Im Bereich Dokumentverarbeitung erstellen und bearbeiten Sie Konfigurationen für die Verarbeitung Ihrer Dokumente. Diese können für unterschiedliche Quellen eingerichtet werden: Scanner, Ordner und DocuWare Printer.
Um Dokumente in ein Archiv abzulegen, benötigen Sie mindestens eine Verarbeitungskonfiguration. In einer solchen Konfiguration legen Sie das Zielarchiv für die Dokumente fest, treffen Einstellungen für die Indexierung und definieren Details wie beispielweise das Hinzufügen einer Metadaten-Datei oder einer elektronischen Signatur. Ohne Verarbeitungskonfiguration können Sie Dokumente nur in Ihren Standardbriefkorb ablegen, nicht aber in ein Archiv.
Um Dokumente per Scanner, aus einem Ordner oder mit dem Printer in DocuWare abzulegen, benötigen Sie die DocuWare Desktop Apps.
Wenn Sie bei der Arbeit im Konfigurationsbereich Dokumentverarbeitung mehrere Verbindungen eingerichtet haben, wechselt die aktive Verbindung unter bestimmten Bedingungen auf das aktuell verwendete System. Ein Benutzer hat zum Beispiel zwei Verbindungen in den Desktop Apps: eine für System X und eine andere für System Y. Die Verbindung für System X ist die aktive. Meldet er sich nun bei System Y an und öffnet die Dokumentverarbeitung, wechselt die Verbindung automatisch zu System Y, sobald er eine bestehende oder neue Konfiguration öffnet, die ein Beispieldokument enthält.
Best practices: Import elektronischer Rechnungen
Mit DocuWare importieren und verarbeiten Sie elektronische Rechnungen revisionssicher. Das Auslesen der Rechnungsdaten und die Ablage der Dokumente erfolgen automatisch.
Dies funktioniert auch mit bestimmten elektronischen Rechnungen, die mit Metadaten im XML-Format vorliegen.
Unterstützte Standards
DocuWare liest beim Importieren einer E-Rechnung die XML-Rechnungsdaten, zeigt diese als Metadaten an und liest sie beim Import aus.
Es werden unter anderem die folgenden nationalen Standards für E-Rechnungen unterstützt:
XRechnung (Deutschland)
Der Standard gilt gemäß deutschem E-Rechnungsgesetz bzw. EU-Richtlinie 2014/55/EU für den Rechnungsaustausch mit deutschen Bundesbehörden.ZUGFeRD (Deutschland)
Der Standard liefert die XML-Datei eingebettet in ein PDF, mit dem die XML-Daten für das menschliche Auge lesbar gemacht werden.
DocuWare unterstützt Zugferd 1.0-2.3FacturX (Frankreich)
Bei diesem Standard handelt es sich um die inhaltsgleiche französische Variante des ZUGFeRD-Standards.
Hintergrund: Für den E-Rechnungsaustausch in der Europäischen Union regelt die Norm EN 16931, welche Inhalte eine E-Rechnung umfassen muss und welches Datenmodell für die elektronische Rechnungsstellung zulässig ist. Danach können elektronische Rechnungsdokumente als strukturierte Daten versandt werden, zum Beispiel als XML-Datei oder als PDF-Datei mit eingebetteten XML-Daten. DocuWare unterstützt die beiden darin vorgesehenen Datenmodelle, also die XML-Syntaxen UBL (Universal Business Language) und CII (UN/CEFACT/Cross Industry Invoice).
FatturaPA (Italien)
Zusätzlich unterstützt DocuWare den italienischen Standard FatturaPA, der nicht der Norm EN 16931 entspricht.
In Italien ist es zudem gesetzlich vorgeschrieben, XML-Rechnungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem PAdES-, XAdES- oder CAdES-Standard zu signieren.
Ab DocuWare Version 7.11 unterstützt der Viewer für italienische E-Rechnungen in Fattura PA mit CAdES-alle drei Signaturarten bei der Dokumentanzeige.
Damit Sie bei E-Rechnungen im reinen XML-Format nicht mit der codierten Darstellung der Rechnungsdaten befassen müssen, zeigt DocuWare die Rechnung im Viewer in einer lesefreundlichen Fassung ähnlich einer PDF-Rechnung an.
DIAN (Kolumbien)
Diesen Standard schreibt die kolumbianische Steuer- und Zollbehörde DIAN (Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales) vor. Die Rechnung besteht dabei meist aus zwei Dateien (XML und PDF). Die PDF-Datei können Sie getrennt von der XML-Datei ablegen und bei Bedarf an diese heften oder über einen Link mit ihr verknüpfen, sodass diese auch im Viewer dargestellt wird.
Import-Konfiguration für E-Rechnung erstellen
Konfigurationen für E-Rechnungen erstellen Sie in der DocuWare Konfiguration im Bereich Dokumentverarbeitung. Jede Konfiguration beruht auf einem Beispieldokument, entweder einem PDF mit eingebetteten Metadaten (z.B. gemäß ZUGFeRD-Standard) oder einer XML-Datei (z.B. gemäß Standard XRechnung).
Die strukturierten XML-Daten Ihrer Beispiel-E-Rechnung werden so angezeigt, dass Sie diese einfach den gewünschten DocuWare-Indexfeldern zuweisen können. Wie Sie die Daten im Einzelnen zuweisen, hängt vom jeweiligen Anwendungsfall ab.
Revisionssicher archivieren
Mit DocuWare bewahren Sie Ihre E-Rechnungen revisionssicher auf: Es ist gewährleistet, dass die E-Rechnungen unveränderbar archiviert, zu Prüfungszwecken für das menschliche Auge lesbar dargestellt und nachvollziehbar und eindeutig indexiert werden können. Dies kann zum Beispiel durch eine Indexierung von Dokument-/Rechnungsnummer, Kunden-/Lieferantenname und Summe erfolgen.
In jedem Fall sollten Sie die Vorgaben Ihrer nationalen Finanzbehörde berücksichtigen, zum Beispiel in Deutschland die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).