フォームテンプレートで送信

この [概要] には Web フォームにリンクされているすべてのフォームテンプレートがリストされます。Web フォームに入力するには、1 つ以上のフォームテンプレートを有効にする必要があります。有効化されたフォームテンプレートは、Web フォームが個々の PDF としてファイルキャビネットに転送された後に保存されます。この場合、Web フォームは単一の PDF として再度保存されません。

既存のフォームテンプレートを編集することも、新しいフォームテンプレートを選択することもできます。フォームテンプレートには DocuWare Viewer で表示可能なすべてのファイル形式を適用できます (サポートされるファイル形式のリスト)。

「フォームテンプレート」を使用する場合、DocuWare Forms にはフォームテンプレートを一時的に保存するためのシステムストレージパスが必要になります。

フォームテンプレートデザイナー

記入領域を使用して、Web フォームとフォームテンプレートをリンクします。フォームテンプレートの記入領域をドラッグし、この領域に Web フォームフィールドを割り当てます。このフィールドのエントリはフォームテンプレートに転送されます。記入領域にはマッピングしたフィールドと同じ名前が付けられます。

ワークフローデザイナーへの注意：

空のフォームフィールドをワークフローに組み込むことで、ワークフロータスクのマスクから直接入力できるようになります。

空のフォームフィールドを作成するには、記入領域をここにドラッグします。ただし、Web フォームフィールドにマッピングしないようにしてください。記入領域はワークフロータスクのマスクのフィールドとして表示され、ここで入力が行われます。

記入領域に名前を付けます。この名前は Workflow Designer の記入領域の表示に使用されます。

記入領域のマッピング

記入領域を Web フォームフィールドにマッピングする方法は 2 つあります。

1.最初に入力済み Web フォームのデータの転送先となる全領域の周囲の枠線をドラッグします。これを行うには、記入領域を追加ツールを使用します。

次に Web フォームフィールドを割り当てます。フォームフィールドをクリックし、記入領域をフォームフィールドにマップツールを有効にします。この後、矢印のポイントが境界にドッキングするまで、マッピングの矢印を目的の記入領域までドラッグします。

2.または、上記で説明したように記入領域を作成し、Web フォームフィールドに直接マッピングします。次のような枠線が挿入されます。

注：Web フォームのフィールド名はフォームテンプレートに自動的に転送されません。記入領域に入力する方法を定義します。以下を参照してください。

記入領域の設定

記入領域をクリックし、記入領域とマッピングを編集 を使用して設定を編集します。

ヒント

• フォームフィールドは、名前フィールドがフォームテンプレートの複数箇所に表示されるような場合、複数の記入領域に割り当てることもできます。マッピングモードでは追加のマッピングの矢印が常に有効になっています。マッピングモードを無効にするには、[Esc] を使用します。

• Ctrl キーを押しながら複数の記入領域の編集ツール をクリックすることで、これらのすべての領域の配置、フィールドの内容、フォントなどをまとめて変更することができます。

• [ツール] リストにあるオプションは、編集ツールが有効になっていて、2 つ以上の記入領域がマークされている場合にのみ有効になります。

• フォームテンプレートデザイナーでは、記入領域ツールのほとんどの主要機能を右クリックして使用できます。

• 貼り付け、削除など、頻繁に使用するコマンドは、キーボードショートカットを使用して入力します。すべての記入領域を選択する場合は Ctrl+A、個々の作業ステップを元に戻す場合は Ctrl+Z をクリックします。

• 記入領域を正確に特定する場合は矢印キーを使用します。

• 記入領域はコピーまたは切り取りを行ってフォームテンプレートに貼り付けることができます。

• マッピングを削除するには、編集ツール を有効にします。[ツール] リストからマッピング – すべて表示を選択し、マッピングの矢印、ゴミ箱の記号の順にクリックします。

• フォームテンプレート全体の概観を表示するには、[ページ全体を表示] ツール をクリックします。[画像を元のサイズで表示] はフォームテンプレートを 1：1 の割合で表示します。1 つのモニターピクセルは 1 つの画像ピクセルに相当します。

