La section Profil et paramètres du Web Client DocuWare constitue le centre de contrôle personnel de chaque utilisateur. Vous y mettez à jour les informations de votre compte, ajustez vos préférences d'interface et gérez les options de sécurité telles que la vérification en deux étapes ou les identifiants utilisés par les tâches automatisées. Toutes les modifications s'appliquent uniquement à votre propre compte et prennent effet immédiatement dans l'ensemble du Web Client.
Accédez aux onglets pour modifier votre profil, vos paramètres de sécurité et autres :
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Profil
Données personnelles : modifiez votre nom, votre adresse e-mail ou votre civilité.
Absence du bureau : activez le mode absence afin que vos tâches de processus de travail soient transférées à un autre utilisateur. En savoir plus sur les règles de substitution.
Général
Région : changez la langue de l'interface DocuWare. Notez que les liens d'aide pour l'anglais, l'allemand, le français, l'espagnol et le japonais dans DocuWare s'ouvrent dans la langue du navigateur, et non dans la langue de l'interface DocuWare.
Sécurité
Modifier le mot de passe
Vous aurez besoin de votre ancien mot de passe DocuWare pour en créer un nouveau. En savoir plus sur la politique de mot de passe DocuWare.
Vérification en deux étapes
La vérification en deux étapes requiert deux preuves d'identité indépendantes pour la connexion à DocuWare :
Vous saisissez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe DocuWare habituels.
Vous confirmez la connexion avec un code de vérification à six chiffres généré par votre application d'authentification.
Avec la vérification en deux étapes, DocuWare n'autorise l'accès qu'après confirmation des deux facteurs, ce qui réduit considérablement le risque de connexions non autorisées, même en cas de compromission du mot de passe.
Vos options pour la vérification en deux étapes
Votre administrateur DocuWare peut sélectionner l'une des configurations suivantes dans les paramètres de sécurité de votre organisation DocuWare. Selon la configuration choisie, vos options dans l'onglet Sécurité diffèrent.
La vérification en deux étapes n'est pas activée pour cette organisation. Dans ce cas, l'onglet Sécurité n'affiche pas la mention Vérification en deux étapes et vous ne pouvez pas l'activer.
La vérification en deux étapes est activée pour cette organisation. Dans ce cas, l'onglet Sécurité vous offre la possibilité d'activer et de désactiver la fonctionnalité pour votre compte.
Avec DocuWare 7.14 : la vérification en deux étapes est imposée pour cette organisation, mais votre compte en est exempté. Dans ce cas, l'onglet Sécurité vous offre la possibilité d'activer et de désactiver la fonctionnalité.
Avec DocuWare 7.14 : la vérification en deux étapes est imposée pour votre compte. Dans ce cas, vous avez dû configurer la vérification en deux étapes avant de pouvoir vous connecter à DocuWare ; consultez l'article Connexion et authentification pour obtenir de l'aide. L'onglet Sécurité vous offre la possibilité de reconfigurer la vérification en deux étapes si vous souhaitez changer de téléphone ou d'application d'authentification.
Comment activer la vérification en deux étapes pour votre compte
Vous avez besoin d'une application d'authentification compatible TOTP (mot de passe à usage unique basé sur le temps) sur votre téléphone mobile pour utiliser la vérification en deux étapes.
Pour configurer l'application d'authentification, suivez ces étapes :
Téléchargez l'application d'authentification. En cas de doute, contactez votre service informatique pour obtenir des recommandations.
Accédez à Client DocuWare > Profil et paramètres > Sécurité.
Cliquez sur le lien Activer pour ouvrir une nouvelle fenêtre de navigateur affichant un code QR.
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Prenez votre téléphone mobile et ouvrez l'application d'authentification.
Scannez le code QR dans la fenêtre du navigateur de votre Profil DocuWare. Votre application d'authentification crée automatiquement une nouvelle entrée pour DocuWare.
L'application d'authentification génère désormais un nouveau mot de passe à usage unique à six chiffres toutes les 30 secondes. Si un nouveau mot de passe est déjà visible, vous pouvez encore utiliser le précédent. Il reste valide pendant une courte période de chevauchement.
Revenez à DocuWare, saisissez le premier mot de passe à six chiffres dans la fenêtre du navigateur et cliquez sur Vérifier.
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La fenêtre affiche un message de réussite et vous êtes automatiquement déconnecté.
Lors de votre prochaine connexion, DocuWare vous demandera votre nom d'utilisateur et votre mot de passe. Une fois ces identifiants vérifiés, un second écran s'affiche pour vous demander le code à usage unique à six chiffres généré par votre application d'authentification.
