Beim Anwenden von Workflow Manager wird immer eine zuvor angelegte Konfiguration ausgeführt und damit jeweils eine neue Instanz des Workflows erzeugt. In einer Workflow-Konfiguration ist u.a. festgelegt, welche Aufgabe zu erledigen ist und welche Entscheidungen in ihr zu treffen sind. Dabei kann eine Aufgabe nicht nur einem Benutzer oder einer Rolle, sondern auch einer Vertretungsregel zugewiesen werden. In dieser lassen sich Zuständigkeiten abstrakten Stellen, z.B. Kostenstellen, zuordnen, die eine Gruppe von Personen umfassen. Die Aufgabe geht dann automatisch immer an den ersten dieser Mitarbeiter, der als "Im Büro" angezeigt wird. So läuft jeder Workflow bis zum Ende erfolgreich ab, unabhängig davon, ob eine bestimmte Person anwesend ist. In Eskalationsstufen werden Fristen für die Erledigung der Aufgaben festgelegt und es wird bestimmt, was passieren soll, wenn eine Aufgabe zu lange bei einer Stelle liegt, ohne bearbeitet zu werden.
Das Rechtemanagement sieht u.a. einen Designer und einen Controller vor. Der Controller hat innerhalb eines Workflows den Überblick über alle Aufgaben, die bei den Beteiligten noch offen sind, und kann kontrollierend eingreifen. Der Designer kann zusätzlich auch Workflows erstellen, bearbeiten und löschen.
Der komplette DocuWare Workflow Manager ist Bestandteil jeder DocuWare Cloud Lizenz. Verwenden Sie DocuWare als lokal installiertes System, steht Ihnen DocuWare Workflow Manager als Zusatzmodul zur Verfügung.
Workflow Designer als Desktop App installieren
Workflow Designer ist eine Desktop App, die lokal auf dem PC installiert wird. Den Installationsassistenten rufen Sie im DocuWare Client über das Hauptmenü und Desktop Apps installieren auf.
Der Tab Aufgaben im DocuWare Client wird standardmäßig angezeigt (nur mit der Verwendung der Read-Only Flat Lizenz wird der Reiter nicht angezeigt).
Workflows konfigurieren mit Workflow Designer
Mit Workflow Designer erstellen und bearbeiten Sie die Konfigurationen Ihrer Workflows. Dabei bestimmen Sie u.a. folgende Elemente:
Auslöser: Sie legen fest, welches Ereignis eine neue Workflow-Instanz erzeugt. Dies kann das Ablegen eines neuen Dokuments in einem DocuWare Archiv sein oder die Änderung von Indexwerten für ein bereits abgelegtes Dokument.
Ein Workflow kann auch per Zeitsteuerung ausgelöst werden – in diesem Fall für maximal 100 Dokumente.Aufgaben: Sie definieren Aufgaben und weisen sie einem Benutzer, einer Rolle oder einer Vertretungsregel zu.
Entscheidungen: Sie legen fest, welche Entscheidungsmöglichkeiten dem Zuständigen innerhalb einer Aufgabe vorgegeben werden, z.B. ob er eine Rechnung annehmen bzw. ablehnen soll.
Erinnerungen: Sie bestimmen, wann ein Zuständiger an eine Aufgabe erinnert oder wann diese durch eine Zeitüberschreitung neu zugewiesen werden soll.
Anbindungen: Sie legen fest, ob und welche Daten aus externen Quellen ausgelesen werden sollen, während ein Dokument einen Workflow durchläuft, z.B. der Rechnungsbetrag aus der Datenbank Ihrer Finanzsoftware.
Damit Workflow Manager in Ihrer Organisation verwendet werden kann, müssen mit Workflow Designer zunächst Workflow-Konfigurationen angelegt werden. Solche Konfigurationen können alle DocuWare Benutzer einrichten, die das Recht Workflows designen haben (DocuWare Konfiguration > Benutzerverwaltung > Benutzer x > Funktionsprofile). Konfigurationen werden also zentral erstellt und dann an bestimmte Benutzer, Rollen sowie Vertretungsregeln verteilt.
Ab DocuWare version 7.11 konfigurieren Sie Vertretungsregeln und Vertretungslisten in der DocuWare Konfiguration > Benutzerverwaltung.
Aufgaben bearbeiten im DocuWare Client
Arbeiten Sie mit DocuWare Workflow Manager, haben Sie im DocuWare Client eine zusätzliche Liste mit den Workflow-Aufgaben, die für Sie zur Bearbeitung anstehen. Darin hat jeder Workflow eine eigene Registerkarte, auf der die zugehörigen Aufgaben in einer Liste erscheinen. Wie diese Liste aussieht, legen Sie im Workflow Designer fest. Die Liste wird automatisch aktualisiert, wenn neue Aufgaben hinzugefügt werden oder Aufgaben bereits erledigt wurden. Möchten Sie die Liste der Workflow-Aufgaben manuell aktualisieren, klicken Sie in der Titelleiste auf das entsprechende Icon.
Mit einem Klick auf die drei Punkte oben rechts in einer Aufgabenliste stehen zusätzliche Optionen zur Verfügung: Rufen Sie einen Link auf die Aufgabenliste ab, oder exportieren Sie die Aufgabenliste als CSV-Datei.
Der Bereich Workflow-Aufgaben teilt sich in die Navigationsleiste und das Menü oben, in die Auflistung der Aufgaben in der Mitte und in den Bereich mit den Entscheidungen unten.
In der Navigationsleiste hat jeder Workflow hat einen eigenen Reiter, der den Namen des jeweiligen Workflows und die Anzahl der darin zugewiesenen Aufgaben enthält.
Die Workflow-Historie zeigt an, welche Entscheidungen welche Benutzer beim Bearbeiten eines Workflows getroffen haben.
Mit DocuWare Version 7.12 muss mindestens eine dieser Archivberechtigungen den Benutzern, die den Workflow-Verlauf eines Dokuments einsehen möchten, zugewiesen sein:Suche nach
Dokument anzeigen
Mit DocuWare Version 7.11 steht neben der Workflow-Historie auch die Entscheidungshistorie zur Verfügung. Die Entscheidungshistorie wird in der Seitenleiste des Viewers angezeigt. Dort werden alle Entscheidungen aufgelistet, die während eines Workflows für ein Dokument getroffen wurden. Die Entscheidungshistorie kann für alle Dokumente, die einen Workflow durchlaufen (haben), aufgerufen werden, auch rückwirkend für Dokumente mit abgeschlossenem Workflow.
Die aktuelle Aufgabe wird in beiden Arten der Historie nun auch bei bereits gesendeten Anfragen angezeigt.Die Funktion Neu zuweisen kann im Workflow Designer pro Workflow de/aktiviert werden. Standardmäßig ist sie aktiviert.
Die Entscheidungen gehören zu der jeweils in der Liste markierten Aufgabe. Welche Entscheidungen mit welchen Details für eine Aufgabe für Sie zur Auswahl stehen, wird im Workflow Designer konfiguriert.
Anfrage senden aus dem DocuWare Client
Wenn Sie zu einem Dokument lediglich eine kurze Anfrage an Kollegen oder Geschäftspartner richten möchten, nutzen Sie dafür am besten die Funktion Anfrage senden: Direkt aus dem DocuWare Client heraus können Sie damit Anfragen zu einem Dokument versenden. Solche Anfragen eignen sich für einmalige oder selten vorkommende Prozesse, für die das Einrichten eines üblichen Workflows mit dem Workflow Designer zu viel Aufwand bedeuten würde.
Beispiele:
Die Leiterin der Finanzabteilung hat mit dem Vermieter des Firmengebäudes einen neuen Vertrag ausgehandelt. Um dafür die Freigabe des Geschäftsführers einzuholen, weist sie diesem eine Anfrage zu. Sie gibt Betreff und Details der E-Mail plus die zu fällenden Entscheidungen an. Der Geschäftsführer erhält eine E-Mail und gibt den Vertrag in seinen Aufgaben frei oder lehnt ihn ab. Die Finanzchefin kann die Entscheidung sofort unter "Zugewiesene Anfragen" einsehen.
