Migración de flujos de trabajo: cambios funcionales e importantes

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Este artículo resume los cambios funcionales e importantes que se producen cuando se migran flujos de trabajo desde el Workflow Designer como una Desktop App al Workflow Designer basado en la web, y describe las acciones necesarias para actualizar sus flujos de trabajo.

Cambios importantes

Los cambios importantes pueden causar errores de validación o diferencias funcionales o requerir un rediseño manual de los flujos de trabajo después de la migración.

Eliminación de variables de sistema

Qué ha cambiado

Las siguientes variables del sistema ya no son compatibles cuando se las referencia desde las actividades del sistema en el nuevo Workflow Designer basado en la web. Se eliminan automáticamente durante la migración:

  • WF_ASSIGNED_TO

  • WF_NOTIFICATION_DATE

  • WF_EXPIRATION_DATE

  • WF_LOGGED_IN_USER

  • WF_RECEIVED_ON

Si alguna de estas variables se referencia desde una actividad del sistema, se migra como NULL, lo que puede crear lagunas lógicas dentro del flujo de trabajo.

En resumen: actividades con variables eliminadas

Durante la migración, las variables del sistema indicadas anteriormente se eliminan de las actividades del sistema en los siguientes lugares:

  • Actividad de correo electrónico:

    • Asunto

    • Cuerpo

    • Salidas condicionales - Consulta simple - primera y tercera columna

    • Salidas condicionales - Consulta avanzada

  • Actividad de condición:

    • Condición - Consulta simple - primera y tercera columna

    • Condición - Consulta avanzada

    • Salidas condicionales - Consulta simple - primera y tercera columna

    • Salidas condicionales - Consulta avanzada

  • Asignar datos:

    • Fuente de la variable del sistema

    • Fuente de la expresión

    • Fuente del archivador/ Destino del archivador - Tercera columna de la cláusula WHERE

    • Fuente del Local Data Connector - Tercera columna de la cláusula WHERE

    • Fuente del archivador/Expresión de la fuente del Local Data Connector -emparejar filas -

    • Fuente de la tabla de índices - Tercera columna de la cláusula WHERE

    • Salidas condicionales - Consulta simple - primera y tercera columna

    • Salidas condicionales - Consulta avanzada

  • Servicio web:

    • SOAP:

      • Parámetros

    • REST:

      • Ruta

      • Parámetro de consulta

      • Encabezado HTTP

      • Cuerpo HTTP

    • Salidas condicionales - Consulta simple - primera y tercera columna

    • Salidas condicionales - Consulta avanzada

Ejemplos:

En el Workflow Designer como una Desktop App, puede utilizar una expresión con una variable del tipo WF_ASSIGNED_To.

En el nuevo Workflow Designer basado en la web, la variable WF_ASSIGNED_TO ya no es compatible y por lo tanto se elimina después de la migración.  

Qué impacto tiene

  • La validación puede fallar después de la migración si los flujos de trabajo referencian a variables que ya no son compatibles.

  • Los documentos ya no se enrutan como se esperaba en el flujo de trabajo.

  • Los valores de la variable se eliminan permanentemente durante la migración.

Acción necesaria

Para restaurar el flujo de trabajo después de la migración y volver a publicarlo, siga estos pasos:

  1. En la sección Configuraciones de DocuWare > Workflow Designer abra el flujo de trabajo migrado.

  2. Identifique todas las actividades que referencian a una variable que falta.

  3. Edite la actividad con una de las siguientes opciones:

    • Usar variables de flujo de trabajo personalizadas.

    • Editar la estructura del flujo de trabajo.

    • Utilizar la nueva variable Usuario de activación, si procede:

Los pasos para preservar los valores WF_ASSIGNED_TO varían según la configuración:

  • Si la variable WF_ASSIGNED_TO se ha utilizado después de cualquier tarea, siga estos dos pasos:

    1. En el Workflow Designer basado en la web, archive la persona asignada en una variable global dentro del cuadro de diálogo Tarea .

    2. Utilice esa variable global en actividades posteriores.

  • Si la variable WF_ASSIGN_TO se ha utilizado después de la actividad inicial y antes de la primera tarea, sustituya la variable WF_ASSIGNED_TO por la nueva variable del sistema Usuario de activación

Condiciones de activación de las cláusulas WHERE

Qué ha cambiado

En el Workflow Designer como una Desktop App es posible escribir las cláusulas WHERE como valores en un campo después del operador «equals» (equivale) o «equals not» (no equivale) para definir una condición de activación.