En cas de perte de votre téléphone
Si le téléphone mobile d'un utilisateur DocuWare est perdu, la connexion à DocuWare n'est pas possible. Dans ce cas, contactez votre administrateur DocuWare. Selon les paramètres de sécurité de l'organisation, l'administrateur peut :
désactiver la vérification en deux étapes dans Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs, afin que l'utilisateur puisse se connecter à DocuWare avec son nom d'utilisateur et son mot de passe,
ourelancer la vérification en deux étapes dans Configurations DocuWare > Gestion des utilisateurs, afin que l'utilisateur puisse activer la vérification en deux étapes avec un autre téléphone mobile.
Configurations utilisant votre compte
Les tâches automatisées — telles que les processus de travail et les notifications — sont exécutées avec un compte utilisateur DocuWare spécifique et héritent des autorisations de cet utilisateur. La liste affichée ici répertorie toutes les tâches configurées pour s'exécuter avec vos identifiants actuels. Si vous révoquez les identifiants ici, la tâche s'arrête immédiatement. Dans ce cas, vous ne pouvez pas la réactiver depuis Profil et paramètres. Accédez au module correspondant dans Configurations DocuWare pour redémarrer la tâche.
Applications utilisant votre compte
Les applications DocuWare nécessitent un compte utilisateur pour se connecter. Lorsqu'un utilisateur lance l'une de ces applications pour la première fois, DocuWare l'invite à saisir ses identifiants. Pour des raisons de sécurité, les applications suivantes demandent à nouveau les identifiants si elles ne sont pas utilisées pendant 31 jours :
Desktop Apps (y compris DocuWare Printer, Import, Scanner, SmartConnect, Edit&Send, Connect to Outlook, Windows Explorer Client, Workflow Designer)
Export
User Synchronization
Local Data Connector
Make Connector
Power Automate Connector
Applications mobiles
De plus, Connect to Outlook, Windows Explorer Client et Workflow Designer vous demandent toujours de ressaisir vos identifiants après 90 jours.
Vous pouvez révoquer l'accès ici. L'application associée au compte utilisateur peut rester active jusqu'à une heure après la révocation. Passé ce délai, l'application affiche un écran de connexion et l'utilisateur doit ressaisir ses identifiants.
Bacs
Bacs : tous vos bacs sont affichés ici. Cliquez sur l'icône en forme d'œil pour masquer un bac. Vous pouvez trier les bacs et également modifier le bac par défaut.
Dialogues de stockage
Tous les dialogues de stockage qui vous sont assignés sont répertoriés ici. Utilisez l'icône en forme d'œil pour masquer un dialogue et triez la liste selon vos besoins.
Recherches
Boîtes de dialogue de recherche : toutes les boîtes de dialogue de recherche qui vous sont assignées sont répertoriées ici. Utilisez l'icône en forme d'œil pour masquer un dialogue et triez la liste selon vos besoins.
Listes de résultats : toutes les listes de résultats qui vous sont assignées sont répertoriées ici. Chaque liste de résultats est utilisée par une boîte de dialogue de recherche ci-dessus. Ouvrez une liste de résultats en cliquant sur l'icône en forme de croix. Utilisez l'icône en forme d'œil pour masquer un champ et triez la liste selon vos besoins.
Recherche multi-armoires : toutes les recherches portant sur plusieurs armoires sont enregistrées ici.
Pour lancer une recherche dans plusieurs armoires, revenez au Client DocuWare et accédez à Recherches > Recherche multi-armoires > Créer une nouvelle recherche.
Sélectionnez les armoires dans lesquelles vous souhaitez effectuer la recherche ainsi qu'une boîte de dialogue de recherche.
Cliquez sur le bouton Enregistrer dans la boîte de dialogue de recherche.
Remarque : ces étapes vous permettent d'enregistrer la combinaison d'armoires et de boîte de dialogue de recherche utilisée, mais pas le terme de recherche lui-même.
Formulaires
Tous les formulaires DocuWare qui vous sont assignés sont répertoriés ici. Utilisez l'icône en forme d'œil pour masquer un formulaire et triez la liste selon vos besoins.
Visionneuse
Visionneuse : choisissez comment vous souhaitez ouvrir un document dans une visionneuse.
Toujours afficher la visionneuse DocuWare dans la même fenêtre : la visionneuse s'ouvre à côté du bac ou de la liste de résultats en cours, dans la même fenêtre du navigateur.
Ouvrir la visionneuse DocuWare dans une nouvelle fenêtre : vous pouvez déplacer la fenêtre du navigateur contenant la visionneuse vers un second écran, par exemple, pour une meilleure vue.
Ouvrir la visionneuse DocuWare avec le dialogue d'indexation dans une nouvelle fenêtre : dans le dialogue d'indexation, vous pouvez modifier l'indexation ou utiliser One-Click-Indexing pour ajouter des valeurs d'index directement à partir du contenu du document.
Barres d'outils de la visionneuse : cliquez sur l'icône en forme d'œil pour masquer les outils dont vous n'avez pas besoin. Réorganisez les outils dans la barre latérale gauche ou droite si nécessaire.