Elektronische Signaturen mit Validated ID

DocuWare Signature Service

Die Schnittstelle für die Anbindung von einem externen Signaturdienstleister wie Validated ID ist der DocuWare Signature Service – ein Web Service, der in Workflow-Aktivitäten eingebunden wird.

Dokumente, die sich in einem DocuWare Workflow befinden, lassen sich damit an den externen Signaturdienstleister übermitteln. Dieser überprüft die Identität des Unterzeichners und gibt das unterzeichnete Dokument mit dem Signatur-Zertifikat wieder an DocuWare.

Der DocuWare Signature Service unterstützt nur PDFs - das Dokument wird bei Bedarf konvertiert. Anmerkungen aus dem DocuWare Dokument werden nicht in das zu signierende PDF übernommen. Die signierte Version des Dokuments kann entweder an das Originaldokument angehängt werden oder es ersetzen. Darüber hinaus wird ein Indexfeld mit einem bestimmten Wert aktualisiert. Dieser Wert kann z. B. eine Auslösebedingung für einen anderen Workflow sein.

Damit der Signature Service für Signaturen in Workflows verwendet werden kann, benötigt DocuWare Workflow Engine Zugriff auf den Signature Service und der Signature Service auf die DocuWare Plattform. Bei DocuWare Cloud ist dies immer gegeben, für ein On-Premises-System müssen Server und Firewall gegebenenfalls entsprechend konfiguriert werden.

Die Konfigurationsmöglichkeiten für die elektronische Signatur, wie z.B. die Platzierung der Signatur im Dokument oder die Einbindung mehrerer Unterzeichner, sind in Kapitel Service-Methoden und Parameter beschrieben.

Sowohl DocuWare Cloud als auch Validated ID erfordern SSL, so dass die Dokumente beim Unterzeichnen und nach dem Signaturprozess sicher sind. Auch jedes lokal installierte DocuWare System muss für SSL konfiguriert sein, damit der Signature Service verwendet werden kann. Die Dokumente sind also auch während der Übertragung zwischen DocuWare und dem Signaturanbieter sicher verschlüsselt..

Konfiguration: Dokumente signieren mit Validated ID

Um den DocuWare Signature Service mit Validated ID nutzen zu können, ist ein Servicevertrag mit Validated ID erforderlich. Mehr Informationen zur Lizenzierung finden Sie im White Paper Elektronische Signaturen.

Organisation registrieren

Registrieren Sie zunächst eine DocuWare Organisation beim DocuWare Signature Service. Das ist erforderlich, damit der Signature Service auf die Organisation zugreifen, Dokumente herunterladen oder aktualisieren sowie die Indexdaten aktualisieren kann. Hinweis: Der Signature Service wird in DocuWare Cloud gehostet. Deshalb muss jede Organisation, die den Signatur Service nutzt, über das Internet erreichbar sein.

Auf dieser Webseite registrieren Sie eine Organisation beim DocuWare Signature Service.

Für die Registrierung benötigen Sie die Anmeldedaten für die DocuWare Organisation. Sie werden für alle DocuWare Aktionen verwendet und sollten daher mit den notwendigen Berechtigungen für das verwendete Archiv ausgestattet sein. Zusätzlich werden Name und Passwort vom Validated ID-Abonnement sowie eine E-Mail-Adresse für die Zusendung eines Tokens abgefragt.

Validated ID bietet zwei Optionen für die Registrierung: Die Demo Subscription können DocuWare Partner zum Beispiel für die Evaluierungsphase des Kunden anfordern. Um Dokumente in einer Produktionsumgebung zu unterzeichnen, wird die Production Subscription benötigt.

Autorisierte DocuWare Partner (ADPs) können als Demo und für Präsentationen einen speziellen Zugang nutzen (nur für berechtigte Benutzer).

Signature Service als Webservice hinzufügen

Fügen Sie in der DocuWare Konfiguration der Installation den DocuWare Signature Service zu den Webservices der Organisation hinzu:

https://signature.docuware.cloud/ViDSignatureService.svc

Verwenden Sie für die Verbindung des Webservices die Option SOAP für den Webdiensttyp ohne Authentifizierung.

Signatur-Vorgang im Überblick

Der Signatur-Vorgang von einem Dokument in einem DocuWare Workflow besteht aus folgenden Schritten:

1. In einem Workflow wird die Bedingung erfüllt, unter der das Dokument signiert werden kann. Der Workflow wird gestartet.

2. Der Workflow verwendet eine Webservice -Aktivität, um die Dokumentinformationen zu übermitteln.

3. Der DocuWare Signature Service lädt das Dokument von DocuWare. Da eine Signatur nur auf PDFs aufgebracht werden kann, wird das Dokument gegebenenfalls konvertiert.

4. Der DocuWare Signature Service sendet das Dokument an Validated ID.

5. Abhängig vom gewählten Authentifizierungsverfahren (remote, biometrisch, zentralisiert)

   a) sendet Validated ID eine E-Mail zur Benutzerin, die den Link aus der Mail öffnet (remote).

   b) wird das zu signierende Dokument auf einem mobilen Gerät angezeigt (biometrisch).

   c) meldet sich die Benutzerin bei Validatid ID an (zentralisiert).

