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Aquí verá todos los archivadores que ha creado o a los que se ha asignado un diálogo. Para editar la configuración de los archivadores necesita el derecho Operador. Para cambiar los permisos de los archivadores también necesita el derecho Gestionar permisos.
Solo puede eliminar el archivador si también tiene el perfil Propietario para el permiso de Operador. Automáticamente tiene el perfil Propietario del archivador si ha creado un archivador. Puede asignarse a otros usuarios y funciones en Permisos.
Cambie la configuración de los archivadores haciendo clic en los nombres de archivadores o en el símbolo respectivo para Campos de base de datos, Diálogos o Permisos.
Búsqueda de texto completo: Visión general
En DocuWare puede utilizar la búsqueda predeterminada y la búsqueda de texto completo.
La búsqueda habilitada por defecto hace referencia a las entradas en los campos de índice: encuentra todos los documentos que se han indexado con el término de búsqueda introducido en el campo correspondiente.
Además, puede activar la búsqueda de texto completo para un archivador. El campo «Texto completo» se añade al diálogo de búsqueda. Aquí, la búsqueda de texto completo encuentra los términos introducidos en todos los campos de índice, en el contenido del documento e incluso en las etiquetas XML. Una búsqueda de texto completo para «SampleTag» y «SampleValue» encontrará ambos términos.
Ejemplo : <XMLSampleTag>SampleValue</XMLSampleTag>
Puede configurar el alcance de la búsqueda de texto completo.
Más información sobre el restablecimiento del texto completo
Configuración de la búsqueda de texto completo
Los documentos deben leerse inicialmente para que los encuentre la búsqueda de texto completo. Para ello, el Content Server extrae "textshots" en los que se anotan todas las entradas de índice, las palabras y su posición en el documento.
El Content Server archiva los textshots en la base de datos DWDATA y, al mismo tiempo, los transfiere al servidor Fulltext Server. A su vez, dicho servidor archiva los textshots en archivos del catálogo y los utiliza en las consultas de búsqueda.
Aquí se configura hasta qué punto se leen los documentos y cómo la búsqueda de texto completo muestra los resultados.
Fulltext Server
Seleccione la conexión de datos para Fulltext Server en la lista. Las conexiones de datos de texto completo se pueden utilizar por archivador. Si utiliza varios archivadores con una búsqueda de texto completo, se recomienda instalar varios servidores "Fulltext Server" para un rendimiento óptimo.
Se crean nuevas conexiones de texto completo en DocuWare Administration, en la sección Conexiones de datos del área de sistema.
Págs. indexadas/archivo
Utilice esta función para determinar hasta qué punto deben indexarse los documentos para la búsqueda de texto completo. Se da por sentado que un documento de DocuWare se compone de un archivo Word y un PDF. Se indexan hasta 100 páginas para la búsqueda de texto completo desde el archivo Word y el PDF en cada caso con Págs. indexadas/archivo (máx.): 100. A continuación, se indexa el siguiente documento.
Si se indexan muchas páginas, los documentos tardan más en estar disponibles para el texto completo. pero la lista de resultados es más precisa.
Número de resultados
Con Ilimitado, se muestran todos los resultados. Con menos resultados, el tiempo de búsqueda se reduce. Para limitar el número de resultados, introduzca un número máximo de resultados.
Lista blanca / Lista negra
Puede añadir listas con tipos de archivos a una lista blanca y una lista negra. Las listas se crean en DocuWare Configuraciones: Configuración de la organización > Seguridad > Otros..
Utilice una lista blanca para restringir la búsqueda de texto completo a tipos de archivo específicos. Los tipos de archivo que no sean los especificados en la lista blanca no se buscan.
Puede utilizar una lista negra para bloquear los tipos de archivo que no se deben indexar mediante el texto completo. Resulta útil, por ejemplo, con archivos de audio o vídeo.
No es posible utilizar una lista negra y una lista blanca de forma simultánea.
Nota: Las opciones para restablecer y volver a crear el catálogo de texto completo se encuentran en DocuWare Configuraciones > Archivadores > Archivador x > Opciones > Opciones de texto completo > Restablecer datos de texto completo.
Restablecer datos de texto completo
Si tiene algún problema al trabajar con texto completo, DocuWare le ofrece la posibilidad de restablecer los datos de texto completo. Existen distintos tipos de restablecimiento, tal y como se describe a continuación. Asimismo, puede seleccionar a qué documentos del archivador se debe aplicar el restablecimiento.
Primero inténtelo con uno o unos pocos documentos y compruebe si esto resuelve el problema. Restablecer los datos de texto completo puede requerir una cantidad considerable de tiempo y recursos del servidor, por lo que es aconsejable asegurarse de que se trata de la solución idónea antes de realizar el proceso en muchos documentos.
Mientras se restablecen los datos de texto completo, la función de búsqueda de texto completo no está disponible.
Documentos afectados
Aquí puede seleccionar para qué documentos se debe restablecer el texto completo.
Todos los documentos de este archivador
Para los archivadores de gran tamaño, se recomienda filtrar los documentos de forma precisa. Para ello, active la opción que verá a continuación.Filtro personalizado
Solo se restablece el texto completo de los documentos filtrados.
Esto es útil, por ejemplo, si sabe cuándo dejó de funcionar el servidor de texto completo, ya que puede volver a crear el índice de texto completo solo para documentos posteriores a una fecha determinada.
Objetivo del restablecimiento de texto completo
Hay varias opciones para restablecer los datos de texto completo. Si ha seleccionado documentos en Documentos afectados, solo se restablecerán los datos de texto completo de estos documentos.
