Größenbeschränkung für Formulare und Anhänge
Komponente: DocuWare Forms
Für nicht-öffentliche Formulare ist die Größenbeschränkung für Dateianhänge gelockert, von 20 MB auf 300 MB pro Anhang und von 100 MB auf 500 MB für das gesamte Formular, inklusive Bilder, Felder, Daten und Anhänge.
Bei öffentlichen Formularen bleiben aus Sicherheitsgründen die bestehenden Größenbeschränkungen (20 MB bzw. 100 MB) erhalten.
Anwendungen
Reisekostenformular: Fotos von Spesenrechnungen können direkt ins Formular geladen werden, sie müssen nicht zuvor heruntergerechnet werden.
Bestellanforderung: auch umfangreichere, z.B. mit Bildern versehene Angebote können problemlos an das Formular angefügt werden
Vorteile
Besserer Unterstützung üblicher Einsatzszenarien
Benutzerfreundlicher
So geht's
Die erlaubten Größen für die Dateianhänge bestimmen Sie wie bisher bei den Feldeinstellungen zu Dateianhangsfeldern. Für bestehende nicht-öffentliche Formulare werden die Werte beim Update auf Version 7.10 nicht automatisch geändert.
Pflichtfeld oder Read-Only als Optionen für ganze Indextabellen
Komponenten: Archivdialoge, Workflow-Aufgaben
Indextabellen lassen sich jetzt genauer konfigurieren, als Pflichtfeld oder Read-Only, und zwar in Ablage-und Indexdialogen sowie bei Workflow-Aufgaben.
Als Pflichtfeld muss mindestens eine Zeile der Tabelle vollständig ausgefüllt sein. Bei Read-Only können User weder Daten eingeben oder ändern noch Zeilen hinzufügen oder entfernen.
Bislang waren entsprechende Einstellungen nur bezüglich der Spalten möglich, nicht bezogen auf die komplette Indextabelle.
Vorteile
Mit der Option "Pflichtfeld" leere Tabellen ausschließen
Mit der Option "Read-Only" die Bearbeitung der Indextabelle vollständig ausschließen
Der Handlungsspielraum der User bei Indextabellen kann passgenau denifiert werden
So geht's
Für Ablage- und Indexdialoge stehen die Optionen innerhalb der Dialogkonfiguration zur Verfügung, bei Workflow Aufgaben bei den Einstellungen zur Indextabelle:
Archive als Quelle für Auswahllisten
Komponente: Indexierungshilfen
Archive können jetzt auch bei On-Premises-Systemen direkt als Quelle für Auswahllisten ausgewählt werden, die Anbindung über eine Datenbankverbindung ist nicht länger nötig. Bei DocuWare Cloud besteht diese Möglichkeit bereits seit einer Version 7.9.
Anwendungen
Lieferantenstammdaten werden in einem Archiv erfasst und gepflegt. Im Rechnungsarchiv stehen die Firmennamen in der Lieferantenauswahlliste zur Verfügung.
Entsprechend kann auch ein Archiv mit Kostenstellennummern und -Namen verwendet werden.
Vorteile
Daten einfach nutzen
Einheitliche Daten, bespielsweise Firmennamen, über mehrere Archive hinweg
So geht's
In der DocuWare Konfiguration im Bereich Indexíerungshilfen steht die Option als Quelle bei Externen Auswahllisten zur Verfügung.
Funktionales Recht: Alle Benutzer anzeigen
Komponente: Benutzerverwaltung
Das neue funktionale Recht „Alle Benutzer anzeigen“ ermöglicht beziehungsweise verhindert, dass Users sehen, welche Rechte, Profile oder Rollen anderen Benutzern zugewiesen sind.
Anwendung
Einhaltung von Datenschutz, wenn nicht alle Nutzer im System sehen dürfen, welche Users es noch gibt bzw. welche Rechte sie haben
Vorteil
Einfache Umsetzung von Datenschutzmaßnahmen
So geht's
Um das bisherige Verhalten nicht zu ändern, wird beim Update auf Version 7.10 das Recht im „Default Organization profile“ gesetzt, so dass es für alle Benutzer in der Organisation gilt. Um einzelnen Benutzern dieses Recht zu entziehen, muss der Organisationsadministrator es im „Default Organization profile“ deaktivieren, und den anderen Benutzern das Recht über ein weiteres Funktionsprofil wiederum zuweisen.
Benutzerlizenzen einfacher zuweisen
Komponenten: Benutzerverwaltung, DocuWare Cloud
Bei der Verwaltung der Benutzer ist das Tab „Lizenzen“ hinzugekommen, um dem jeweiligen User eine Named oder Workflow Lizenz zuweisen zu können, bzw. eine Lizenz zu entziehen. Zudem wird die verbleibende Anzahl an verfügbaren Lizenzen angezeigt.
Anwendungen
Benutzer mit passender Lizenz austatten
Anzahl an freien Benutzerlizenzen einsehen
Vorteil
einfachere Lizenzzuweisung
So geht's
In der Benutzerverwaltung auf Ebene eines einzelnen Benutzers ist das neue Tab verfügbar. Es kann maximal eine Lizenz pro User vergeben werden.
Export: Neues Dateikodierungsformat
Komponenten: Export
CSV-Dateien, die aus DocuWare exportiert wurden, sollen mitunter in ältere Versionen von Drittanwendungen importiert werden. Um dies ohne Konvertierung zu ermöglichen, steht Ihnen für die Dateikodierung jetzt auch das Format "UTF-8 ohne BOM" zur Verfügung (BOM steht für Byte Order Mark).
Vorteile
Erweitert Kompatibilität
Spart Zeit für Workarounds
So geht's
Sie wählen die Option in den Organisationseinstellungen aus, sie wird dann beim Export aus der Ergebnisliste verwendet. Für DocuWare Export wird die Organisationseinstellung als Standard übernommen und kann dann für jede Export-Konfiguration geändert werden.
UTF-8 ist nicht auf BOM angewiesen, sodass es nicht eingeschlossen werden muss. Wenn es enthalten ist, kann es von der lesenden Anwendung ignoriert werden.