DocuWare kooperiert mit Validated ID als Anbieter von Vertrauensdiensten, um Dokumente in einem Workflow zu signieren.
DocuWare bietet zur Konfiguration der Signatur eine Reihe von Service-Methoden mit jeweils spezifischen Parametern an. Diese sind in der Liste unten in diesem Artikel beschrieben.
Für jede Signatur wird in der Workflow Konfiguration eine eigene Service-Methode hinterlegt. Mit dieser Service-Methode wählen Sie zugleich das Verfahren zur Authentifizierung und Unterzeichnung - entweder biometrisch, remote oder zentralisiert.
Zum Beispiel ermöglicht die Methode AddNewDocument eine zentralisierte Authentifizierung, bei der ein Zertifikat für den Unterzeichner bereits beim Anbieter hinterlegt ist, die Methode AddNewDocumentRemote hingegen erfordert eine Zwei-Faktor-Authentifizierung.
Die Service-Methoden bieten unter anderem folgende, weitere Konfigurationsmöglichkeiten:
Unterzeichnen eines Dokuments an mehreren Stellen, zum Beispiel bei Verträgen
Signieren von mehreren, geklammerten Dateien in einem DocuWare Dokument. Das bietet sich zum Beispiel an, wenn mit einem Vertrag eine Standard-Vertraulichkeitsvereinbarung unterschrieben werden soll.
Frist für das Signieren setzen
Erinnerungsmails einrichten
Kopie des signierten Dokuments an den Unterzeichner senden
Elektronischer Firmenstempel: Versehen Sie ein Dokument mit einem Siegel, bevor Sie sie an den Unterzeichner versenden. So weisen Sie die Dokumente als authentisch und unverändert aus.
DocuWare Signature Service
Voraussetzung für die Signatur von Dokumenten in einem Workflow ist, dass der DocuWare Signature Service über eine Web Service Aktivität im Workflow hinterlegt ist.
Nach der Signatur
Nachdem die unterzeichnende Person das Dokument signiert oder abgelehnt hat, benachrichtigt Validated ID den DocuWare Signature Service, der das Dokument von Validated ID lädt. Der Parameter "PostSigningAction" bestimmt, wie das Dokument behandelt wird, zum Beispiel, ob es geklammert oder durch die neue Datei ersetzt wird.
Wenn das Dokument signiert wurde, schreibt der DocuWare Signature Service über den Parameter “SuccessStatusValue” eine entsprechenden Wert, wie zum Beispiel "Signed" in das über “StatusFieldName” definierte Feld.
Falls ein Fehler beim Signaturprozess aufgetreten ist, wird in das über “StatusFieldName” definierte Feld der entsprechende Wert aus dem Parameter “FailedStatusValue” eingetragen
Wenn die unterzeichnende Person die Signatur abgelehnt hat, wird der Ablehnungsgrund in das über “RejectionReasonFieldName” definierten Feld gespeichert.
Danach kann der Workflow fortgesetzt werden. Der Signature Service entfernt das Dokument aus Validated ID.