La zone Sécurité du nouveau Client DocuWare contient les paramètres de sécurité de votre propre compte utilisateur : la vérification en deux étapes, votre mot de passe, ainsi que les configurations et les applications qui se connectent avec votre compte. La zone Sécurité se trouve dans le menu.
La sécurité au niveau de l'organisation, par exemple la disponibilité de la vérification en deux étapes et les mots de passe acceptés, est définie par un administrateur dans les paramètres de sécurité de l'organisation.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + nouveau client DocuWare uniquement
Sur cette page
Vous connaissez le Client DocuWare classique ?
Dans le Client classique, ouvrez le nouveau Client DocuWare avec le lien Ouvrir le nouveau DocuWare. Rien n'a à être reconfiguré. Si vous connaissez l'onglet Sécurité de ce dernier, voici les différences.
Sécurité était un onglet de la section Profil et paramètres du Client classique. C'est désormais une zone à part entière dans le menu utilisateur, avec les mêmes quatre sections.
Le nouveau Client DocuWare n'est disponible que dans DocuWare Cloud pour l'instant. Les systèmes sur site (on-premises) continuent de fonctionner avec le Client classique.
En savoir plus sur toutes les limites actuelles du nouveau Client DocuWare
Vérification en deux étapes
La vérification en deux étapes demande deux preuves d'identité indépendantes lorsque vous vous connectez à DocuWare :
Vous saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe DocuWare habituels.
Vous confirmez la connexion avec un code à six chiffres provenant de votre application d'authentification.
DocuWare n'accorde l'accès qu'une fois les deux confirmés. Un mot de passe dérobé ne suffit donc pas à se connecter avec votre compte.
Ce que vous pouvez faire ici
Ce que propose cette section dépend des paramètres de sécurité de votre organisation :
La vérification en deux étapes n'est pas activée pour votre organisation. La section n'apparaît pas et vous ne pouvez pas l'activer.
La vérification en deux étapes est activée pour votre organisation. Vous pouvez l'activer pour votre compte et la désactiver à nouveau.
La vérification en deux étapes est imposée à votre organisation, mais votre compte en est exclu. Vous pouvez l'activer et la désactiver.
La vérification en deux étapes est imposée à votre compte. Vous avez dû la configurer avant même de pouvoir vous connecter. Vous pouvez la reconfigurer ici, par exemple après avoir changé de téléphone ou d'application d'authentification.
Activer la vérification en deux étapes
Vous avez besoin, sur votre téléphone mobile, d'une application d'authentification prenant en charge les mots de passe à usage unique basés sur le temps. Si vous ne savez pas laquelle utiliser, demandez à votre service informatique.
Installez l'application d'authentification sur votre téléphone.
Dans le nouveau client DocuWare, sélectionnez votre nom dans l'en-tête, puis Sécurité.
Sélectionnez Activer. Une nouvelle fenêtre de navigateur s'ouvre et affiche un code QR.
Ouvrez l'application d'authentification sur votre téléphone et scannez le code QR. L'application crée une entrée pour DocuWare.
L'application génère désormais un nouveau code à six chiffres toutes les 30 secondes. Si un nouveau code apparaît pendant que vous saisissez le précédent, celui-ci reste valable encore un court instant.
Saisissez le code dans la fenêtre du navigateur et sélectionnez Vérifier.
Un message de confirmation apparaît et vous êtes déconnecté automatiquement.
À partir de votre prochaine connexion, DocuWare demande d'abord votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, puis le code à six chiffres de votre application d'authentification.
Si vous perdez votre téléphone
Sans votre application d'authentification, vous ne pouvez pas vous connecter à DocuWare. Contactez votre administrateur DocuWare. Selon les paramètres de sécurité de votre organisation, l'administrateur peut soit désactiver la vérification en deux étapes pour votre compte, afin que vous vous connectiez avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe, soit la relancer, afin que vous puissiez la configurer avec un autre téléphone.
Mot de passe
Sélectionnez Modifier le mot de passe pour définir un nouveau mot de passe. Votre mot de passe actuel est nécessaire pour en créer un nouveau.
Configurations utilisant votre compte
Les tâches automatisées telles que les processus de travail et les notifications s'exécutent avec un compte utilisateur DocuWare et héritent des autorisations de cet utilisateur. Cette liste indique les tâches qui s'exécutent avec le vôtre, avec le nom de la tâche et son type.
Utilisez-la pour repérer des tâches dont vous ignorez l'existence. Retirer votre compte d'une tâche arrête cette tâche immédiatement.
Important : vous ne pouvez pas relancer la tâche depuis cet endroit
Une fois votre compte retiré d'une tâche, celle-ci ne peut pas être relancée depuis Sécurité. Elle doit être relancée dans le module auquel elle appartient, dans les DocuWare Configurations.
Applications utilisant votre compte
Les applications DocuWare ont besoin d'un compte utilisateur pour se connecter, et elles demandent vos identifiants au premier démarrage. Cette liste indique les applications auxquelles vous êtes connecté avec votre compte : vous voyez ainsi où votre compte est utilisé et vous mettez fin aux accès dont vous ne voulez plus.
Pour des raisons de sécurité, ces applications redemandent vos identifiants lorsqu'elles n'ont pas été utilisées pendant 31 jours :
les Desktop Apps, dont DocuWare Printer, Import, Scanner, SmartConnect, Edit & Send, Connect to Outlook, Windows Explorer Client et Workflow Designer
Export
Synchronisation des utilisateurs
Local Data Connector
Make Connector
Power Automate Connector
les applications mobiles
Connect to Outlook, le Windows Explorer Client et le Workflow Designer redemandent les identifiants après 90 jours dans tous les cas.
Si vous supprimez un accès, ou s'il expire de lui-même, l'application peut encore fonctionner avec votre compte pendant une heure au maximum. Ensuite, elle affiche un écran de connexion et les identifiants doivent être saisis à nouveau.
Remarques pour les administrateurs
Comme dans le Client classique, les paramètres de sécurité personnels d'un utilisateur reposent sur les paramètres de sécurité généraux d'une organisation, voir DocuWare Configurations > Sécurité. Rien n'a à être reconfiguré.
Une tâche dont le compte utilisateur a été retiré dans cette zone est relancée dans le module auquel elle appartient, dans les DocuWare Configurations, et non par l'utilisateur.