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Um eine E-Mail und ihre Anhänge in DocuWare zu speichern, öffnen Sie die E-Mail und klicken auf Options (auf die drei Punkte) oder auf das DocuWare Symbol. Wählen Sie die Option Send to DocuWare.
Wählen Sie dann ein Archiv oder einen Briefkorb aus und legen Sie fest, ob Sie den Mailtext und/oder die Anhänge importieren möchten. Auch können Sie einzelne Anhänge für die Archivierung auswählen.
Briefkorb: Mit Import wird die E-Mail in DocuWare gespeichert. Wechseln Sie zu Ihrem DocuWare Client, um auf den Briefkorb zuzugreifen und die hochgeladene E-Mail im DocuWare Client zu betrachten, zu sortieren oder zu speichern.
Archiv: Wählen Sie die Option File Cabinet und einen Ablagedialog, um die E-Mail und die ausgewählten Anhänge direkt in der App zu indexieren.
Es öffnet sich wird der Indexdialog. Geben Sie einen Indexbegriff direkt in ein Feld ein oder markieren Sie ein Wort im Dokument und kopieren Sie es in das Indexfeld.
Nach der Ablage können Sie über den Link Go to DocuWare zu dem in Ihrer DocuWare-Organisation abgelegten Dokument wechseln.
Die importierte E-Mail bleibt im Posteingang und wird mit einem DocuWare Flag gekennzeichnet.
Hinweise:
Wenn ein Benutzer mehrere Dokumente in einer Dateiablage speichert, wird der Ablagedialog nur einmal angezeigt. Alle Dateien (E-Mail-Text + Anhänge) werden als ein einziges Dokument abgelegt.
Beim ersten Start von DocuWare für Outlook wird der Standard-Briefkorb als oberste Option angezeigt. Der Standard-Briefkorb ist im DocuWare Web Client mit einem Sternchen gekennzeichnet. Danach wird jeweils der Briefkorb oder das Archiv vom letzten Import zuoberst angezeigt, je nachdem, was Sie verwendet haben. Es ist nicht möglich, die Reihenfolge von Archiven und Briefkörben in der App zu ändern.
Wenn die Benutzer in den Einstellungen die Option Senden und ablegen aktiviert haben, sind beim Schreiben der Mail die Briefkörbe als Speicherorte sowie die die Optionen Anhänge und E-Mail-Body sichtbar. Wenn zusätzlich in den Einstellungen Automatisch alle E-Mails ablegen aktiviert ist, sind hier keine Einstellungen mehr für die Ablage erforderlich. Die Benutzer können jedoch die Speicheroptionen hier direkt ändern.
Für ein Shared-Postfach: Wenn eine E-Mail mindestens einmal gespeichert wurde, wird sie mit dem DocuWare Flag gekennzeichnet. Der Flag ist für alle Benutzer sichtbar, die Zugriff auf das gemeinsame Postfach haben.