En el nuevo Workflow Designer basado en la web, en su lugar, usted construye las condiciones de activación con el generador de consultas, agrupando las condiciones o seleccionando la (cláusula WHERE) como operador.

Qué impacto supone

Durante la migración del flujo de trabajo, cualquier condición de activación que utilice un campo con una cláusula WHERE escrita se importa como una cadena de texto plano. Luego esta cadena se verifica pare ver si contiene operadores y símbolos incompatibles.

Si no incluye ningún operador o símbolo incompatible:

  • El flujo de trabajo se puede publicar, pero la lógica de WHERE no se aplica.

  • Estas condiciones deben revisarse y reconstruirse manualmente en el nuevo Workflow Designer.

Si incluye algún operador o símbolo incompatible de los que figuran a continuación:

  • La condición se marca como no válida y se muestra un error de validación: «La condición de activación utiliza una cláusula WHERE incompatible en el nuevo diseñador, así que debe reescribirse para continuar».

  • La condición se vuelve de solo lectura; solo Eliminar está disponible.

  • Estas condiciones deben reconstruirse manualmente en el nuevo Workflow Designer.

Operadores y símbolos incompatibles en las condiciones de activación

Los siguientes operadores y símbolos son incompatibles como contenido de campos escritos en las condiciones de activación del nuevo Workflow Designer basado en la web.

Distingue entre mayúsculas y minúsculas (debe coincidir exactamente):

  • AND

  • OR

  • NOT

  • LIKE

  • CURRENTDATE

  • CURRENTDATE()

  • CURRENTDATETIME

  • CURRENTDATETIME()

  • CURRENTUSERSHORTNAME

  • CURRENTUSERSHORTNAME()

  • CURRENTUSERLONGNAME

  • CURRENTUSERLONGNAME()

  • CURRENTUSEREMAIL

  • CURRENTUSEREMAIL()

  • COUNT

  • COUNT(...)

  • CURRENT_DAY

  • CURRENT_HOUR

  • CURRENT_MONTH

  • CURRENT_YEAR

  • CURRENT_YEARMONTH

  • VARIABLE

  • VARIABLE(...)

No distingue entre mayúsculas y minúsculas (en cualquier caso)

  • STARTSWITH

  • ENDSWITH

  • CONTAINS

  • IN (solo cuando después siga PARAMARRAY(…))

  • IS EMPTY()

  • IS NOTEMPTY()

  • EMPTY()

  • NOTEMPTY()

  • PARAMARRAY

  • PARAMARRAY(...)

Símbolos que no distinguen entre mayúsculas y minúsculas

  • =

  • >=

  • <

  • <=

  • <>

Acción necesaria

Para restaurar el flujo de trabajo después de la migración y volver a publicarlo, siga estos pasos:

  1. En la sección Configuraciones de DocuWare > Workflow Designer abra el flujo de trabajo migrado.

  2. Localice las condiciones de activación importadas como cadenas de texto plano o marcadas como no válidas.

  3. Si una condición no es válida o de solo lectura, elimínela.

  4. Reconstruya el activador usando el nuevo generador de consultas.

  5. Valide y publique el flujo de trabajo.

Notas sobre la reconstrucción de las condiciones de activación

  • En el Workflow Designer basado en la web, abra la configuración del activador.

  • Reconstruya la condición usando la interfaz Generador de consultas.

  • Valide que la nueva condición refleje la misma lógica.

    Workflow Designer como una Desktop App: active expresiones usando operadores, funciones
    y símbolos compatibles.

    • El Workflow Designer basado en la web ya no es compatible con las cláusulas WHERE en un dispositivo de activación de documentos: se desactivan en la interfaz.

      Puede reconstruir las condiciones de activación en el Workflow Designer basado en la web usando el generador de consultas. Elimine las condiciones no válidas con el botón Menos.

      En el Workflow Designer basado en la web, el panel de validación muestra unas condiciones de activación no válidas incluyendo una cláusula WHERE obsoleta.

  • Puede usar el operador Is para replicar la intención de la cláusula WHERE. Is le permite comparar explícitamente los valores de campo y reproducir la lógica de las condiciones clásicas de activación.

  • No utilice caracteres de escape como «\». Las secuencias de escape no son necesarias en el Workflow Designer basado en la web.

    • En el Workflow Designer como una Desktop App, se necesitaban caracteres de escape para los corchetes:
      Si durante la migración todos los operadores o símbolos son compatibles con la condición de activación, entonces

      • \( se sustituye automáticamente por (

      • \) se sustituye automáticamente por )

      Esto mantiene el comportamiento esperado.

