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ドキュメントは 1000 個のブロック単位で取得されます。マウスホイールまたはキーボードの Page Down キーを使用して画像スライダーを終端に移動するか、次をロードをクリックすると、Windows Explorer Client が次のブロックを自動的に表示します。ファイルキャビネットにドキュメントが大量に保存されている場合でも、この遅延読み込み手順を使用すると、ドキュメントがすぐに表示されます。再読み込みが適切に機能するようにするには、フォーマットされたドキュメント名が必要です。
Windows Explorer Client でドキュメントを操作する機能は、コンテキストメニューから呼び出すことができます。
ザーがドキュメントを編集する権限を持っていない場合、コンテキストメニュー項目を使用してドキュメントを編集できますが、ドキュメントを DocuWare に保存することはできません。
この機能を使用するには、表示権限と変更権限に加えて、DocuWare ファイルキャビネットのエクスポート権限が必要になります。
デフォルトでは、ドキュメントのインデックスエントリがファイル名として使用されているとき、そのインデックスエントリに Windows Explorer で通常使用されない文字 (?!/ など) が含まれていても、ドキュメントは表示されます。これらの文字は "_." で置き換えられます。
プログラムから開く
Windows Explorer Client で、アーカイブされているドキュメントを右クリックし、コンテキストメニューでプログラムから開くを選択します。Windows Explorer を使用する場合と同様にダイアログが開き、ドキュメントを開くプログラムを選択できます。
DocuWare ユーザーがドキュメントを編集する権限を持っていない場合、コンテキストメニュー項目を使用してドキュメントを編集できますが、ドキュメントを DocuWare に保存することはできません。
この機能を使用するには、表示権限と変更権限に加えて、DocuWare ファイルキャビネットのエクスポート権限が必要になります。
デフォルトでは、ドキュメントのインデックスエントリがファイル名として使用されているとき、そのインデックスエントリに Windows Explorer で通常使用されない文字 (?!/ など) が含まれていても、ドキュメントは表示されます。これらの文字は "_." で置き換えられます。
ドキュメントを Web Client Viewer で開く
ドキュメントを Web Client Viewer で開くには、コンテキストメニューで Web Viewer で開く項目を選択します。DocuWare のように、そこで注釈やスタンプをドキュメントに追加することができます。
ドキュメントの印刷
ドキュメントのコンテキストメニューを使用すると、PDF ドキュメントを Windows Explorer から直接印刷できます。アプリケーションを開く必要はありません。ドキュメントの形式が異なる場合は、印刷する前に自動的に PDF に変換されます。PDF にコメントが含まれている場合は、コメントも同時に印刷するかどうかを選択できます。ドキュメントのすべてのセクションが印刷されることにご注意ください。Windows のデフォルトのプリンターが使用されます。
ドキュメントのバージョンを表示する
各ドキュメントの前バージョンのリストを表示することができます。そのためには、[バージョン履歴] のコンテキストメニューを使用します。
バージョン履歴ダイアログには次の列が表示されます。
バージョン番号：バージョン番号
バージョンステータス：バージョンステータス
変更者：文書や索引データを編集したユーザ
最後の更新日時：文書および／またはインデックスデータの変更日
コメント：コメント
バージョン履歴の表を右クリックすると、コンテキストメニューで次のオプションが利用できます。
開く：ドキュメントがビューアで開きます
エクスポート：ドキュメントをチェックアウトなしにファイルフォルダにエクスポートします
印刷：ドキュメントを印刷します
メールで送信：ドキュメントを添付ファイルとした新規メールがメールプログラムで開きます。
ステータスを変更：ステータスが [失効] となっているドキュメントを [最新] のステータスに変更することができます。
ステータスが [進行中] のドキュメントのチェックアウトは取り消すことができます。
[バージョン履歴] オプションは、バージョン管理がファイルキャビネットで有効になっている場合にのみ利用できます。
インとアウトのドキュメントをチェックする
