weiterhin den Text auslesen kann, aber eine geringere Genauigkeit besitzt.
Sollte es trotz korrekt erzeugtem Beispieldokument mit DocuWare Printer zu Problemen beim Auslesen von Text kommen, können Sie alternativ zu DocuWare Printer den Druckertreiber DocuWare Postscript Printer installieren und verwenden.
Beispieldokument für elektronische ZUGFeRD-Rechnungen auswählen
Wenn Sie elektronische Rechnungen importieren möchten, die dem deutschen ZUGFeRD-Standard (Profil: Basic) entsprechen, müssen Sie als Beispieldokument eine PDF-Rechnung verwenden, die bereits Metadaten im XML-Format enthält.
Importieren mit Metadaten-Datei
Wenn Sie Dokumente aus externen Anwendungen, z.B. Ihrem ERP, in Ihr DocuWare-System importieren möchten, können Sie den Dokumenten Indexierungsdaten in Form von XML-Metadaten-Dateien hinzufügen. Dabei muss die Dokumentdatei im selben Verzeichnis liegen wie die Metadaten-Datei.
DocuWare unterstützt den Import von Metadaten von verschiedenen Multifunktionsgeräten bzw. aus Software-Anwendungen. Da das Metadaten-Format - oder genauer gesagt: das XML-Schema - der Metadaten je nach Hersteller variiert, müssen Sie es für den Import der Daten in DocuWare vorbereitend anpassen.
DocuWare bietet die Möglichkeit, Dateien mit XML-Metadaten in den folgenden Formaten zu importieren. Prinzipiell dürfen Feldnamen keine Umaute enthalten.
Format | Beschreibung |
DWCONTROL | Für Dateien, die mit DocuWare Printer unter Einsatz von dwcontrol-Befehlen erzeugt wurden. |
eCopy | Für Dateien, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Canon erzeugt wurden (eCopy ShareScan V5 SP4 / Quick Connect). |
Ricoh Global Scan NX (GSNX) | Für Dateien, die mit Global Scan NX-fähigen Multifunktionsgeräten des Herstellers Ricoh erzeugt wurden. |
Hewlett-Packard (HP) | Für Dateien, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Hewlett-Packard (HP) erzeugt wurden. Um XML-Metadaten auf HP-Geräten zu erzeugen, wird die Software HP Digital Sending benötigt. |
Kyocera | Für Dateien, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Kyocera erzeugt wurden. |
Toshiba | Für Dateien, die mit Multifunktionsgeräten des Herstellers Toshiba erzeugt wurden. |
PlanetPress* | Für Dateien, die mit Softwarelösungen des Herstellers Objectif Lune erzeugt wurden. |
*Mehr Informationen zu PlanetPress:
Wie Sie eine Metadaten-Datei für den Import in DocuWare vorbereiten
Um eine Metadaten-Datei von PlanetPress für den Import in DocuWare vorzubereiten, öffnen Sie PlanetPress Workflow und gehen wie folgt vor:
Definieren Sie Metadaten. Weitere Informationen dazu finden Sie unter http://help.objectiflune.com/en/planetpress-workflow-user-guide/8.1/Default_CSH.html#/shared/Metadata-Explanation.html
Richten Sie den Export des Dokuments einschließlich der Metadaten in Form einer PDF- bzw. PDI-Datei ein.
Weitere Informationen dazu finden Sie unter http://help.objectiflune.com/en/planetpress-workflow-user-guide/8.1/Default_CSH.html#/metadata-to-pdi-task-properties.html
Beispiel für eine von PlanetPress erzeugte Metadaten-Datei
