Es gibt zwei Möglichkeiten, um DocuWare für Outlook im Unternehmen bereitzustellen:
1. Einführung die gesamte Organisation: für die Der Administrator einer Microsoft-Organisation stellt das Add-In über das Microsoft Admin Center zentral für alle Mitarbeiter oder für bestimmte Benutzer innerhalb der Organisation bereit. Diese Methode wird empfohlen, um den Prozess so einfach wie möglich zu halten und wird für sowohl DocuWare Cloud als auch für Docuware On-premises unterstützt.
2. Benutzer installieren das Add-in manuell: Ausschließlich in DocuWare Cloud können die Benutzer das Add-in selbst für den eigenen Account installieren. In diesem Fall muss der Administrator die App genehmigen, nachdem der Benutzer sie installiert hat.
1.1 Einführung für die gesamte Organisation
Um DocuWare für Outlook in der Organisation einzusetzen, wird das Add-In über das Microsoft Admin Center in die Konten der Benutzer geladen.
Melden Sie sich als Administrator einer Microsoft-Organisation mit Ihrem Administrator-Konto am Microsoft-Portal an.
Navigieren Sie im Menü zum Bereich Settings > Integrated apps und klicken Sie auf Retrieve apps. In einigen Office-Versionen heißt die Schaltfläche Get apps.
Klicken Sie im nächsten Fenster auf + Deploy Add-in und Choose from the Store, um auf die Liste der Anwendungen im Microsoft Store zuzugreifen.
Suchen Sie nach der Anwendung "DocuWare for Outlook" und klicken Sie auf den Button Add.
Legen Sie fest, welche Benutzer Zugriff auf das Add-In haben sollen, und wählen Sie Deployment Method > Fixed (Default).
Lesen Sie die Datenschutzrichtlinie und die Nutzungsbedingungen und bestätigen Sie mit Save, dass Sie der Anwendung vertrauen.
Ein Ladebildschirm wird angezeigt, während das Add-In für Ihr Unternehmen bereitgestellt wird.
Mit Next ist das Add-In für Ihr Unternehmen verfügbar.
Es kann bis zu 12 Stunden dauern, bis das Add-in in der Multifunktionsleiste des Benutzers angezeigt wird. Benutzer müssen möglicherweise ihr Outlook aktualisieren, um das Add-in zu sehen und zu verwenden.
2. Benutzer installiert die App manuell
DocuWare für Outlook im Microsoft App Store wird den Benutzern angezeigt. Sie können die App installieren, aber erst dann verwenden, wenn der Organisationsadministrator die App genehmigt hat.
Hinweis: Um den Prozess so einfach wie möglich zu halten, wird empfohlen, dass der Organisationsadministrator die App für alle Mitarbeiter ausrollt (siehe oben).
Der Benutzer kann die App mit diesen Schritten installieren:
Öffnen Sie Microsoft Outlook.
Wechseln Sie zum Home Tab.
Öffnen Sie mit Get add-ins oder Store (abhängig von Ihrer Outlook-Version) den Microsoft Store.
Suchen Sie nach "DocuWare für Outlook".
Wechseln Sie in der Ergebnisliste zu “DocuWare für Outlook” und starten mit Add die Installation.
Sobald DocuWare für Outlook installiert ist, wird die Anwendung im Add-in-Bereich der Outlook-Symbolleiste angezeigt.
Wenn die Genehmigung des Organisationsadministrators noch aussteht, wird der Zugriff verweigert. Wenden Sie sich als Benutzer in diesem Fall an Ihren Administrator, um die Genehmigung zu beantragen.
Nachträgliche Freigabe von DocuWare für Outlook durch den Orgadmin
Um die Outlook-App für einzelne Mitarbeiter freizugeben, die das Add-in bereits installiert haben, meldet sich der Administrator als globaler Microsoft-Administrator mit dem Geschäftskonto der Organisation im Microsoft Admin Center an.
Wechseln Sie zu Applications > Enterprise applications und wählen Sie DocuWare for Outlook.
Wählen Sie Permissions and Grant admin consent for your organization.
Melden Sie sich mit dem Admin-Konto der Organisation im Microsoft Admin Center an.
Überprüfen Sie die angeforderten Berechtigungen und akzeptieren Sie die Verwendung des Add-Ins. Danach können sich die Benutzer anmelden und DocuWare for Outlook verwenden.
An dieser Stelle kann der Administrator nochmals die Berechtigungen überprüfen, denen er auf der Seite Application zugestimmt hat (Schritt 2).
In der App-Übersicht weist der Administrator die App mit einem Klick auf Assign users and groups auf der linken Seite bestimmten Benutzern oder Gruppen in seiner Organisation zu.
Zusätzliche Informationen zur Bereitstellung des DocuWare für Outlook-Add-Ins
Um eine reibungslose Einführung des DocuWare für Outlook-Add-Ins zu gewährleisten, lesen Sie bitte die aktuellen Anweisungen von Microsoft. Die Einstellungen im Office 365 Admin Center und im Exchange Admin Center können sehr detailliert sein und sich im Laufe der Zeit ändern. Hier sind einige hilfreiche Links für Organisationsadministratoren, um die aktuellsten Anleitungen zu befolgen: