Assignation des données aux tables d'index

La mise à jour des tableaux d'index est un processus géré par l'activité de processus de travail Assigner des données. L'activité peut ajouter des valeurs ou des données d'index provenant d'autres documents, voire de systèmes externes, au tableau d'index du document du processus de travail en cours, ou remplacer des valeurs déjà présentes.

Les tableaux d'index sont un type de champ d'index de DocuWare. Pour cibler une entrée spécifique dans un tableau d'index, vous devez d'abord identifier la colonne et la ligne correctes, généralement en appliquant des filtres. En savoir plus sur les tableaux d'index.

Les étapes pour ajouter des données à un tableau d'index varient en fonction de deux facteurs :

• Source des données : si les données proviennent d'une valeur fixe, d'un tableau d'index ou des champs d'index d'un document archivé.

• Nombre de colonnes de destination : combien de colonnes vous sélectionnez dans le tableau d'index de destination à modifier.

Les exemples suivants vous guident pas à pas dans le processus. Cet article couvre uniquement l'assignation de données aux tableaux d'index depuis DocuWare ; les sources de données externes ne sont pas incluses.

Sélection d'un tableau d'index comme destination

Vous définissez d'abord un tableau d'index du document du processus de travail en cours comme destination pour l'assignation de données. Cette étape est identique dans toutes les instructions suivantes :  

1. Accédez à Configurations DocuWare > Collaboration > Workflow Designer.

2. Cliquez sur le bouton Nouveau processus de travail ou Modifier pour ouvrir un processus de travail existant dans le canevas.

3. Dans la barre latérale gauche, cliquez sur Assigner des données.

4. Cliquez sur les liens Assigner des données, Ajouter la première assignation et Définir l'assignation de données.

5. Choisissez comme Type de destination : Tableau d'index.

6. Choisissez comme Entrée de destination un tableau d'index du document du processus de travail en cours.  

7. Choisissez une ou plusieurs colonnes du tableau d'index spécifié :

Ajout de données à un tableau d'index

Vous pouvez ajouter une ou plusieurs lignes à la fin du tableau d'index du document du processus de travail en cours. Dans cet exemple, la source des données est un autre document archivé dans DocuWare.

1. Définir la source et le type d'assignation

1. Comme destination, sélectionnez votre tableau d'index.

2. Sélectionnez toutes les colonnes du tableau d'index.

3. Choisissez le Type de source :

   • Sélectionnez Armoire si vous souhaitez ajouter les données d'index d'un autre document.

   • Sélectionnez Tableau d'index si vous souhaitez adresser un tableau d'index archivé dans DocuWare.

4. Activez l'option Ajouter à la fin du tableau.  

5. Pour ouvrir l'assistant d'assignation

   • pour le type de source Armoire, cliquez sur le lien Aucune armoire sélectionnée.

   • pour le type de source Tableau d'index, cliquez sur le lien Configurer l'assignation de tableau.

2. Spécifier les données d'index à ajouter

Dans cette étape, vous spécifiez l'ensemble des enregistrements de données d'index que vous souhaitez ajouter. Le résultat de cette étape sera ajouté intégralement au tableau de destination.

Les paramètres varient légèrement selon que vous avez sélectionné Armoire ou Tableau d'index comme type de source :

1. Choisir la source

   • Pour le type de source Armoire, spécifiez une armoire.

   • Pour le type de source Tableau d'index, spécifiez une armoire ET un champ de tableau d'index.
     L'exemple ci-dessous montre la boîte de dialogue pour le type de source Champ d'index :

2. Filtrer la source
   Créez d'abord une règle qui filtre les documents dans l'armoire sélectionnée. Le processus de travail collecte les données d'index des documents qui correspondent à cette règle et les prépare pour l'ajout au tableau d'index de destination.

   • Exemple pour Armoire comme source : Le processus de travail récupère toutes les données d'index – mais sans les tableaux d'index – des documents de l'armoire choisie où le contact est « Werner Moser » et l'entreprise est « Peter Engineering ».

   • Exemple pour Tableau d'index comme source : Le processus de travail récupère uniquement les données du tableau d'index des documents de l'armoire choisie où le contact est « Werner Moser » et l'entreprise est « Peter Engineering ».

   Vous pouvez également utiliser une clause WHERE, qui offre un référencement de champs multiples et des conditions imbriquées pour un filtrage plus complexe et flexible que l'éditeur de règles.

3. Nombre maximum de lignes retournées
   Cette option définit la limite maximale du nombre de documents que le filtre peut retourner. Les données d'index de ces documents deviennent les données sources.
   Le nombre maximum dépend du type de source :

   • Armoire : Le nombre maximum de lignes est de 1000. La valeur par défaut est de 100. Dans ce cas spécifique, le paramètre limite également le nombre de lignes pouvant être ajoutées au tableau de destination.

   • Tableau d'index : Le nombre maximum de lignes est de 20. La valeur par défaut est de 1.

