In den folgenden Abschnitten finden Sie Informationen zu ausgewählten Funktionen auf der Seite Ziel.
E-Mail senden
Wenn Sie ein Dokument in DocuWare ablegen, können Sie es gleichzeitig auch per E-Mail versenden. Sie erstellen zum Beispiel eine Rechnung, die per E-Mail an den Kunden versendet werden soll. Dazu aktivieren Sie unter Ziel die Option Neue E-Mail mit Dokument im Anhang öffnen.
Nach Ablage des Dokuments im Archiv öffnet sich dann Ihr E-Mail-Client mit dem Dokument im Anhang einer neuen E-Mail. Empfänger, Betreff, Name des Anhangs und den Inhalt der E-Mail können Sie automatisch mit Indexeinträge füllen lassen, die Sie aus der Liste auswählen.
Elektronische Signatur
Wenn Sie Dokumente eine elektronische Signatur mit Zertifikat hinzufügen möchten, sollten Sie folgende Hinweise beachten.
Merkmale eines Zertifikats
Verwendete Zertifikate sollten folgende Merkmale aufweisen:
RSA-Zertifikat (empfohlen)
Länge: mindestens 1024 Bit, empfohlen 2048 Bit
Schlüsselverwendung: digitale Signatur
Quellen für Zertifikate
Zertifikate erhalten Sie bei verschiedenen Zertifizierungsstellen. Es gibt kostenlose und mit Kosten verbundene Zertifikate.
Zertifikate im Windows-Zertifikatsspeicher
Üblicherweise speichern Sie Zertifikate im Windows-Zertifikatsspeicher in den Bereich "Aktueller Benutzer". Damit stellen Sie sicher, dass Dokumente signiert werden können, sobald der Benutzer im Windows-System angemeldet ist und DocuWare Desktop Apps gestartet ist. Sollen Dokumente beim Import auch dann signiert werden können, wenn der Benutzer nicht bei Windows angemeldet ist, speichern Sie das Zertifikat in den Bereich "Lokaler Computer".
Beim Importieren von Zertifikaten in den Windows-Zertifikatsspeicher ist die Einstellung „Hohe Sicherheit“ nicht zu empfehlen. Ihre Aktivierung könnte dazu führen, dass ein Kennwort abgefragt wird, sobald ein Dokument signiert, also auf das Zertifikat zugegriffen werden soll.