ドキュメントをファイルキャビネットからファイルシステムへチェックアウトできます。ドキュメントのコピーが作成され、元のドキュメントはロックされます。チェックインするには、ドキュメントを Windows Explorer Client のディレクトリにドラッグします。これにより、どのファイルキャビネットがチェックインに関連するか、自動的に認識されます。古いドキュメントは保持されます。ドキュメントをチェックインまたは保存すると、新しいドキュメントバージョンが作成されます。入力ダイアログが開きます。メインとサブナンバーからなるバージョン番号を選択します。オプションとしてコメントを追加することができます。
チェックアウトとチェックイン機能を使用するには、ファイルキャビネットのチェックアウト権限がなければなりません。さらに、バージョン管理がファイルキャビネットで有効になっている必要があります。
ドキュメントのインデックスエントリを表示、変更する
ドキュメントでコンテキストメニューを開き、インデックスエントリの編集を選択して、インデックスダイアログが統合されたビューアを開きます。ここにはドキュメントのインデックスエントリとシステムデータが表示されます。適切な DocuWare の権限がある場合は、ダイアログで既存のインデックスエントリを変更したり、新しいインデックスエントリを追加したりすることができます。
DocuWare Windows Explorer Client のフォルダ構造に使用されているインデックスフィールドのエントリを変更すると、ドキュメントがそのフォルダに移動します。
例：
DocuWare フォルダ構造が会社フィールドと連絡先フィールドのインデックスエントリで構成されているとします。ドキュメントのインデックスエントリに Werner Moser フォルダからアクセスし、インデックスエントリを Corinna Schneider から Werner Moser に変更すると、ドキュメントは Corinna Schneider フォルダに移動します。ドキュメントに 連絡先フィールドのエントリが追加されたためです。
フィールドでこれまで存在しなかったエントリを使用すると、その名前を持つ新規フォルダが作成されます。
保管ダイアログでインデックスフィールドのエントリを変更するとき、そのエントリがドキュメント名の表示に使用されている場合は、Explorer のドキュメントのファイル名も変更されます。
Smart Connect を使用した自動インデックス作成
Smart Connect を使用すると、ERP などに既に存在する情報を DocuWare の自動インデックス作成に使用できます。Windows Explorer Client では、インデックスダイアログの設定メニューで Smart Index オプションを使用できます。Smart Index を使用するには、Smart Connect アプリをインストールし、Smart Index 構成を設定する必要があります。
ドキュメントをリンクとして送信する
宛先 > リンクコンテキストメニューコマンドを使用すると、Windows Explorer Client がデフォルトの Windows メールクライアントを呼び出して、ドキュメントの URL をメールの本文に挿入します。
DocuWare 内でドキュメントをコピーする
ドラッグ＆ドロップやコンテキストメニュー、ショートカットキーを使用して、ドキュメントを DocuWare フォルダ構造内でコピーすることができます。ドキュメントはコピー先のフォルダ階層の索引語が自動的に割当てられます。他の既存の索引語も適用されます。
DocuWare で別のファイルキャビネットにドキュメントを移動するには、ソースファイルキャビネットでドキュメントを削除する権限が必要になります。
例えば、DocuWare フォルダ構造が会社フィールドと連絡先フィールドのインデックスエントリで構成されているとします。Peter Jones フォルダは、ドキュメントの種類フィールドにプランエントリも含んでいるドキュメントを含んでいます。このドキュメントを今 Brian Jones フォルダにコピーする場合、連絡先インデックスフィールドのエントリは新しいドキュメントのために Brian Jones に更新されます。会社フィールドのエントリは、新しいドキュメントもメインフォルダ Leisure park Jones にあるので、変更されません。フォルダ構造から独立しているため、ドキュメントの種類フィールドのエントリも適用されます。
リンクをクリップボードにコピー
DocuWare にアーカイブされているドキュメントへのリンクは、コンテキストメニューコマンドや [Ctrl] + [V] を使用して、ERP システム、Microsoft Word など、任意のアプリケーションにコピーできます。