   Le paramètre Nombre maximum de lignes retournées a priorité sur le filtrage : Si les règles de filtrage retournent les données d'index ou les données du tableau d'index de, par exemple, 10 documents et que Nombre maximum de lignes retournées est défini à « 1 », seules les données d'index ou les données du tableau d'index du premier document seront ajoutées.

3. Trier les données d'index source filtrées

Dans cette étape, vous triez les données d'index source fournies à l'étape précédente. Les données d'index seront ajoutées dans cet ordre de tri.

Ajoutez autant de critères de tri que nécessaire.  

4. Ajouter les données aux colonnes de destination

Spécifiez quelles valeurs sources sont ajoutées à chaque colonne de destination.

1. Sélectionnez une colonne source pour chaque colonne de destination.
   Vous ne pouvez mapper que des champs compatibles entre eux. Par exemple, un champ texte peut être assigné à un autre champ texte, mais pas à un champ date.

2. Cliquez sur le bouton Terminé.

Remplacement de données dans un tableau d'index

Lors du remplacement de valeurs spécifiques dans un tableau d'index, vous devez identifier les cellules cibles par colonne et par ligne.

• Sélectionnez les colonnes lors de la définition de la destination.

• Pour spécifier les lignes dans le tableau de destination, l'assistant propose deux filtres supplémentaires, Lignes correspondantes et Associer les lignes ; ceux-ci ne sont pas nécessaires lors de l'ajout de données.

Les Types de source et les étapes d'assignation supplémentaires disponibles varient en fonction du nombre de colonnes.

• Si vous n'avez choisi qu'une seule colonne pour le remplacement, les types de source Index du document et Valeur fixe sont également disponibles pour saisir des données spécifiques – voir ci-dessous.

• Si vous avez choisi plusieurs colonnes pour le remplacement, vous spécifiez les données source via

  • le type de source Armoire pour collecter les données d'index de tout document archivé dans DocuWare (sans les tableaux d'index) ou

  • le type de source Tableau d'index pour collecter les données du tableau d'index de tout document archivé dans DocuWare.

Le type de source Connexion de base de données locale est disponible pour tous ces paramètres, mais comme il concerne des données externes, il n'est pas traité dans cet article.

• En savoir plus sur les types de source dans l'article sur l'assignation générale de données dans les processus de travail.

Remplacement de valeurs spécifiques dans le tableau d'index

Remplacez une valeur spécifique dans le tableau d'index par une autre valeur d'index du document du processus de travail en cours.  

1. Définir la source et le type d'assignation

1. Comme destination, sélectionnez votre tableau d'index.

2. Activez une colonne du tableau d'index.  

3. Sélectionnez Type de source > Index du document.

4. Choisissez un champ d'index du document du processus de travail en cours. Vous ne pouvez mapper que des champs compatibles entre eux. Par exemple, un champ décimal peut être assigné à un autre champ décimal, mais pas à un champ texte.

5. Activez l'option Configurer le filtre de ligne.  

2. Filtrer les lignes du tableau d'index

Dans cette étape, vous filtrez le tableau de destination en fonction des valeurs qui existent déjà dans le tableau lui-même.

1. Cliquez sur le lien Ajouter un filtre.
   Exemple : Les valeurs de la colonne de destination ne sont remplacées que si, dans la même ligne, la valeur du champ de tableau d'index Entreprise contient le nom « Flying Tom ».

2. Cliquez sur le bouton Terminé pour enregistrer l'assignation et quitter l'assistant.

Remplacement de cellules dans plusieurs colonnes ou de lignes entières

Remplacez des cellules dans plusieurs colonnes ou des lignes entières dans le tableau d'index du document du processus de travail en cours. La source est le tableau d'index d'un autre document archivé dans DocuWare.

1. Définir la source et le type d'assignation

1. Comme destination, sélectionnez votre tableau d'index.

2. Sélectionnez les colonnes contenant les cellules que vous souhaitez remplacer ou simplement Colonnes du tableau d'index > Tout sélectionner si vous souhaitez remplacer la ligne entière.
   Remarque : À l'étape finale Assigner des données, vous devez mapper chaque colonne sélectionnée ici, assurez-vous donc de n'avoir sélectionné que les colonnes nécessaires au remplacement.

3. Choisissez Type de source > Tableau d'index pour utiliser les données d'un autre tableau d'index pour le remplacement.

4. Activez l'option Remplacer les données du tableau existant.  

5. Cliquez sur le lien Configurer l'assignation de tableau pour ouvrir l'assistant Assigner à partir des données de tableau.

2. Spécifier les données source utilisées pour le remplacement

Dans cette étape, vous spécifiez les données que vous souhaitez utiliser pour remplacer les données dans le tableau d'index de destination.

1. Choisir la source
   Spécifiez une armoire et un tableau d'index.  

2. Filtrer la source

   Créez une règle qui filtre les documents dans l'armoire sélectionnée. Le processus de travail collecte les données du tableau d'index des documents qui correspondent à cette règle. Vous utiliserez ces données de tableau d'index pour remplacer les lignes dans le tableau d'index de destination.