      Si se detecta algún operador incompatible durante la migración, no se realiza ninguna sustitución; la condición se marca como no válida y debe reescribirse.

Cambios funcionales

Esta sección describe las diferencias funcionales y de comportamiento intencionales al migrar los flujos de trabajo desde el Workflow Designer como una Desktop App al Workflow Designer basado en la web. Estos cambios pueden alterar cómo aparecen o se comportan las configuraciones. La mayoría de los ajustes se aplican automáticamente durante la migración; no es necesario realizar ninguna acción.

Nueva variable: DecisionMaker

La nueva variable DecisionMaker la genera el sistema, es de solo lectura y no puede reutilizarse; se proporciona únicamente para gestionar la asignación del usuario durante la migración:

Como Asignar a ya no está disponible en el Workflow Designer basado en la web, todas las actividades de Asignar a se convierten automáticamente en actividades de Asignar datos durante la migración.  

  • La lógica de asignación se migra a través de esta variable del sistema sin ningún cambio.

  • La fuente de asignación sigue siendo la misma que en el Workflow Designer como una Desktop App.

  • Todos los que toman decisiones en una Tarea se asignan a la variable del sistema DecisionMaker:

  • Tras migrar una actividad Asignar a a Asignar datos, el historial en el Workflow Designer basado en la web ya no muestra los datos asignados al tomador de decisiones.

Tiempo de espera con reenvío fuera de la oficina

Si en el Workflow Designer como una Desktop App, la opción Escaladas > Reenvío > Habilitar reenvío (Tiempo de espera) está activada, se crea una nueva actividad Asignar datos una vez transcurrido el tiempo de espera en el Workflow Designer basado en la web para reenviar la tarea:

Ejemplo de una configuración de tiempo de espera en el Workflow Designer como una Desktop App  

Ejemplo de un tiempo de espera en el Workflow Designer basado en la web con la actividad adicional Asignar datos

La persona o el rol asignado se establece a través de la variable DecisionMaker en el Workflow Designer basado en la web  utilizando la configuración de reenvío:

Comprobación de códigos: la opción de ordenación se ha cambiado de lugar

En el Workflow Designer como una Desktop App, los ajustes de Ordenación para la asignación de tablas están en la pestaña Filas de la actividad Asignar datos.

En el Workflow Designer basado en la web, los ajustes de Ordenación se han movido a la pestaña Fuente de ordenación en el asistente de asignación de tablas.

Workflow Designer como Desktop App: Opciones de ordenación para comprobación de códigos en la pestaña Filas

Workflow Designer basado en la web: opciones de ordenación para condiciones de comprobación de códigos en la pestaña Fuente de ordenación

La asignación de columnas de tabla ha cambiado

En la actividad Asignar datos, la asignación de las columnas de tabla ha cambiado.

En la Desktop App del Workflow Designer, primero selecciona toda la tabla de destino y luego define las columnas. Se omite este paso adicional.

En el Workflow Designer basado en la web, usted especifica en el primer paso qué columnas de la tabla de destino deben editarse. Solo estas columnas seleccionadas se pueden asignar a las columnas fuente en el paso final de la configuración.

La captura de pantalla de abajo muestra la asignación de columnas de tabla en el Workflow Designer basado en la web. En este ejemplo, se han seleccionado las columnas Cantidad y Precio unitario en el primer paso de la configuración de la actividad Asignar datos. Solo estas dos están disponibles para su asignación en la pestaña Asignar datos:

Reubicación de los ajustes de notificaciones por correo electrónico

En el Workflow Designer basado en la web, los ajustes de notificaciones por correo electrónico se han trasladado a Tarea > comportamiento. Se agrupan con ajustes de recordatorios y escalada:

Asignaciones de valores fijos con referencias que faltan

Los valores fijos se eliminan durante la migración de un flujo de trabajo, si

  • falta un valor en un usuario, rol o regla de sustitución
    y

  • se utiliza el usuario, rol o regla de sustitución como fuente de asignación de valor fijo.

En los usuarios, roles y reglas de sustitución, se le insta a volver a seleccionar los elementos que faltan tras la migración en el cuadro de diálogo de la dependencia.

En otras dependencias, como por ejemplo campos de archivador, servicios web, archivos PDF que faltan, se produce un error en la migración. Las configuraciones eliminadas dentro de cuadros de diálogo de tipo Asignar a no se pueden recuperar una vez eliminados.

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