Un document que vous supprimez dans le Client DocuWare n'est pas retiré du système immédiatement. Il est déplacé dans la Corbeille de la barre latérale gauche et y reste 30 jours. Pendant ce délai, vous pouvez le restaurer vous-même, sans faire appel à un administrateur.
Chaque utilisateur dispose de sa propre Corbeille. Elle rassemble ce que vous avez supprimé des armoires et de vos bacs à documents.
Versions prises en charge : DocuWare Cloud + nouveau client DocuWare uniquement
Sur cette page
Vous connaissez le Client DocuWare classique ?
Dans le Client classique, ouvrez le nouveau Client DocuWare avec le lien Ouvrir le nouveau DocuWare. Si vous connaissez la corbeille de ce dernier, voici les différences.
Elle s'appelle désormais Corbeille : dans le Client classique, la même vue s'appelle Supprimé récemment.
Supprimer plusieurs documents à la fois : pas encore possible. Dans le nouveau Client DocuWare, vous supprimez un document à la fois depuis une liste de résultats.
Restaurer plusieurs documents à la fois : pas encore possible.
La suppression définitive n'est pas encore possible dans le nouveau Client DocuWare. Les documents quittent la corbeille automatiquement au bout de 30 jours. Utilisez le Client classique si vous devez vider la corbeille vous-même, par exemple pour libérer de l'espace de stockage.
La visionneuse n'est pas encore disponible pour les documents de la corbeille ; elle arrivera bientôt.
Trier et filtrer la liste n'est pas encore possible. Le Client classique trie et filtre la corbeille selon chaque colonne.
Le nouveau Client DocuWare n'est disponible que dans DocuWare Cloud pour l'instant. Les systèmes sur site (on-premises) continuent de fonctionner avec le Client classique.
En savoir plus sur toutes les limites actuelles du nouveau Client DocuWare
Supprimer un document
Vous supprimez un document depuis une liste de résultats ou un bac à documents. Sélectionnez les trois points à la fin de la ligne du document, puis Supprimer. L'option est disponible aussi bien dans les résultats d'une recherche dans une seule armoire que dans ceux d'une recherche portant sur plusieurs armoires.
Si vous n'êtes pas autorisé à supprimer des documents dans cette armoire, l'option n'est pas proposée.
Chaque étape est consignée dans l'historique du document : le déplacement d'un document vers la Corbeille, sa restauration et sa suppression définitive :
Restaurer et supprimer un document depuis la Corbeille
Ouvrez Corbeille dans la barre latérale gauche. Vos documents supprimés sont répertoriés dans un tableau avec le nom du document, les jours restants, la date de suppression, la date de création, le type de fichier, la personne qui l'a supprimé et son emplacement. Sélectionnez les documents que vous voulez récupérer, puis Restaurer la sélection. Pour restaurer en une seule fois tous les documents de la Corbeille, sélectionnez Tout restaurer au-dessus de la liste.
Les colonnes affichent des données système que possède chaque document, quel que soit l'endroit d'où il a été supprimé. Utilisateur signifie « supprimé par ». Les entrées d'index d'une armoire n'en font pas partie.
Le document retourne dans l'armoire ou le bac à documents dont il a été supprimé, avec les entrées d'index, les annotations et les tampons qu'il avait. Restaurer n'équivaut pas à stocker un nouveau document : cela ne déclenche ni processus de travail, ni automatisations, ni notifications.
Vous voyez les documents que vous avez supprimés vous-même. Le propriétaire d'une armoire voit tout ce qui en a été supprimé, quelle que soit la personne qui l'a supprimé. Si vous attendez un document et qu'il n'est pas répertorié, veuillez consulter les autorisations ci-dessous.
Tout restaurer et Vider la corbeille s'appliquent toujours à la totalité de la Corbeille, même lorsqu'un filtre ou un tri est actif. Pour restaurer ou supprimer une partie seulement des documents, sélectionnez-les et utilisez Restaurer la sélection ou Supprimer définitivement la sélection.
Un document supprimé définitivement ne peut être récupéré ni par vous ni par un administrateur. Juste après la suppression, Rétablir vous permet de le récupérer pendant un court instant. Si une suppression échoue, vous pouvez réessayer.
Important : le délai de restauration prend fin au bout de 30 jours
Les documents sont retirés de la Corbeille automatiquement 30 jours après leur suppression. Ensuite, ils ne peuvent plus être restaurés. La colonne Durée de conservation vous indique le temps qu'il reste pour un document.
