マージフォームを追加

マージフォームは、DocuWare フォームの中でも特別なタイプです。契約書や申請書、官公庁の PDF など、あらかじめ完成した文書があり、そこに可変のユーザーデータだけを差し込みたい場合に使用します。

送信された Web フォーム自体をアーカイブする代わりに、DocuWare は入力データを取得し、あらかじめ定義された 1 つ以上のテンプレート（PDF、Word、TIFF、JPG など）に差し込み、完成した各文書をキャビネットに保存します。

同じ Web フォームに複数のテンプレートが関連付けられている場合、送信時に DocuWare はテンプレートごとに個別の、完全に入力された PDF を生成します。

Web フォームを送信できるようにするには、少なくとも 1 つのテンプレートを有効にしておく必要があります。有効化されたマージフォームは、Web フォーム送信後に個別の PDF としてアーカイブされ、この際 Web フォーム自体は別の PDF として保存されません。

マージフォームを使用する場合、DocuWare Forms ではテンプレートを一時保存するためのシステムパスが必要です。

マージフォームの作成方法

送信タブで［マージフォーム］を選択すると、新しい［テンプレート］タブが表示されます。

1. テンプレートタブに切り替え、マージフォームを追加します。既存のテンプレートを編集することも、新しいテンプレートを選択することもできます。テンプレートには、DocuWare Viewer で表示できるすべてのファイル形式（対応形式一覧を参照）が使用できます。  

2. マージフォームとフォームテンプレートは差込領域で関連付けます。テンプレート上に差込領域をドラッグし、その領域に Web フォームのフィールドを割り当てると、そのフィールドに入力された値がテンプレートへ転記されます。差込領域には、関連付けたフィールドと同じ名前が自動的に付けられます。  

3. 差込領域を Web フォームフィールドに関連付ける方法は 2 通りあります。  

   1. まず［差込領域を追加］ツールで、入力データを転記したいすべての領域の枠を描画します。  

        その後、フォームフィールドをクリックし、［差込領域をフィールドに割り当て］ツールを有効にして、矢印を目的の差込領域までドラッグし、矢印の先端が枠にスナップするまで移動します。  

   2. あるいは、差込領域を 1 つ描画したあと、その場で Web フォームフィールドを直接割り当て、次の領域を描画する手順を繰り返します。  

4. Web フォームのフィールド名はテンプレートに自動的には反映されません。差込領域をどのように入力するかは、設定で定義します（下記参照）。

記入領域の設定

記入領域をクリックし、記入領域とマッピングを編集 を使用して設定を編集します。

マージフォーム作成の実践的なヒント

• フォームフィールドは、名前フィールドがフォームテンプレートの複数箇所に表示されるような場合、複数の記入領域に割り当てることもできます。マッピングモードでは追加のマッピングの矢印が常に有効になっています。マッピングモードを無効にするには、[Esc] を使用します。

• Ctrl キーを押しながら複数の記入領域の編集ツール をクリックすることで、これらのすべての領域の配置、フィールドの内容、フォントなどをまとめて変更することができます。

• [ツール] リストにあるオプションは、編集ツールが有効になっていて、2 つ以上の記入領域がマークされている場合にのみ有効になります。

• フォームテンプレートデザイナーでは、記入領域ツールのほとんどの主要機能を右クリックして使用できます。

• 貼り付け、削除など、頻繁に使用するコマンドは、キーボードショートカットを使用して入力します。すべての記入領域を選択する場合は Ctrl+A、個々の作業ステップを元に戻す場合は Ctrl+Z をクリックします。

• 記入領域を正確に特定する場合は矢印キーを使用します。

• 記入領域はコピーまたは切り取りを行ってフォームテンプレートに貼り付けることができます。

• マッピングを削除するには、編集ツール を有効にします。[ツール] リストからマッピング – すべて表示を選択し、マッピングの矢印、ゴミ箱の記号の順にクリックします。

• フォームテンプレート全体の概観を表示するには、[ページ全体を表示] ツール をクリックします。[画像を元のサイズで表示] はフォームテンプレートを 1：1 の割合で表示します。1 つのモニターピクセルは 1 つの画像ピクセルに相当します。

• テキストを折り返す - サンプルテキストを使用して、塗りつぶし領域内のテキスト位置を確認します：

  • テキストを折り返すオプションは無効になっています： この場合、テキストの位置は垂直方向の中央に配置されます。テキストの長さによっては、テキストは切り捨てられます。

  • テキストを折り返すオプションが有効： テ キ ス ト は塗 り 領域内で上へ移動 し 、 単語の長 さ 全体を挿入で き る よ う にな り ます。
    こ のオプシ ョ ンは、 塗 り 領域の上端にパデ ィ ン グ も 自動的に挿入 し ます。塗 り 領域が小 さ すぎ る と 、 テキス ト は高 さ が切 り 落 と さ れます。
    このパディングの効果はプレビューではカバーされないことに注意してください。保存されたPDFでのみ表示されます。

  • ヒント：「テキストを折り返す」チェックボックスを有効にしたときは、サンプルテキストの位置を監視してください。サンプルテキストがほとんど動かない場合は、塗りつぶし領域が浅すぎる可能性があります。この場合、テキストの折り返しを無効にするか、塗りつぶし領域を大きくしてください。

  • テキストが塗りつぶし領域に正しく配置されていることを確認するには、テスト PDF を保存し、保存した PDF でテキストの位置を確認してください。

ワークフローデザイナーへの注意

空のフォームフィールドをワークフローに組み込むことで、ワークフロータスクのマスクから直接入力できるようになります。

空のフォームフィールドを作成するには、記入領域をここにドラッグします。ただし、Web フォームフィールドにマッピングしないようにしてください。記入領域はワークフロータスクのマスクのフィールドとして表示され、ここで入力が行われます。

記入領域に名前を付けます。この名前は Workflow Designer の記入領域の表示に使用されます。

ベストプラクティス: 注文フォームを作成する

DocuWare バージョン 7.8 では、フォームテンプレートに関するオプションが追加されました。Web フォームで非表示になっているフィールドの内容をフォームテンプレートに転送するかどうかを決定することができます。これまでは、そういった値は常に転送されていました。

このオプションを利用すれば、Web フォームのエントリを用いて注文書の作成を完了できるため、注文プロセスを簡略化することができます。

1. 発注書テンプレートの対応するテーブルを参照して、フォームデザイナーでフィールドをいくつか作成します。計算式機能が正しく機能するように、すべての数値フィールドに事前に定義されたエントリとして "0" を設定します。

2. 一連の動作を実装することにより、不要な行をすべて非表示にして無駄のないフォームを維持することができます。そのためのアプローチ方法の 1 つに、フォームの送信者にフォームに必要となる行数を定義してもらうという方法が挙げられます。これは、ユーザーが必要な行数をドロップダウンで指定することによって実現可能です。フォームはこの入力内容を利用して指定の行数を超えた行を動的に非表示にし、必要な行のみを表示するようになります。

3. フォームテンプレートデザイナーの出力で「非表示フィールドの値を表示する」のチェックボックスからチェックを外します (新規フォームの場合、このチェックボックスはデフォルトでオフになっています)。

フォームテンプレートの結果は、フォームの送信者が送信時に定義した入力内容および設定に正確に一致する必要があります。フォームテンプレートに変更を加える必要がある場合には、PDF のフォーマットオプションを「編集可能な PDF」に設定してください。後で結果のドキュメントをダウンロードし、編集できるようになります。