6. Die Benutzerin prüft das Dokument und unterzeichnet es, indem sie

   a) eine TAN eingibt, die zu ihrem Smartphone gesendet wurde (remote).

   b) auf dem Tablet mit einem Stift unterschreibt (biometrisch).

   c) eine PIN eingibt (zentralisiert).

7. Validated ID fügt die Signatur dem Dokument hinzu und platziert ein Bildelement für die Signatur im Dokument.

8. Validated ID benachrichtigt den DocuWare Signature Service, dass das Dokument signiert oder abgelehnt wurde.

9. DocuWare erhält das signierte Dokument zurück und speichert es im Archiv. Die signierte Version des Dokuments kann entweder an das Originaldokument geklammert werden oder es ersetzen. Zusätzlich werden einige Indexfelder aktualisiert.

Signatur-Workflow konfigurieren

In einem Signatur-Workflow wird die elektronische Signatur als Bildelement im Dokument eingefügt.

Für die Platzierung dieses Signaturbildes gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Dokument hat immer die gleiche Struktur. Ein Dokument hat immer 4 Seiten und die Signatur soll immer am Ende der dritten Seite aufgebracht werden. In diesem Fall geben Sie in den Parametern der Webservice-Aktivität die gewünschte Seitenzahl und sowie die X- und Y-Koordinaten der Signatur in Millimeter an.

2. Dokument hat eine variable Struktur. Bei einem Vertrag mit variabler Seitenzahl kann sich die Signatur verschieben, soll jedoch immer an der gleichen Stelle relativ zu einem bestimmten Textstück liegen. Geben Sie dieses Textstück als Ankertext ein – dies kann ein Satz oder ein oder mehrere Wörter sein wie oben im Bild der Begriff „Customer signature“. Der Dienst sucht dann nach der Phrase und setzt das Signaturbild zu diesem Text. Es kann einige Versuche erfordern, um die passende Position der Signatur zu finden.

Workflow-Aktivitäten einfügen

Wie der Workflow im einzelnen konfiguriert wird, hängt vom Anwendungsfall ab. Generell gilt: Für das Aufbringen einer Signatur auf einem Workflow-Dokument sind zwei Workflow-Aktivitäten nötig – Daten zuweisen (Assign data) und Webservice. Eine zusätzliche Aktivität "Warten auf Ereignis" ermöglicht es, den Workflow anzuhalten, bis das Dokument signiert ist. Weitere Informationen zur Konfiguration von einem DocuWare-Workflow erhalten Sie in der Hilfe zum Workflow Designer.

Aktivität Daten zuweisen. Fügen Sie dem Workflow eine Aktivität vom Typ Daten zuweisen hinzu. Dabei werden globale Variablen verwendet, um die Parameter für den Aufruf des Webservice zu setzen. Am besten ist es, die globalen Variablen nach dem Parameter zu benennen, für den sie stehen.

Hier ein Beispiel – Details und Parameter finden Sie im Kapitel Service-Methoden und Parameter:

Aktivität "Webservice". In der Webservice-Aktivität wählen Sie aus der Liste den DocuWare Signature Service. Wenn der DocuWare Signature Service nicht angezeigt wird, müssen Sie ihn zunächst in der DocuWare Konfiguration als Webservice einrichten. Anschließend wählen Sie hier die passende Methode aus.

Klicken Sie auf der Registerkarte Anforderung (Request) auf Methoden finden und wählen Sie die passende Methode aus. In den Parametern wählen Sie nun die globalen Variablen aus, die Sie für jeden Parameter angelegt haben.

Sie können auch die Ergebnisparameter im Tab Datenzuweisung verwenden. Auf globale Variablen gesetzt lassen sich diese zur Entscheidung über den nächsten Schritt im Workflow verwenden. Wenn z.B. das Success-Ergebnis des Webservice (d. h. „gefunden" im Success-Boolean) „false" ist, möchten Sie vielleicht einen anderen Weg einschlagen, als wenn das Ergebnis „true" ist.

Optional: Warten auf Ereignis. Wenn ein Webservice im Workflow aufgerufen wird, gibt er nach Beendigung des Aufrufs eine Rückmeldung an den Workflow. Um zu verhindern, dass dies den Workflow beendet, noch bevor das Dokument signiert ist, fügen Sie die Aktivität Warten in den Workflow ein.

Dadurch wartet der Workflow, dass das Dokument von dem/den Unterzeichner(n) signiert wird. Die häufigste Wartebedingung ist, dass sich der Wert des für den Parameter "StatusFieldName" ausgewählten Indexfelds ändert. Wenn das Feld mit dem Wert des Parameters "SuccessStatusValue" ausgefüllt wird, kann der Workflow mit dem neu signierten Dokument fortfahren. Wenn dagegen in das Feld der Wert des Parameters "FailureStatusValue" eingetragen wird, kann der Workflow ebenfalls fortfahren – diesmal mit der Bedingung, dass der Unterzeichner die Signatur des Dokuments abgelehnt hat.