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ここには、ファイルキャビネットの設定時に選択したすべてのデータベースフィールドが表示されます。また、フィールドタイプ、長さ、ドキュメント名、必須フィールドなど、最も重要なフィールドプロパティが表示されます。フィールドに入力する用語や文字は、フィールドのプロパティによって異なります。
プラス記号を使用すると追加のフィールドを作成でき、マイナス記号を使用するとフィールドを削除することができます。変更内容は、ファイルキャビネット内のすべてのダイアログに自動的に転送されます。
フィールド名をクリックすると、ファイルのプロパティが表示されます。
タイプと長さ：
ドキュメント名：
このフィールドの入力データは、リストなどで表示されるドキュメント名として使用されます。各ファイルキャビネットでドキュメント名として選択できるのは 1 つのフィールドのみです。
フィールドタイプ
DocuWare には、以下のフィールドタイプがあります。
テキスト
テキストフィールドでは、最大 2,000 文字の英数字を入力することができます。数値も入力できますが、テキストフィールド内では数値として認識されません。
メモ
メモフィールドは、最大 64KB のテキストを保管できるテキストフィールドです。正確な容量は、使用するデータベースによって異なります。
キーワード
キーワードフィールドには、最大 255 文字の用語を入力することができます (用語数は無制限)。
数値と小数
小数フィールドには、最大 27 桁の数値を入力することができます。入力可能な最大数値は、小数点以下の桁数によって異なります。小数フィールドは、数値フィールドで許可されている値よりも正確な値を入力する場合に適しています。数値フィールドは今までと同様、整数の場合は 2,147,483,647、小数点以下 2 桁の数値の場合は 21,474,836.47 に制限されます。
日付
保存ダイアログと保管ダイアログのデフォルトフィールドである [日付] フィールドと [保留中の日付] フィールドでは、日付セレクタを使用することができます。
日付/時刻
このフィールドは、特定のトピックに関する電子メールを時系列で並べ替える場合に便利です。
インデックステーブル
インデックステーブルは、Web Client でテーブルの列として表示される複数のフィールドから構成されています。テキストフィールド、小数フィールド、日付フィールドは、列として使用することができます。Web Client では、最大 50 列を作成し、最大 1,000 列を入力することができます。
インデックステーブルは、保存ダイアログとインデックスダイアログに自動的に挿入されます。結果リストと検索ダイアログには表示されません。インデックステーブルの内容を検索するには、フルテキスト検索機能を使用します。
他のインデックスフィールドタイプと同様、Web Client に保存する際は、Intelligent Indexing と One Click Indexing を使用してインデックステーブル列に入力することができます。ダイアログレベルのフィールド設定で、テーブルの入力オプション (テーブルのフィールドマスクや選択リストなど) をさらに定義することもできます。
複数のコストセンター間で請求データを分割転記ワークフローとして分割する場合は、インデックステーブルを使用すると便利です。ワークフローフィールドとして使用する場合も、インデックステーブルはファイルキャビネットフィールドに直接接続されたままになり、ファイルキャビネットの設定に従って使用されます。
サテライトファイルキャビネット用のフィールド
サテライトファイルキャビネットの場合、デフォルトフィールドのほかに、以下のフィールドが作成されます。
マスターファイルキャビネット内のドキュメントのドキュメント ID
マスターファイルキャビネット内の最終更新日時
同期のステータス
サテライトフィールドは、ダイアログのリスト内でグレー表示され、デフォルトでは無効になっています。サテライトファイルキャビネットのフィールドプロパティで変更できるのは、ラベルのみです。
MySQL データベースに関する注意事項
MySQL では 1 行の最大文字数が 65535 文字になります。ファイルキャビネット内のすべてのフィールドの文字数と長さはこの値で制限されます。
バイナリデータベースフィールドに関する注意
DocuWareは、"バイナリ "型のデータベースフィールドを表示または処理しません。DocuWareで外部データベースのデータを使用する場合は、テーブルまたはデータベースビューにバイナリ型が含まれていないことを確認してください。
データベースフィールドのプロパティ
ここでは、フィールドレベルとダイアログレベルの両方でフィールドプロパティを定義することができます。ここでしか編集できないフィールドもあれば、名前や事前定義エントリなど、フィールドレベルとダイアログレベルの両方で使用できるフィールドもあります。原則として、フィールドのプロパティには優先順位が設定されています。フィールド名とは関係なく、ダイアログフィールドで編集できるのはフィールドラベルのみです。
名前
ダイアログレベルで別の名前が指定されていない限り、検索ダイアログと保管ダイアログでフィールド名を表示することができます。フィールド名の最大長は 50 文字です。
必須フィールド
このフィールドは、ユーザーが入力する必要があります。
既定のエントリ
ここで選択したフィールドエントリを使用して、ドキュメントのインデックスが作成されます。エントリは、カスタムエントリでも動的なエントリでもかまいません。
動的なエントリは、ファイルキャビネット内のログフィールドを参照します。動的エントリの例としては、ドキュメントを保存したユーザーの正式名、短縮名、メールアドレスなどがあります。フィールドタイプに応じて、事前に定義された別の動的エントリを使用することもできます。
カスタムエントリは、明示的に指定する必要があります。
事前定義エントリを選択しなかった場合、インデックスの作成時または検索時に、必要に応じてフィールドを入力することができます。
フィールドのタイプ、長さ、データベース列、データベースタイプ
フィールドプロパティは、データベースレベルで表示されます。フィールドプロパティを変更することはできません。
一意
ファイルキャビネットごとに、エントリが 1 回のみこのフィールドに表示されます。例えば、エントリが請求書番号である場合、同じ番号の請求書を 2 回保存することはできません。
データベースの場合、データベースメカニズムにより、エントリが 1 回だけ表示されます。クエリとストレージに関する処理は、DocuWare メカニズムを使用する場合よりも迅速に実行することができます。
DocuWare オプションは、一意のフィールドがエントリなしで保存されるという特殊なケースの場合に適しています。これは、Oracle や MSSQL などのデータベースで、エントリのないフィールドが、ブランクのエントリを持つフィールドとして解釈されるためです。エントリが存在しない 2 番目のドキュメントを一意のフィールドに入力することはできません。その後、一意のフィールドが必須フィールドになります。それとは逆に、DocuWare と MySQL では空のフィールドエントリを無視できるため、一意のブランクフィールドを持つドキュメントを必要な数だけ保存することができます。
先頭の空白をドロップ/先頭のゼロをドロップ
エントリの先頭の空白とゼロは、純粋に埋め文字として機能します。これらの埋め文字は、事前に索引付けされたドキュメントをインポートする場合に表示されます。[先頭の空白をドロップ] オプションと [先頭のゼロをドロップ] オプションを有効にすると、これらの埋め文字が自動的に削除されます。例えば、「 7986」は「7986」になり、「0007986」は「7986」になります。