Mit elektronischen Signaturen wird die Echtheit digitaler Dokumente sichergestellt. Dem Dokument werden dafür – vereinfacht gesagt – Daten hinzugefügt, welche die Authentizität und Integrität belegen. Je nach Sicherheitslevel einer Signatur unterscheiden sich die Anforderungen an die Verschlüsselung, an die Art der Authentifizierung und das Signatur-Zertifikat.
Einen detaillierten Überblick über die Sicherheitslevel und die Signaturverfahren finden Sie im White Paper Elektronische Signaturen.
Sicherheitsstufen von elektronischen Signaturen
Mit DocuWare lassen sich elektronische Signaturen mit verschiedenen Sicherheitsstufen umsetzen. Ein DocuWare Stempel mit einer Unterschrift auf einem Dokument ist ein Beispiel für eine einfache Signatur. Um die Infrastruktur für das Signieren von digitalen Dokumenten mit den höheren Sicherheitsstufen "fortgeschritten" und "qualifiziert" bereitzustellen, arbeitet DocuWare mit externen Signatur-Dienstleistern wie Validated ID oder DocuSign zusammen, die mehrere Möglichkeiten der Authentifizierung und zahlreiche Funktionen zum Aufbringen von Signaturen bieten, wie unter anderem Mehrfachsignatur oder die biometrische Signatur.
Signature Service: Schnittstelle und Konfiguration
Die Schnittstelle für die Anbindung der externen Signatur-Dienstleister ist der DocuWare Signature Service – ein Web Service, der in Workflow-Aktivitäten eingebunden wird. Dokumente, die sich in einem DocuWare Workflow befinden, lassen sich damit an einen externen Signaturdienstleister übermitteln. Dieser überprüft und bestätigt die Identität des Unterzeichners und gibt das unterzeichnete Dokument mit dem Signatur-Zertifikat an DocuWare zurück.
Die Einbindung vom DocuWare Signature Service in den Workflow übernimmt der Autorisierte DocuWare Partner (ADP) für seine Kunden bzw. DocuWare Professional Services für Direktkunden. Die nachfolgende Konfigurationsanleitung vom DocuWare Signature Service wendet sich entsprechend an Spezialisten für die Konfiguration von DocuWare Systemen.
Konfigurationsanleitungen für Workflows
Vorkonfigurierte Lösung für elektronische Signaturen
In der vorkonfigurierten Lösung "DocuWare für Elektronische Signatur" sind die Workflows und weitere Komponenten wie unter anderem Archive für eine elektronische Signatur bereits eingerichtet. Es lassen sich ohne weiteren Konfigurationsaufwand Dokumente zur Unterzeichnung an externe Dienstleister, Kunden, Partner etc. übergeben. Die Lösung steht für DocuWare Systeme ab Version 7.4 zur Verfügung.