Les variables sont des espaces réservés pour des valeurs spécifiques qui peuvent être réutilisées à plusieurs reprises dans un processus de travail. Les variables permettent des ajustements dynamiques en fonction de différentes entrées et conditions.
Dans un processus de travail documentaire, il est souvent nécessaire d'utiliser des valeurs provenant des données d'index du document. Une variable peut être utilisée pour stocker la date et l'heure actuelles, qui peuvent ensuite être référencées tout au long du processus de travail pour des tâches telles que l'horodatage de documents ou la programmation d'actions automatisées.
Dans le processus de travail, vous pouvez utiliser à la fois des variables globales et des variables système. Les variables globales sont définies par vous, tandis que les variables système sont prédéfinies.
Variables globales
Les variables globales sont des espaces réservés pour des valeurs spécifiques dans plusieurs activités au sein d'un même processus de travail.
Exemple : Si le numéro de client est saisi dans le formulaire de tâche du processus de travail pour une facture, le nom du client est récupéré depuis une base de données externe et stocké dans une variable globale du processus de travail. Ce nom peut ensuite être utilisé dans une autre étape du processus de travail. Les variables globales peuvent également être affichées dans la liste de tâches du Web Client.
Création de variables globales
Accédez à un canevas de processus de travail et cliquez sur l'icône Variables dans la barre latérale gauche.
Saisissez un nom unique pour l'identification, par exemple « MyOrderNumber ».
Sélectionnez le type de variable dans la liste déroulante :
Texte : La longueur maximale est de 255 caractères.
Entier ou Nombre décimal : Pour les décimales, spécifiez le nombre de décimales.
Date ou DateHeure : À utiliser pour les variables de type date.
Mot-clé : Plusieurs valeurs peuvent être stockées dans une variable de type mot-clé, par exemple plusieurs numéros de commande.
Cependant, il n'est pas possible de sélectionner des valeurs individuelles à partir de cette variable lors de l'assignation – contrairement à Utilisateur, Rôle et Règle de substitution, qui peuvent être utilisés comme variables de liste.Utilisateur, Rôle et Règle de substitution : Ce sont des variables de liste. Elles peuvent contenir une ou plusieurs valeurs.
L'option de variable de liste permet de sélectionner des utilisateurs individuels à partir de la liste respective dans une étape ultérieure.
Modification des variables
Vous pouvez modifier le nom d'une variable dans la liste des variables même si elle est déjà utilisée dans le processus de travail, mais pas son type. Il n'est pas nécessaire de retirer d'abord la variable de la configuration.
Lorsque le nom de la variable est modifié, il est automatiquement mis à jour partout où il apparaît dans le processus de travail, y compris dans les commandes SQL libres comme les assignations de données.
Les tirets sont stockés en interne sous forme de doubles underscores. Lorsqu'elle est sélectionnée, la variable globale sera affichée dans la liste avec des doubles underscores.
Variables système
Les variables système sont des paramètres automatiquement définis et mis à jour par le système DocuWare – en fonction du type de variable :
Par exemple :
Le « dernier utilisateur ayant pris une décision » est automatiquement l'utilisateur qui a pris la dernière décision. Cette variable est mise à jour.
« URL du document » et « GUID de l'organisation » sont en revanche des variables système qui restent inchangées.
Liste des variables système :
Variable système | Description |
Nom du processus de travail | Contient le nom du processus de travail spécifié dans la boîte de dialogue Créer un nouveau processus de travail > Général |
Date/heure de début | Contient la date et l'heure auxquelles l'instance du processus de travail a été démarrée |
Activité | Contient le nom de l'activité en cours |
Assigné | Contient le nom de l'utilisateur, du rôle ou de la règle de substitution via lequel la tâche est assignée |
Dernière activité en erreur | Contient le nom de l'activité en erreur |
Dernier utilisateur ayant pris une décision | Contient l'utilisateur qui a pris la dernière décision |
Dernier message d'erreur | Contient le type d'erreur |
Utilisateur actuel | Contient l'utilisateur actif le plus récent, c'est-à-dire l'utilisateur qui a modifié la tâche en dernier dans le DocuWare Client |
Utilisateur de la tâche | Contient l'utilisateur actuellement actif, c'est-à-dire l'utilisateur qui est en train de modifier la tâche dans le DocuWare Client |
Reçu le | Contient la date à laquelle la tâche en cours a été intégrée dans la liste de tâches de l'employé |
Date de rappel | Contient la date et l'heure auxquelles les paramètres de rappel pour la tâche en cours ont été spécifiés |
Date d'attente | Contient la date et l'heure auxquelles les paramètres d'attente pour la tâche en cours ont été spécifiés |
Date actuelle | Contient la date et l'heure actuelles |
FAQ
Comment comparer des variables dans des conditions ?
Pour comparer des variables dans des conditions, veuillez noter les conseils suivants. Les opérateurs suivants sont disponibles pour comparer des variables : =, >=, >, <, <=
Variables de type date
Lors de la comparaison de variables avec une valeur de date fixe, la date doit être définie selon l'une des notations suivantes :
cdate("YYYY/MM/DD")
cdate("YYYY-MM-DD")
cdate("YYYY.MM.DD")
Variables numériques
Lors de la comparaison de variables numériques, toutes les variables doivent avoir le même nombre de décimales. Si deux variables avec un nombre de décimales différent doivent être comparées, vous devez d'abord leur attribuer le même nombre de décimales en utilisant l'activité Assigner des données et une autre variable.
Exemple :
Vous souhaitez comparer la Variable 1 et la Variable 2 bien qu'elles aient un nombre de décimales différent.
1. Les éléments suivants sont définis :
Variable 1 (0 décimale)
Variable 2 (2 décimales)
Variable 3 (0 décimale)
2. Activité Assigner des données :
Variable 3 = Variable 2*100
3. Résultat :
La Variable 1 et la Variable 3 ont désormais le même nombre de décimales et peuvent être comparées l'une avec l'autre dans une condition.