• テキストを折り返す - サンプルテキストを使用して、塗りつぶし領域内のテキスト位置を確認します：

  • テキストを折り返すオプションは無効になっています： この場合、テキストの位置は垂直方向の中央に配置されます。テキストの長さによっては、テキストは切り捨てられます。

  • テキストを折り返すオプションが有効： テ キ ス ト は塗 り 領域内で上へ移動 し 、 単語の長 さ 全体を挿入で き る よ う にな り ます。
    こ のオプシ ョ ンは、 塗 り 領域の上端にパデ ィ ン グ も 自動的に挿入 し ます。塗 り 領域が小 さ すぎ る と 、 テキス ト は高 さ が切 り 落 と さ れます。
    このパディングの効果はプレビューではカバーされないことに注意してください。保存されたPDFでのみ表示されます。

  • ヒント：「テキストを折り返す」チェックボックスを有効にしたときは、サンプルテキストの位置を監視してください。サンプルテキストがほとんど動かない場合は、塗りつぶし領域が浅すぎる可能性があります。この場合、テキストの折り返しを無効にするか、塗りつぶし領域を大きくしてください。

  • テキストが塗りつぶし領域に正しく配置されていることを確認するには、テスト PDF を保存し、保存した PDF でテキストの位置を確認してください。

フォームテンプレートのアウトプット

保管ダイアログを使用して、2 つの異なる方法で設定を行うことができます。最初に、ダイアログは入力されたフォームを保存するファイルキャビネットを決定します。ファイルキャビネットは、ダイアログの後ろの括弧で指定します。次に、ダイアログのインデックスフィールドは、次の手順でフォームのインデックス作成に使用されます。

ここでは、ユーザーとしてあなたに割り当てられているすべての保管ダイアログを確認することができます。

フォームに入力を行うユーザーには保管ダイアログは表示されません。ただし、そのユーザーにも保管ダイアログを割り当てる必要があります (「DocuWare の管理者」、「組織」、「ユーザーの管理」、「ユーザー」、「ダイアログ」の順に移動します)。

注: 送信前にフォームの入力内容を検証する場合には、検証サービスが定義されている保管ダイアログを選択してください。

PDF のプロパティ

テンプレート付きの Web フォームは、ファイルキャビネットに保存した後に変更できないように保護することができます。これを行うには、保管オプションいいえ (フラット化した PDF) を選択します。

PDF で非表示フィールドの値を表示する: Web フォームで非表示にされているフィールドの内容をフォームテンプレートに転送するかどうかを指定します。この機能は、新しいフォームではデフォルトでオフに設定されています。

ただし、既存のフォーム (DocuWare バージョン 7.8 以前) ではこの機能はデフォルトで有効化されています。そのため、DocuWare バージョン 7.9 へのアップデートにより動作が変更されることはありません。

添付ファイル

このセクションは、Web フォームに添付ファイルが 1 件以上含まれている場合にのみ表示されます。

Web フォームに追加された添付ファイルは、フォームテンプレートを使用してさまざまなユーザーに配布することができます。しかしながら、すべての受信者に関係する訳ではないファイルが Web フォームに追加されることがよくあります。現在のフォームテンプレートで保存する添付ファイルを含むフィールドのみを有効化してください。

ここには、以前のバージョンの DocuWare で追加されたフィールドも含めた Web フォームのすべての添付ファイルフィールドが表示されます。デフォルトでは、すべての添付ファイルが有効化されています。

添付ファイルは、少なくとも 1 つのフォームテンプレートで選択されている必要があります。フォームテンプレートが 1 つしかない場合、添付ファイルを無効にすることはできません。添付ファイルはどのような場合でも保存されます。

ベストプラクティス: 注文フォームを作成する

DocuWare バージョン 7.8 では、フォームテンプレートに関するオプションが追加されました。Web フォームで非表示になっているフィールドの内容をフォームテンプレートに転送するかどうかを決定することができます。これまでは、そういった値は常に転送されていました。