Ein Teamleiter erhält einen interessanten Newsletter, den er per E-Mail an drei Teammitglieder weiterleiten möchte. Dabei sollen alle drei bestätigen, dass sie den Newsletter gelesen haben. Der Teamleiter weist diesen Kollegen eine Anfrage mit den entsprechenden Informationen zu. Alle drei Mitarbeiter erhalten die gleiche E-Mail und bestätigen jeder für sich die Lektüre des Dokuments. Der Teamleiter sieht sofort, wer die Anfrage bereits erledigt hat.
Sie finden die Funktion Anfrage senden im Kontextmenü einer Ergebnisliste oder einer gespeicherten Liste. Der Kontextmenüeintrag wird nur eingeblendet, wenn vorher ein einzelnes Dokument ausgewählt wurde. Falls Sie das Dokument bereits im Viewer geöffnet haben, klicken Sie bei den Werkzeugen auf den Button Anfrage senden.
In den Optionen für die Anfrage legen Sie fest, ob der Adressat zusätzlich per Mail oder nur im Web Client benachrichtigt wird. Wenn der Benutzer für die Entscheidung einen Stempel verwenden können soll, lässt sich auch dies hier definieren.
Die Optionen im Kontextmenü einer Anfrage sind die gleichen wie die Option in der Standard-Ergebnisliste des jeweils verknüpften Archivs. Das heißt, wenn eine Funktion in den Einstellungen der Ergebnisliste verborgen ist, wird diese auch in den Optionen der Anfrage nicht sichtbar sein.
Wenn mehrere Anfragen in der Liste ausgewählt sind, stehen die Optionen Drucken, Download und Per E-Mail teilen nicht zur Verfügung.
Best Practice für Workflows
Damit Ihr DocuWare System beim Einsatz von Workflow Manager die bestmögliche Performanz zeigen kann, sollten Sie beim Erstellen von Workflows die folgenden Punkte berücksichtigen.
Indexdaten und Variablen
Workflows werden im Workflow Manager nicht über Indexeinträge gesteuert (im Unterschied zum Modul Task Manager). Es ist daher nicht notwendig, dass Indexeinträge im Verlauf des Workflows geändert werden.
Sollten Sie Werte aus den Indexdaten des Dokuments benötigen, verwenden Sie dafür am besten Variablen und weisen die Indexwerte einmalig diesen Variablen zu. Innerhalb jedes einzelnen Workflows können Sie dann auf die Variablen zugreifen und damit arbeiten. Dies gilt auch für die Formulierung von E-Mail-Texten, auch in diese sollten nur Variablen eingebunden werden. Der Zugriff auf Indexfelder benötigt wesentlich mehr Zeit und Ressourcen als das Einbinden von Variablen.
Sollte es trotzdem notwendig sein, dass Indexdaten während der Ausführung von Workflows geändert werden müssen, haben Sie dazu zwei Möglichkeiten:
Innerhalb einer Aufgabe: Dabei wird der Benutzer verwendet, der die Aufgabe gerade erledigt. Dieser Benutzer benötigt entsprechende Rechte im Archiv, um die Indexdaten zu ändern. Falls beim Ändern der Indexdaten ein Fehler auftritt, wird die Aufgabe nicht abgeschlossen und der Benutzer sieht eine Fehlermeldung im Web Client.
Mit einer Daten zuweisen-Aktivität: Hier wird für die automatische Aktivität der Benutzer verwendet, der in der Start-Aktivität festgelegt ist. Dieser Benutzer benötigt ebenfalls Rechte im Archiv, um die Indexdaten zu ändern. Sollte beim Ändern der Indexdaten ein Fehler auftreten, wird die Aufgabe an den Controller des Workflow weitergegeben.
Anfangswerte der Variablen sind „“ für Textvariablen und „0“ für numerische Variablen. Datumsvariablen sind nicht vorbelegt. Wenn Sie andere Anfangswerte benötigen, sollten Sie diese mit einer Daten-zuweisen-Aktivität vorbelegen.
Stempel
Die Workflow-Historie ist die beste Möglichkeit, um die in einem Workflow getroffenen Entscheidungen nachzuvollziehen. Daher sind Stempel in Workflows mit dem Workflow Manager nicht mehr notwendig; auch aus Performanzgründen sollten diese möglichst sparsam eingesetzt werden.
