IDP für E-Mail-Import konfigurieren

DocuWare Intelligent Document Processing (IDP) erweitert bestehende Dokumentenmanagementlösungen mit KI-gestützten Funktionen. Diese ermöglichen es unter anderem, Büroprozesse zu automatisieren.

Viele Unternehmen erhalten zum Beispiel Dokumente per Mail als PDF-Anhang. DocuWare kann diese PDFs importieren und ablegen. Mit IDP werden zudem relevante Begriffe aus dem Inhalt der Dokumente automatisch erkannt, ausgelesen und zum Dokument als Indexbegriffe hinzugefügt.

Um diesen Prozess abzubilden, spielen Konfigurationen aus folgenden Bereichen zusammen:

Docuware Intelligent Document Processing: Die künstliche Intelligenz hinter der Dokumentverarbeitung wird zunächst trainiert, bestimmte Dokumenttypen, bzw. Dokumentklassen, zu erkennen - zum Beispiel Rechnungen und Lieferscheine. Eine solche Klassifikation kann später in einer IDP-Konfiguration für das Auslesen und Indexieren von Dokumenten angewendet werden.
Zusätzlich wird die KI trainiert, die relevanten Daten aus den jeweiligen Dokumenttypen automatisch zu extrahieren. Auch das Extraktionsmodell steht in der IDP-Konfiguration zur Verfügung.
- Das Training von der KI hinter IDP übernimmt in der Regel Ihr DocuWare Kontakt.
- Die KI für Intelligent Document Processing wird von der DocuWare Tochterfirma Natif.ai angeboten.
- Weiterführende Informationen: DocuWare IDP - Wie sich KI-gestützte Dokumentenverarbeitung positiv auswirkt
DocuWare Konfiguration > Erfassen > E-Mail allgemein / Connect to Mail: Mit einer Connect-to-Mail-Konfiguration importieren Sie automatisch E-Mails. Sie legen unter anderem das Speicherziel fest und entscheiden, ob und wie Anhänge archiviert werden sollen. Wenn eine IDP-Konfiguration für das intelligente Auslesen von Dokumenten vorhanden ist (siehe nächster Punkt), wird diese ebenfalls in der Connect-to-Mail-Konfiguration ausgewählt.
- Weiterführende Informationen: Hilfe zur Konfiguration von Connect to Mail
DocuWare Konfiguration > Erfassen > IDP: Eine IDP Konfiguration verbindet DocuWare und IDP. In der IDP-Konfiguration wählen Sie den in Ihrem natif.ai-Konto angelegten Klassifier für die automatische Erkennung des Dokumenttyps aus und richten die automatische Indexierung ein.
- Weiterführende Informationen: Lesen Sie im nächsten Kapitel, wie eine automatische Indexierung Schritt für Schritt eingerichtet wird.

Anleitung: IDP-Konfiguration einrichten

Öffnen Sie DocuWare Konfiguration > Erfassen > DocuWare IDP.
Geben Sie den API-Schlüssel für den Zugriff auf natif.ai ein und klicken Sie auf Verbinden.
Sie finden den Schlüssel in Ihrem natif.ai-Account. Wenden Sie sich im Zweifel an Ihren DocuWare Kontakt.
Nachdem die Verbindung zu IPD hergestellt wurde, stehen alle Klassifikationen von Ihrem natif.ai-Account zur Auswahl. Wählen Sie den IDP-Klassifikator für die Dokumenttypen aus, die Sie importieren und automatisch indexieren möchten.
Klicken Sie auf Neue Konfiguration.
In den folgenden vier Bereichen konfigurieren Sie die automatische Indexierung eines Dokuments:

Quelle

Ziel

Verarbeitung

Berechtigungen

Entscheiden Sie, für welchen Dokumenttyp die aktuelle Konfiguration gelten soll. Für jeden zu importierenden Dokumenttyp wie zum Beispiel Rechnung oder Lieferschein ist eine neue, eigene Konfiguration erforderlich.

Laden Sie eine Rechnung – zum Beispiel von Peters Engineering – als Muster in die Konfiguration. Diese Rechnung dient im Schritt Verarbeitung als Vorlage, um Begriffe aus dem Rechnungsinhalt den Indexfeldern zuzuordnen.
Für Dokumentenklasse verwenden: Wenn Ihr Klassifier zwei Dokumenttypen wie Rechnung und Lieferschein unterscheiden kann, wählen Sie hier einen der beiden Dokumenttypen aus, zum Beispiel Rechnung. In Zukunft wird immer diese Konfiguration für die Indexierung verwendet, wenn ein eingehendes Dokument als Rechnung eingestuft wird.
IDP-Extraktion: Wählen Sie das Extraktionsmodell für die Rechnung aus - damit definieren Sie, wie die eingehenden Dokumente genau auszulesen sind. Wie die Klassifikation wurde auch das Extraktionsmodell im Zusammenhang mit dem Training der KI bei natif.ai bereits erstellt.

Wählen Sie das DocuWare Archiv, in welches das Dokument als PDF nach der Verarbeitung mit IDP abgelegt werden soll. Dieses Archiv muss mit dem Speicherziel übereinstimmen, das Konfiguration für den Mailimport festelegt wurde, um eine korrekte Indexierung zu garantieren.

Zusätzlich wählen Sie den Ablagedialog, dessen Indexfelder im nächsten Schritt Verarbeitung für das Mapping mit den Indexbegriffen aus dem Dokument zur Verfügung stehen.

In diesem Dialog sehen Sie das Muster-Dokument, das Sie als Quelle festgelegt haben. Auf der linken Seite sind alle Begriffe gelistet, die IDP aus dem Beispieldokument automatisch ausgelesen hat. Verbinden Sie die extrahierten Begriffe mit den DocuWare Indexfeldern. Damit legen Sie fest, welche Inhalte aus dem Dokument als Indexeinträge in die DocuWare Felder übertragen werden.

Um die IDP-Konfiguration in eine Konfiguration von Connect to Mail einzubetten, benötigen Sie Benutzer-Rechte an der IDP-Konfiguration.

Damit haben ist die automatische Indexierung von Dokumenten mit Daten aus dem Inhalt abgeschlossen.

6. Wechseln Sie zu Docuware Konfiguration > E-Mails allgemein und öffnen die Connect-to-Mail-Konfiguration für den E-Mail-Import.

7. Im Bereich Automatische Dokumentverarbeitung wählen Sie entweder die zuvor angelegte IDP-Konfiguration. Oder Sie aktivieren, wenn Sie mehr als eine IDP-Konfiguration angelegt haben, die Option Auto Selection. Dann wird – basierend auf dem Dokumenttyp – automatisch die passende Konfiguration angewendet.