Consulter un document supprimé
Un document supprimé d'une armoire dont vous êtes propriétaire peut être visualisé avant que vous ne décidiez de l'action à mener. Dans la Corbeille, sélectionnez un document dans la liste pour l'ouvrir dans la visionneuse ajustable et en obtenir un aperçu, ou sélectionnez Ouvrir en plein écran dans son menu. Le document s'ouvre en lecture seule : vous pouvez consulter ses pages, ses annotations et ses tampons, mais vous ne pouvez rien modifier. Afficher les entrées d'index affiche ses entrées d'index, également en lecture seule.
Triez et filtrez la liste selon n'importe quelle colonne, comme dans une liste de résultats. Filtrez par exemple la colonne Armoire pour voir d'où les documents ont été retirés, ou triez par Supprimé le pour trouver les suppressions les plus récentes. Faites glisser la bordure d'une colonne pour la redimensionner, et faites glisser un en-tête de colonne pour modifier l'ordre des colonnes.
Les documents supprimés d'un bac à documents ou d'une armoire dont vous n'êtes pas propriétaire ne peuvent pas être consultés. Pour ceux-là, la visionneuse reste vide.
Télécharger un document supprimé
Il arrive qu'un document doive rester supprimé, mais que quelqu'un en ait besoin d'une copie, un auditeur par exemple. Pour les documents supprimés d'un bac à documents ou d'une armoire dont vous êtes propriétaire, sélectionnez Télécharger dans le menu du document, puis choisissez le format d'origine ou le PDF, avec ou sans annotations. Le document reste dans la Corbeille. Les documents qui ne peuvent pas être ouverts, comme décrit dans la section précédente, ne peuvent pas non plus être téléchargés.
Remarques pour les administrateurs
La Corbeille fonctionne globalement de la même manière que dans le DocuWare classique. Rien n'a à être reconfiguré pour le nouveau Client DocuWare.
La Corbeille elle-même ne nécessite aucune configuration, et aucune autorisation distincte n'a à être attribuée pour elle. Ce qu'elle contient, et qui y voit quoi, découle de paramètres définis ailleurs dans DocuWare.
La Corbeille rassemble les documents issus de toutes ces opérations :
Les documents qu'un utilisateur a supprimés dans une liste de résultats, une liste, un bac à documents ou une liste de tâches.
Les documents retirés par un processus automatisé, par exemple une politique de suppression ou un processus de travail.
Les documents supprimés par un programme qui utilise DocuWare comme interface, par exemple un outil basé sur le Platform Service.
Le système d'autorisations de DocuWare s'applique également aux documents de la Corbeille, et ce à deux niveaux. Les autorisations déterminent quels documents supprimés sont répertoriés pour un utilisateur et ce que cet utilisateur peut en faire. L'autorisation de supprimer des documents est attribuée dans les autorisations de l'armoire, sous DocuWare Configurations > Armoires.
Sources de documents et | Autorisations pour les documents de la Corbeille | |
|---|---|---|
L'utilisateur voit | L'utilisateur peut | |
Armoires | ||
Propriétaire de l'armoire | Tous les documents supprimés de l'armoire | Restaurer, consulter dans la visionneuse, télécharger et supprimer définitivement |
Utilisateur de l'armoire (affecté à un profil d'armoire) | Uniquement les documents que l'utilisateur a supprimés | Restaurer |
L'utilisateur n'a pas d'autorisation pour une armoire | Rien de cette armoire | Rien |
Bacs à documents | ||
document tray – utilisateur | Tous les documents supprimés de ce bac à documents | Restaurer |
L'utilisateur n'a pas d'autorisation pour le bac à documents | Rien de ce bac à documents | Rien |
Dans le Client classique, les rôles ci-dessus peuvent aussi supprimer définitivement des documents de la corbeille. Le nouveau Client DocuWare ne le propose pas encore.
Durée de conservation et stockage : les documents restent dans la Corbeille pendant 30 jours et sont décomptés du quota de stockage de l'organisation pendant toute cette période. L'espace n'est libéré qu'une fois le document supprimé définitivement, et il peut s'écouler un certain temps avant que cela se traduise par une réduction effective du stockage.
Une organisation qui supprime beaucoup de documents et ne vide jamais sa corbeille remplit donc son quota.
Le nouveau Client DocuWare ne peut pas encore vider la corbeille ; cela se fait donc dans le Client classique, ou via les interfaces DocuWare lorsque de grandes quantités sont concernées régulièrement.Découvrez les options permettant de nettoyer votre corbeille.