E-Mail-Benachrichtigungen
E-Mail-Benachrichtigungen werden für jedes Dokument und jede Aufgabe einzeln verschickt. Benachrichtigungen sollten Sie nur für diejenigen Benutzer einrichten, die nicht regelmäßig in DocuWare arbeiten.
Externe Daten und Datenbanken
Wenn Ihr Workflow auf externe Daten (andere Archive oder externe Datenbanken) zugreifen soll, empfiehlt es sich für eine optimale Performanz, die SQL-Abfrage so zu definieren, dass nur ein Ergebnis zurückgeliefert wird.
Wenn Sie externe Datenbanken abfragen und dabei Variablen aus einem Workflow in die SQL-Abfrage einsetzen, prüfen Sie bitte, ob die Spalte in der externen Datenbank eine Textspalte ist. In diesem Fall müssen die Variablen in Hochkommas gesetzt werden.
Im Unterschied dazu sind numerische Felder in DocuWare Integerwerte mit festgelegten Dezimalstellen.
Aufgaben an Benutzer, Rollen oder Vertretungsregeln zuweisen
Aufgabe:
Wenn Sie eine Aufgabe einem Benutzer zuweisen, sieht nur dieser eine Benutzer die Aufgabe.
Wenn Sie eine Aufgabe einer Rolle zuweisen, können alle Benutzer dieser Rolle die Aufgabe sehen. Sobald ein Benutzer diese Aufgabe öffnet, wird sie gesperrt. Ist sie erledigt, verschwindet sie bei allen anderen Benutzern aus deren Ansicht.
Wenn Sie eine Aufgabe einer Vertretungsregel zuweisen, sieht der erste Benutzer in der Vertretungsregel die Aufgabe. Falls dieser Benutzer als "Nicht im Büro" vermerkt ist, wird die Aufgabe an den nächsten erreichbaren Benutzer in der Liste weitergeleitet.
Parallele Aufgabe:
Wenn Sie eine parallele Aufgabe einem Benutzer zuweisen, sieht nur dieser eine Benutzer die Aufgabe.
Wenn Sie eine parallele Aufgabe mehreren Benutzern zuweisen, sehen alle Benutzer die Aufgabe. Alle Benutzer müssen die Aufgabe erledigen, es sei denn, Sie haben Abbruchbedingungen definiert.
Wenn Sie eine parallele Aufgabe einer Vertretungsregel zuweisen, sieht der erste Benutzer in der Vertretungsregel die Aufgabe. Falls dieser Benutzer als "Nicht im Büro" vermerkt ist, wird die Aufgabe an den nächsten erreichbaren Benutzer weitergeleitet.
Systemvariablen "Aktueller Benutzer" und "Benutzer der Aufgabe"
Neben der Variablen Aktueller Benutzer gibt es auch die Variable Benutzer der Aufgabe. Für das Zuweisen an Benutzer empfiehlt es sich, die Variable "Benutzer der Aufgabe" zu verwenden.
Mehr Informationen zu Systemvariablen
Funktionales Recht “Alle Benutzer anzeigen”
Das funktionale Recht Alle Benutzer anzeigen ist erforderlich für
Benutzer mit den Rollen Workflow Designer, Workflow Controller und Workflow Systembenutzer
alle Benutzer, die Workflow Aufgaben bearbeiten – in dem Fall, dass die Aufgabenliste Benutzernamen enthält
Standardmäßig wird das Recht Alle Benutzer anzeigen über das Default Organization Profile gewährt. In diesem Fall ist sichergestellt, dass alle Benutzer in einem Workflow über die erforderlichen Zugangsberechtigungen verfügen.
Es ist jedoch möglich, das Recht Alle Benutzer anzeigen auf bestimmte Benutzer einzuschränken. Mehr dazu finden Sie in der Hilfe zur Benutzerverwaltung.
Wenn in Ihrer DocuWare Organisation das Recht Alle Benutzer anzeigen eingeschränkt ist, stellen Sie sicher, dass die relevanten Workflow-Benutzer dieses Recht behalten.
Das Recht Alle Benutzer anzeigen ist entscheidend dafür, dass Workflows reibungslos durchlaufen. Es gibt keinen Workaround oder keine alternative Konfigurationsmöglichkeit.
Für mehr Informationen zu diesem Thema wenden Sie sich an Ihren DocuWare Kontakt.