このオプションを利用すれば、Web フォームのエントリを用いて注文書の作成を完了できるため、注文プロセスを簡略化することができます。

手順 1:

発注書テンプレートの対応するテーブルを参照して、フォームデザイナーでフィールドをいくつか作成します。計算式機能が正しく機能するように、すべての数値フィールドに事前に定義されたエントリとして "0" を設定します。

手順 2:

一連の動作を実装することにより、不要な行をすべて非表示にして無駄のないフォームを維持することができます。そのためのアプローチ方法の 1 つに、フォームの送信者にフォームに必要となる行数を定義してもらうという方法が挙げられます。これは、ユーザーが必要な行数をドロップダウンで指定することによって実現可能です。フォームはこの入力内容を利用して指定の行数を超えた行を動的に非表示にし、必要な行のみを表示するようになります。

手順 3:

フォームテンプレートデザイナーの出力で「非表示フィールドの値を表示する」のチェックボックスからチェックを外します (新規フォームの場合、このチェックボックスはデフォルトでオフになっています)。

フォームテンプレートの結果は、フォームの送信者が送信時に定義した入力内容および設定に正確に一致する必要があります。フォームテンプレートに変更を加える必要がある場合には、PDF のフォーマットオプションを「編集可能な PDF」に設定してください。後で結果のドキュメントをダウンロードし、編集できるようになります。

フォームテンプレートのインデックス作成

インデックス値を使用すると、ファイルキャビネット内のフォームなどを検索できます。インデックスフィールドに入力する方法を定義します。

左側には、前の「フォームテンプレート出力」ステップで選択した保管ダイアログのインデックスフィールドが表示されます。インデックス作成には、DocuWare で必須フィールドとしてマークされているインデックスフィールドを使用する必要があります。

保管ダイアログまたはフィールドレベルでインデックスフィールドが「読み取り専用」に設定されている場合は、新しいエントリを入力することはできないため、このフィールドは表示されません。

[Web フォームフィールド] の入力プロセス

インデックスフィールドには、Web フォームフィールドのエントリが入力されます。右側にある [値] で Web フォームを選択します。

[値] の選択リストはインデックスフィールドの種類に基づいて調整されます。

• インデックスフィールドの種類が [数] である場合、フォームはテキストエレメントを提供しません。

• キーワードフィールドのみが複数のインデックスエントリを管理できるため、[チェックボックス] フォームフィールドには [キーワード] インデックスフィールドが適しています。

• [小数] ファイルキャビネットフィールドには、[整数] フォームフィールドのエントリのみが入力されます。

• [日付/時刻] ファイルキャビネットフィールドには、[日付] フォームフィールドのエントリのみが入力されます。

ファイルを添付フォームフィールドをインデックスフィールドにリンクすると、添付ファイルの名前 (拡張子付き) がインデックス値として入力されます。添付ファイルが複数ある場合、ファイル名はセミコロンで区切られます。ファイルキャビネットフィールドがキーワードフィールドである場合、各ファイル名はキーワードエントリとして使用されます。

添付ファイルは元の形式で DocuWare ドキュメントとしてフォームとともに保存されます。

インデックスフィールドの選択リストで [選択リストのエントリのみ入力可能] が有効になっている場合は、ユーザーが選択リストのエントリのみ使用して Web フォームに入力するようにします。そうしないと、フォームの保存時に問題が発生する可能性があります。

[固定値] の入力プロセス

インデックスフィールドを自動入力するために使用するテキストを入力します。ファイルキャビネット内のフォームをすばやく見つけるには、[ドキュメントの種類：フォーム]、[件名：社員] などの固定値を使用します。

注：DocuWare に保存されているフォームのドキュメント名は、フォームのタイトルと必ずしも一致しません。ドキュメント名として表示されるフィールドのコンテンツは、ファイルキャビネット > フィールドにある DocuWare Administration の組織領域で定義されます。

インデックスフィールドの選択リストで [選択リストのエントリのみ入力可能] が有効になっている場合、DocuWare は入力時に選択リストのエントリを固定値として提供します。