Benutzer und deren Rechte managen Sie innerhalb der DocuWare Konfiguration.
Hier erstellen Sie neue Benutzer mit einem persönlichen Briefkorb und allen für seine Aufgaben benötigten Rechten. Letztere können Sie dem Benutzer wie gewohnt über die Zugehörigkeit zu Gruppen und Rollen und über die Zuweisung von Funktionen, Funktions- und Archivprofilen erteilen. Auch die Dialoge und Stempel, die der neue Benutzer verwenden darf, legen Sie an dieser Stelle fest. Sobald sich neue Benutzer über die automatisch versendete Registrierungs-Mail angemeldet haben, können sie beginnen.
Zusätzlich zu Benutzern verwalten Sie hier auch Gruppen, Rollen und Funktionsprofile.
Mit DocuWare Version 7.12 können Sie Benutzer als Liste im CSV-Format exportieren, die grundlegende Details wie den Namen des Benutzers, die E-Mail-Adresse, die hinzugefügten Lizenzen und vieles mehr enthält.
Benutzerverwaltung - Benutzer
Im Folgenden erhalten Sie einen Überblick über die Funktionen der Benutzerverwaltung innerhalb der DocuWare Konfiguration.
Informationen zu einzelnen Optionen bei der Benutzer-Konfiguration erhalten Sie direkt innerhalb der Software über die Info-Icons.
Übersicht der Benutzer
Neue Benutzer anlegen
Der DocuWare Benutzername darf kein Sonderzeichen wie zum Beispiel „│“ (ALT-179) enthalten.Benutzer, die durch fehlgeschlagene Anmeldeversuche gesperrt sind, entsperren
Registrierungsmail an den Benutzer senden
Benutzer löschen
Suchen und Filtern in der Übersicht der Benutzer
Konfiguration eines Benutzers
Benutzer mit Name und E-Mail anlegen
Erstes Passwort für den Benutzer festlegen oder Anmeldung per Registrierungsmail ermöglichen
Automatisch Briefkorb für den Benutzer erstellen
Benutzer mit Rechten ausstatten: über Gruppen, Rollen, Archivprofile, Funktionsprofile oder direkt einzelne Funktionen
Benutzer Dialoge und Stempel zuweisen
Benutzerrechte ändern
Passwort für Benutzer ändern oder entsprechende Mail an den Benutzer senden
Benutzerverwaltung - Gruppen
Gruppen sind Zusammenfassungen von Benutzern und erleichtern die Rechtevergabe. Durch die Zugehörigkeit zu einer Gruppe erhält ein Benutzer die Rechte, die der Gruppe zugewiesen sind. Die Rechtevergabe an die Gruppe erfolgt wiederum über die Zuweisung von Rollen.
Gruppen sind unverzichtbar, wenn Sie eine Benutzer-Synchronisierung mit Verzeichnisdiensten verwenden. Andernfalls können Sie auch nur mit Rollen arbeiten und diese den Benutzern direkt zuweisen.
Standardmäßig eingerichtet ist die Gruppe "Public". Die vordefinierten Benutzer "Admin" und "Basic" sind dieser Gruppe zugeordnet. Außerdem enthält diese Gruppe die Rolle "Default Organization role".
Für jede Gruppe definieren Sie:
Name der Gruppe
Mitglieder der Gruppe
Rollen zur Vergabe von Rechten an die Gruppenmitglieder
Mehr zum Rechtesystem in DocuWare
Benutzerverwaltung - Rollen
Rollen sind Bündelungen von Funktionsprofilen, Archivprofilen sowie Dialogen und erleichtern die Rechtevergabe. Denn über eine oder mehrere Rollen erteilen Sie einem Benutzer mit wenigen Klicks dessen komplettes Rechte- und Funktionsspektrum in DocuWare.
Rollen können sowohl Benutzern direkt als auch Gruppen zugewiesen werden.
Standardmäßig eingerichtet sind die Rollen "Organization Administrator"und "Default Organization role".Letztere enthält die Gruppe "Public".