ドキュメントの削除
Windows Explorer におけると同じように、個々のドキュメント、複数選択されたドキュメント、あるいは DocuWare フォルダ構造のフォルダ全体を削除することができます。条件は、DocuWare で選択したドキュメントを削除する権限があることです。
ドキュメントの名前の変更
DocuWare Windows Explorer Client でのファイルの名前は、Windows Explorer での場合と同じように変更することができます。
DocuWare ドキュメントが表示されているファイル名は、ドキュメント名オプションが有効になっているインデックスフィールドでのエントリです。ファイル名を変更すると、インデックスエントリも変更になります。それゆえドキュメントの名前を変更するには、インデックスデータを編集権限が必要です。
例外はインデックスエントリです。インデックスエントリは外部の選択リストなどの事前定義されたリストから取得されます。この場合、インデックスエントリは変更できません。
日付フィールドや数値フィールドからドキュメント名を取得するドキュメントは、[インデックスエントリを編集] でのみ変更できます。
クリップされたドキュメント
DocuWare では複数のドキュメントをまとめてクリップできます。クリップされたドキュメントをダブルクリックするか、コンテキストメニューで表示を選択すると、ドキュメントに含まれているファイルのリストが開きます。必要なファイルは Windows でリンクされているアプリケーションで開いて編集できます。これらの変更内容を DocuWare に保存することはできません。
[編集] コンテキストコマンドは、クリップされたドキュメントの最初のファイルを適切なアプリケーションで自動的に開きます。ここで行った変更は DocuWare に保存できます。
アーカイブされているドキュメントへのリンクの作成
DocuWare ファイルキャビネットにあるドキュメントへのショートカットを作成し、例えばデスクトップに配置すると、ドキュメントへすばやくアクセスすることができます。
ショートカットを作成するには、DocuWare フォルダ構造のドキュメントに移動し、コンテキストメニューから (または Ctrl+C で) [コピー] を選択してそれをコピーし、コンテキストメニューのショートカットを貼付ける項目を使用してコピー先 (デスクトップなど) へそれを貼り付けます。
ショートカットを使用してドキュメントを開くためには、Windows Explorer Client から DocuWare システムにログオンしている必要があります。必要なのは、Windows Explorer Client の最上位フォルダを開くだけです。
新規 > ショートカット > ショートカットを作成するウィザードコンテキストメニューを開き、DocuWare フォルダ構造からドキュメントを選択しても、ショートカットを作成することはきません。
ファイルのアーカイブ
ファイルシステムで選択した 1 つ以上のファイルをアーカイブするには、ドラッグ＆ドロップ、コンテキストメニュー、ショートカットキーを使用します。ドラッグ＆ドロップを使用すると、ファイルはコピーされます。[Shift] を押しながらドラッグ＆ドロップすると、ファイルは移動されます。
ファイルを DocuWare フォルダに追加すると、インデックスダイアログが統合されたビューアが開きます。DocuWare フォルダ構造でフォルダ名に対応するインデックスフィールドはすでに入力されています。必要に応じて他のインデックス項目を追加できます。内容がファイル名として使用されているインデックスフィールドに手動で入力しない場合、フィールドには自動的に既存のファイル名が入力されます (Windows Explorer の場合と同様)。
統合されたインデックスダイアログを使用すると、Windows Explorer Client で便利な One Click Indexing も利用できます。ドキュメント上にマウスを移動すると、単語、日付情報、図が領域として選択されます。これらの領域のいずれかをクリックすると、コンテンツが保管ダイアログのアクティブなフィールドに自動的に転送されます。
多数のファイルをまとめて DocuWare フォルダに挿入する場合も、インデックスダイアログが統合されたビューアには最初のドキュメントが表示されます。個々のファイルに割り当てる特定の索引語がない場合は、インデックスエントリを保持を有効にします。この後、フォルダ構造に従ってすべてのファイルがアーカイブされます。
DocuWare 選択リストでフィールドの横にある矢印記号や矢印ボタンを使用することで、フィールドを完成させることができます。