Im nächsten Schritt legen Sie fest, wo die verarbeiteten Dokumente gespeichert werden sollen. In der Regel ist das Ziel ein bestimmtes in DocuWare, alternativ können Sie auch einen auswählen.
Zusätzlich können Sie das Dokument per E-Mail versenden und mit einer elektronischen Signatur versehen, wie in den folgenden Abschnitten beschrieben.
Dokument per E-Mail versenden
Wenn Sie ein Dokument in DocuWare speichern, können Sie es gleichzeitig per E-Mail versenden. Beispiel: Sie erstellen eine Rechnung, die per E-Mail an den Kunden geschickt werden soll. Aktivieren Sie hierzu unter Ziel die Option „Neue E-Mail mit angehängtem Dokument öffnen".
Nach dem Speichern des Dokuments im öffnet sich Ihr E-Mail-Programm mit einer neuen E-Mail, an die das Dokument angehängt ist. Empfänger, Betreff, Name des Anhangs und Inhalt der E-Mail können automatisch mit Indexeinträgen befüllt werden, die Sie aus der Liste auswählen.
Elektronische Signatur einfügen
Wenn Sie Dokumente mit einer elektronischen Signatur und einem Zertifikat versehen möchten, beachten Sie die folgenden Hinweise.
Merkmale eines Zertifikats
Die verwendeten Zertifikate sollten die folgenden Merkmale aufweisen:
RSA-Zertifikat (empfohlen)
Länge: mindestens 1024 Bit, empfohlen 2048 Bit
Schlüsselverwendung: digitale Signatur
Bezugsquellen für Zertifikate
Sie können Zertifikate von verschiedenen Zertifizierungsstellen beziehen. Einige Zertifikate sind kostenlos, andere kostenpflichtig.
Zertifikate im Windows-Zertifikatspeicher
Zertifikate werden normalerweise im Windows-Zertifikatspeicher im Bereich „Aktueller Benutzer" abgelegt. So lassen sich Dokumente signieren, sobald der Benutzer am Windows-System angemeldet ist und die DocuWare Desktop Apps gestartet wurden. Sollen Dokumente auch beim Importieren signiert werden, während kein Benutzer in Windows angemeldet ist, legen Sie das Zertifikat im Bereich „Lokaler Computer" ab.
Die Einstellung „Hohe Sicherheit" wird beim Importieren von Zertifikaten in den Windows-Zertifikatspeicher nicht empfohlen. Bei aktivierter Einstellung kann eine Passwortabfrage erfolgen, sobald ein Dokument signiert werden soll, also beim Zugriff auf das Zertifikat.