   • Exemple – voir également la capture d'écran ci-dessus : le processus de travail récupère toutes les données du tableau d'index des documents d'une armoire (ici : Document Pool test) où l'entreprise est « Peter Engineering » et le montant est supérieur à 9 999.

   Vous pouvez également utiliser une clause WHERE, qui offre un référencement de champs multiples et des conditions imbriquées pour un filtrage plus complexe et flexible que l'éditeur de règles.

3. Nombre maximum de lignes retournées
   Cette option définit la limite maximale du nombre de documents que le filtre peut retourner. Les données du tableau d'index de ces documents deviennent les données sources.
   Pour le type de source Tableau d'index sélectionné, le nombre maximum de lignes est de 20 ; la valeur par défaut est de 1.
   Avec le type de source Armoire, le nombre maximum de lignes est de 1000 ; la valeur par défaut est de 100.
   Le paramètre Nombre maximum de lignes retournées a priorité sur le filtrage : Si les règles de filtrage retournent les données du tableau d'index de, par exemple, 10 documents et que Nombre maximum de lignes retournées est défini à « 1 », seul le tableau d'index du premier document sera pris en compte pour les données de remplacement.  

3. Match code: Filtrer la destination par lignes correspondantes

Dans cette étape, vous réduisez le nombre de lignes dans la destination en faisant correspondre les lignes du tableau de destination et du tableau source.  

Une ligne du tableau d'index de destination est considérée comme une correspondance si les colonnes que vous avez spécifiées pour la comparaison contiennent les mêmes valeurs que celles des colonnes correspondantes de l'enregistrement source. Seules ces lignes correspondantes sont mises à jour ou remplacées ; toutes les autres lignes restent inchangées.

Remarque : Vous ne remplacez pas les valeurs en définissant la correspondance. Dans cette étape, vous définissez uniquement pour quelle ligne le remplacement sera exécuté.

1. Choisissez si vous souhaitez utiliser les lignes correspondantes pour réduire le tableau d'index de destination.

   • Avec Non, TOUTES les lignes du tableau de destination seront remplacées.

   • Avec Oui, SEULES les lignes du tableau de destination avec les correspondances sont remplacées.

   Dans cet exemple, activez Oui et cliquez sur Ajouter une condition pour définir au moins une correspondance. Dans l'exemple ci-dessous, la règle de correspondance stipule :
   « Les lignes du tableau d'index de destination ne seront remplacées que si le champ du tableau de destination Entreprise est égal à l'entrée du champ d'index Entreprise du document source. »  

2. Vous pouvez ajouter plusieurs conditions ici. Chaque condition supplémentaire réduira davantage les lignes à remplacer.

Comportement en cas de correspondances multiples pour une condition : Pour les lignes correspondantes multiples, ceci décrit le comportement ou l'action souhaitée pour les correspondances

• Traiter uniquement la première ligne correspondante : Ce paramètre est sélectionné par défaut. Vous pouvez trier les documents source pour placer les enregistrements de données d'index associés en tête ultérieurement. Il sélectionne la première ligne correspondante comme résultat pour l'assignation.

• Traiter jusqu'à 10 lignes correspondantes : Les 10 premiers résultats seront pris en compte pour l'assignation.

4. Trier les données d'index source filtrées pour le remplacement

Dans cette étape, vous triez les données du tableau d'index source filtré.

L'ordre de tri détermine en outre quelles données sont utilisées pour le remplacement. Pour clarifier cela, considérez les données d'index source comme un tableau. Lors de l'étape d'assignation de données, le processus de travail traite ce tableau de haut en bas, ce qui signifie que seules les lignes les plus hautes sont ajoutées au tableau de destination. Triez les données source de manière à ce que les enregistrements nécessaires apparaissent en premier.

• Consultez la section Tableau d'index pour en savoir plus sur le filtrage des tableaux.

1. Triez les données source par les champs d'index de l'armoire.

2. Ajoutez autant de critères de tri que nécessaire.

5. Filtrer la destination par colonnes du tableau

En plus du filtre Lignes correspondantes, vous pouvez éventuellement appliquer le filtre Filtrer les lignes pour réduire davantage le tableau de destination.

Lignes correspondantes filtre le tableau de destination en le comparant aux données source externes à l'aide du code de correspondance que vous spécifiez.

Filtrer les lignes, en revanche, filtre le tableau en fonction des valeurs qui existent déjà dans le tableau lui-même.

1. Cliquez sur le lien Ajouter un filtre.
   Exemple : Les lignes de la destination ne sont remplacées que si la valeur du champ de tableau d'index Entreprise contient le nom « Flying Tom ».
   

6. Remplacer les données dans les lignes de destination

Spécifiez quelles données d'index source remplacent les valeurs dans les cellules du tableau en mappant les colonnes source vers la destination.

1. Sélectionnez une colonne source pour chaque colonne de destination.
   Vous ne pouvez mapper que des champs compatibles entre eux. Par exemple, un champ texte peut être assigné à un autre champ texte, mais pas à un champ date.

2. Cliquez sur le bouton Terminé.

FAQ sur les tableaux d'index