Für jede Rolle definieren Sie:
Name der Rolle
Enthaltene Funktionsprofile
Enthaltene Archivprofile
Enthaltene Archivdialoge, also Suchdialoge, Ablagedialoge, Ergebnislisten, Listen und Ordneransichten
Der Rolle zugewiesene Benutzer und Gruppen
Mehr zum Rechtesystem in DocuWare
Benutzerverwaltung - Funktionsprofile
Funktionsprofile sind Bündelungen von funktionalen und administrativen Rechten in DocuWare und erleichtern die Rechtevergabe. Im Gegensatz zu Archivprofilen beziehen sich Funktionsprofile nicht auf einzelne Archive, sondern gelten generell.
Funktionsprofile können sowohl Benutzern direkt als auch Rollen zugewiesen werden.
Standardmäßig eingerichtet ist das Funktionsprofil "Default Organization profile". Es enthält die Rolle "Default Organization role".
Für jedes Funktionsprofil definieren Sie:
Name des Funktionsprofils
Enthaltene Rechte zu Komponenten der Konfiguration und Administration von DocuWare
Dem Funktionsprofil zugewiesene Benutzer und Rollen
Mehr zum Rechtesystem in DocuWare.
Funktionales Recht Alle Benutzer anzeigen einschränken
Das funktionale Recht Alle Benutzer anzeigen wird über das Default Organization Profile standardmäßig gewährt. Alle DocuWare Benutzer in diesem Profil können die Berechtigungen, Profile und Rollen anderer Benutzer sehen.
Um diese Berechtigung nur ausgesuchten Benutzern zuzuweisen, deaktivieren Sie Alle Benutzer anzeigen im Default Organization Profile, erstellen ein neues Profil, das nur das Recht Alle Benutzer anzeigen enthält, und weisen dieses neue Profil allen gewünschten Benutzern zu.
Vertretungsregel und Vertretungsliste
Ab Docuware Version 7.11 erstellen Sie Vertretungsregeln und Vertretungslisten in der DocuWare Konfiguration > Benutzerverwaltung.
Vertretungsregel
Mit einer Vertretungsregel sorgen Sie dafür, dass eine Workflow-Aufgabe auch dann erledigt werden kann, wenn der Inhaber einer Aufgabe nicht an seinem Arbeitsplatz erreichbar ist, z.B. aufgrund von Urlaub. Für diesen Fall legen Sie in der Vertretungsregel fest, welchen Mitarbeitern die Aufgabe in welcher Reihenfolge zugewiesen werden soll. Bei Abwesenheit des eigentlichen Inhabers geht die Aufgabe dann an den ersten Mitarbeiter innerhalb der Vertretungsregel. Sollte dieser z.B. auch im Urlaub sein, wird die Aufgabe an den zweiten Vertreter weitergeleitet und so weiter.
Um eine Vertretungsregel anzuwenden, muss entweder der Administrator oder der Benutzer selbst die Abwesenheit im Hauptmenü des DocuWare Client Profil & Einstellungen > Abwesenheit eintragen und zudem die Abwesenheit von Mitarbeitern eintragen, denen Aufgaben zugeordnet werden und/oder die Teil einer Vertretungsregel sind.
Vertretungsliste
Mehrere Vertretungsregeln werden in einer Vertretungsliste zusammengefasst. Zum Beispiel kann sich eine Vertretungsliste aus Vertretungsregeln für verschiedene Kostenstellen zusammensetzen. Aus einer Vertretungsliste wählen Sie im Workflow Designer alle oder einzelne Vertretungsregeln für die Zuweisung von Aufgaben aus. Eine Regel sollte also mindestens zu einer Vertretungsliste gehören.
Benutzerverwaltung - Lizenzen
Weisen Sie dem Benutzer User eine Named oder Workflow Lizenz zu, bzw. entziehen ihm diese. Zudem wird die verbleibende Anzahl an verfügbaren Lizenzen angezeigt. Es kann maximal eine Lizenz pro User vergeben werden.
Mit DocuWare 7.12 ermöglicht die Funktion „Lizenzzuweisung für die gesamte Gruppe“ Administratoren, Lizenzen (sofern genügend verfügbar sind) allen Benutzern zuzuweisen, die einer Gruppe angehören.