Um Intelligent Document Processing (IDP) für eingehende E-Mails in DocuWare zu aktivieren, benötigen Sie zwei Konfigurationen: eine für IDP und eine für den E-Mail-Import.
IDP-Konfiguration: Die IDP-Konfiguration, die von Ihrem DocuWare-Ansprechpartner erstellt wird, verbindet Ihr DocuWare-System mit den KI-Agenten, die für die Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion zuständig sind. Die Konfiguration enthält die API-Schlüssel und Regeln, die die KI benötigt, um Dokumenttypen zu erkennen und die relevanten Indexdaten zu extrahieren.
Konfiguration für den E-Mail-Import: Diese Konfiguration definiert, wie E-Mails und ihre Anhänge archiviert werden. In diesem Schritt betten Sie die zuvor bereitgestellte IDP-Konfiguration ein, sodass jede angehängte PDF-Datei vor der Archiverung automatisch klassifiziert und indiziert wird.
In den nächsten Abschnitten finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen beider Konfigurationen.
IDP-Konfiguration erstellen
Eine IDP-Konfiguration wird in der Regel von Ihrem DocuWare Kontakt bereitgestellt. Hier sind die Schritte im Detail:
Wechseln Sie zu DocuWare Konfigurationen > Erfassen > DocuWare IDP.
Geben Sie den API-Schlüssel für den Zugriff auf natif.ai ein und klicken Sie auf Verbinden.
Den Schlüssel erhalten Sie in Ihrem natif.ai Konto. Fragen Sie im Zweifelsfall Ihren DocuWare Kontakt.Nachdem der Zugriff auf IDP bereitgestellt wurde, stehen alle Dokumentklassifikatoren in Ihrem Konto zur Auswahl. Wählen Sie den IDP-Klassifikator für die Dokumenttypen aus, die Sie importieren und automatisch indizieren möchten.
Klicken Sie auf Neue Konfiguration.
Konfigurieren Sie die automatische Indexierung eines Dokuments in diesen vier Registerkarten - Damit haben Sie die Extraktion und Indexierung des Dokumenttyps "Rechnung" eingerichtet:
Quelle
Entscheiden Sie, für welchen Dokumenttyp die aktuelle Konfiguration gelten soll. Für jede zu importierende Belegart wie z.B. Rechnung oder Lieferschein ist eine separate Konfiguration erforderlich.
Laden Sie eine Rechnung – zum Beispiel von Peters Engineering – als Muster in die Konfiguration hoch. Diese Rechnung dient im Arbeitsschritt Verarbeitung als Vorlage, damit Terme aus der Rechnung auf die Indexfelder von DocuWare abgebildet werden können.
Verwendung für Belegklasse: Wenn Ihr Klassifikator in der Lage ist, zwei Belegarten – zum Beispiel Rechnung und Lieferschein – zu unterscheiden, wählen Sie hier einen Belegtyp aus, zum Beispiel Rechnung. Diese Konfiguration wird immer dann für die Indizierung verwendet, wenn bei der Klassifizierung eine "Rechnung" erkannt wird.
IDP-Extraktor: Wählen Sie das Extraktionsmodell für die Rechnung aus – dieses legt fest, wie die eingehenden Belege genau gelesen werden sollen. Wie die Klassifizierung wurde auch das Extraktionsmodell im Zusammenhang mit dem Training der Künstlichen Intelligenz erstellt.
Ziel
Wählen Sie das DocuWare Archiv aus, in dem das Dokument nach der Verarbeitung mit IDP als PDF abgelegt werden soll. Dieses Archiv muss mit dem Speicherziel übereinstimmen, das für die E-Mail-Importkonfiguration angegeben wurde, um eine korrekte Indizierung zu gewährleisten.
Wählen Sie zusätzlich den Ablagedialog aus, dessen Indexfelder im nächsten Schritt Verarbeitung für das Mapping mit den Indexbegriffen aus dem Dokument zur Verfügung stehen.
Verarbeitung
In diesem Dialog wird die Vorschau des Beispieldokuments im Schritt Quelle angezeigt. Auf der linken Seite sehen Sie alle extrahierten Begriffe aus dem Beispieldokument. Ordnen Sie die extrahierten Begriffe den DocuWare Indexfeldern zu. Damit wird festgelegt, welche Inhalte aus dem Dokument als Indexeinträge in die DocuWare Felder übernommen werden.
Berechtigungen
Um die IDP-Konfiguration in eine Connect to Mail-Konfiguration einzubetten, benötigen Sie die Benutzerberechtigung für die IDP-Konfiguration.
IDP in eine E-Mail-Importkonfiguration einbetten
Nachdem Ihr DocuWare-Ansprechpartner die IDP-Konfiguration bereitgestellt hat, wählen Sie diese in Ihrer Connect to Mail-Konfiguration aus:
Wechseln Sie zu DocuWare Konfigurationen > E-Mail Allgemein.
Öffnen Sie die Konfiguration für den E-Mail-Import.
Wählen Sie im Abschnitt Automatische Dokumentverarbeitung die zuvor erstellte IDP-Konfiguration aus.
Wenn Sie mehr als eine IDP-Konfiguration erstellt haben und möchten, dass diese automatisch basierend auf dem Dokumenttyp angewendet wird, wählen Sie hier Automatische Auswahl (empfohlen) aus.