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フォルダは 1000 個のブロック単位で表示されます。次をロードをクリックすると、Windows Explorer Client は次の 1000 個のフォルダのみを表示します。ファイルキャビネットにドキュメントが大量に保存されている場合でも、この遅延読み込み手順を使用すると、ドキュメントがすぐに表示されます。
Windows Explorer Client で新しいフォルダを作成し、1 つ以上のドキュメントをそのフォルダにドラッグできます。すべてのドキュメントにはインデックスエントリとしてフォルダ名が含まれています。新しく作成したフォルダにドキュメントを保存しない場合、サーバー設定を更新すると、空のフォルダが再び削除されます。
ただし、Windows Explorer Client のフォルダに固定選択リストが含まれている場合は、ドキュメントが含まれているかどうかに関係なく、フォルダは常に表示されます。
インデックスエントリを変更する権限がある場合には、DocuWare フォルダ構造内でフォルダの名前を変更することもできます。フォルダ名はそれを含んでいるドキュメントのインデックスエントリにも反映されることに留意してください。ということは、フォルダの名前を変更した場合、そこからきているインデックスエントリも、このフォルダ/サブフォルダにあるすべてのドキュメントで変更されるということを意味します。
ファイルシステムからフォルダ構造全体をアーカイブする
シングルファイルを Explorer から DocuWare へアーカイブするときと同じように、フォルダ構造全体 (3 レベルまで) を DocuWare フォルダ構造へコピーすることもできます。これにより、フォルダ名を索引語として使用して、フォルダに含まれているファイルを DocuWare にアーカイブすることが可能になります。
通常、ファイルをこのようにしてアーカイブする際、保存ダイアログが開いて手動で追加の索引語を加えることができます。しかしながら、多数のファイルを含んだフォルダ構造全体をアーカイブする際、これは必ずしも望ましくありません。個々のファイルに割当てる特定の索引語がない場合は、最初に保存ダイアログが開いたらすべてを保存をクリックします。するとファイルはすべてフォルダ構造に従ってアーカイブされ、保存ダイアログは各ドキュメントに対して開きません。
[無インデックス] フォルダ
ツリー構成に使用されているインデックスフィールドが特定のドキュメントについて埋められていない場合、[無インデックス] というフォルダがそのレベルに作成されます。この後、ドキュメントはこのフォルダに配置されます。
例：
あなたの DocuWare フォルダ構造には会社および連絡先フィールドのためのインデックスエントリが含まれ、ドキュメントを直接 Freizeitpark Moser GmbH フォルダにコピーするとします。
開いた保存ダイアログで、会社フィールドに Freizeitpark Moser GmbH が入力されます。一方、連絡先フィールドは、フォルダ構造で連絡先が選択されていないため空欄になっています。この例では保存ダイアログの 連絡先フィールドに何も入力しなかったことが推測されます。
ドキュメントは現在連絡先フィールドに何もエントリがないので [無インデックス] という名前のフォルダが、様々な連絡先を含むフォルダに併行して作成され、ドキュメントはこのフォルダに移動されます。
DocuWare 6.8 以降、[無インデックス] フォルダは表示されなくなりました。上記の例では、ドキュメントが [Leisure park Jones] の上のフォルダに表示されます。
DocuWare フォルダへのリンクの作成
個々のドキュメントへのリンクを作成できるように、DocuWare フォルダ構造からフォルダ全体へのリンクを作成することもできます。選択したフォルダを目的のリンク先に Ctrl キーと Shift キーを押しながらドラッグします
ファイルとフォルダのエクスポート
DocuWare フォルダ構造から個々のファイルあるいはフォルダ全体を、ドラッグ＆ドロップやコンテキストメニュー、ショートカットキーを使用して、ファイルエクスプローラへエクスポートすることもできます。ドラッグ＆ドロップを使用すると、ファイル/フォルダはコピーされます。[Shift] を押しながらドラッグ＆ドロップすると、ファイル/フォルダは移動されます。
文書トレイの使用
ツリー表示では、ログインしているユーザーのデフォルトの文書トレイがファイルキャビネットの上に表示されます。ドキュメントは Windows Explorer Client の文書トレイに保存することも文書トレイから取り出すこともできます。Windows Explorer Client の文書トレイ内のドキュメントに対して次の機能を使用できます。開く、ウェブビュアーで開く、宛先、切り取り、コピー、名前の変更、表示プロパティ
表示されたファイル拡張子
1 つのファイルのみで構成されるドキュメントの場合、このファイルの拡張子が Windows Explorer Client で使用されます。例えば、ドキュメントが 1 つの Word ファイル (.doc) で構成されている場合、このドキュメントは Window Explorer Client でも .doc 拡張子が付けられます。
クリップされたドキュメント (複数のファイルで構成された DocuWare ドキュメント) の場合は 2 つのオプションがあります。
1.クリップされたドキュメントが同じ種類のファイルで構成されている場合は、Windows Explorer Client でそのファイルの拡張子を付けて表示されます。
2.クリップされたドキュメントが異なる種類のファイルで構成されている場合は、Windows Explorer Client で .zip として表示されます。