Volver a indexar documentos no procesados y extracciones de texto completo incorrectas
Use esta opción si sus herramientas de extracción de texto no han funcionado correctamente. Dependiendo de la cantidad de documentos seleccionados, esta acción podría suponer una carga considerable para su base de datos.
Aspectos técnicos: esta opción busca documentos procesados de manera incorrecta o no procesados dentro de su selección, vuelve a extraer el contenido de dichos documentos y reconstruye los datos de texto completo.Eliminar y volver a indexar los datos almacenados en la base de datos de texto completo...
Use esta opción si obtiene resultados de búsqueda incorrectos o si el resaltado no funciona. Se trata de la opción más rápida.
Aspectos técnicos: esta opción reconstruye los datos de texto completo de los documentos seleccionados en función de los textshots almacenados en la base de datos.Eliminar y volver a indexar todos los datos almacenados en la base de datos de texto completo directamente con los documentos
Use esta opción si ha actualizado o cambiado las configuraciones de las herramientas de extracción de texto o de las plantillas de OCR. Dependiendo de la cantidad de documentos seleccionados, esta acción podría consumir muchos recursos de su servidor.
El texto siempre se extraerá utilizando los métodos de extracción de texto y OCR seleccionados en ese momento. Si estos métodos se han modificado desde la última creación de tomas de texto, el nuevo texto extraído podría diferir y ofrecer resultados de búsqueda distintos.
Aspectos técnicos: esta opción recrea los textshots de los documentos seleccionados y reconstruye sus datos de texto completo.
Para archivadores con un gran número de documentos, un restablecimiento de texto completo puede tardar mucho tiempo. Para calcular cuándo volverá a estar disponible la búsqueda de texto completo, el estado ahora se muestra en dos fases: la actualización del estado del documento y el número de documentos ya reindexados. El estado reflejado se actualiza cada diez segundos en bloques de 50 documentos procesados (0, 50, 100, 150, etc.). Si la ventana del navegador con la configuración del archivador se cierra o queda inactiva durante un rato, el estado se actualiza cuando se vuelve a abrir la ventana.
Plantilla de OCR
Con una plantilla de OCR, la búsqueda de texto completo puede identificar los caracteres de un idioma específico o los números incluso de forma más rápida y precisa.
Las plantillas de OCR se configuran en DocuWare Configuration, en el área General > Reconocimiento de texto . Encontrará más detalles al respecto en la Ayuda de Configuración de OCR.
Gestión de versiones
Los documentos modificados se pueden guardar como nuevas versiones en DocuWare. Tanto las versiones actuales como las más antiguas se encuentran en el archivador. Eso significa que puede hacer un seguimiento detallado de todos los cambios realizados en un documento.
El documento que se está procesando está bloqueado. Los otros usuarios pueden ver el documento pero no editarlo.
Gestión de versiones
Si la opción Gestión de versiones está activada para un archivador, los usuarios pueden bloquear uno o varios documentos y modificarlos en la bandeja o el sistema de archivos. La función Bloquear está disponible en el menú contextual de un documento en la lista de resultados. Al desbloquear, el usuario puede seleccionar un número de versión, que debe ser superior al número anterior. También se puede agregar un comentario para la versión nueva.
Crear automáticamente versiones nuevas
Esta función afecta a todos los documentos de un archivador. Los documentos se bloquean automáticamente en cuanto se abren para su edición. El documento se desbloquea automáticamente con un nuevo número de versión cuando se guarda.
Si esta opción está activada, puede bloquear documentos manualmente. Sin embargo, la función de edición de DocuWare ya no estará disponible más adelante para estos documentos.
Información detallada sobre la gestión de versiones
Mostrar historial de versiones
Tal y como sucede con la versión original, las versiones anteriores se guardan en el archivador y se pueden ver en el historial de versiones. Este se puede abrir en el Web Client y en el Windows Explorer Client, por ejemplo, desde el menú contextual de un documento. El historial de versiones muestra los números de versión, el estado, la fecha de archivado, los comentarios y el usuario que guardó el documento.
Las columnas Modificado el y Modificado por registran siempre los cambios tanto en los ficheros de documento como en los datos de índice. Para realizar un seguimiento de los cambios en el archivo únicamente, marque las columnas Contenido modificado el y Contenido modificado por.
Cambiar el estado de los documentos
El estado del documento permite saber de inmediato la versión del documento. Los estados pueden ser: Actualizado para el documento más reciente, En curso para un documento que se ha bloqueado y Obsoleto para una versión que ya no está actualizada.
El estado cambia automáticamente cuando se abre o se bloquea un documento de un archivador que tiene la gestión de versiones activada en el programa original. Los siguientes usuarios pueden cambiar el estado de una versión en la gestión de versiones manual de Obsoleto o En curso a Actualizado:
el operador del archivador
el usuario que tiene bloqueado el documento en esos momentos
el usuario que bloqueó y desbloqueó por última vez el documento
Esto puede resultar necesario si, por ejemplo, se elimina accidentalmente un documento bloqueado. Sin embargo, solo puede haber una versión con el estado Actualizado. Puede cambiar el estado de un documento haciendo clic en Deshacer la salida o Establecer la versión actual en el historial de versiones en el menú contextual para la versión requerida.
Nota: Si se realiza una búsqueda en un archivador, solo se mostrarán las versiones con los estados Actualizado o En curso. Para ver todas las versiones, se debe cargar el historial de versiones (descrito anteriormente).
Número de versión y criterios de índice
Cuando se guarda una versión nueva o se desbloquea un documento en un archivador, se asigna un número de versión nuevo a la versión o al documento. En el caso de desbloqueo manual, puede seleccionar un número principal y secundario; en el caso de la gestión de versiones automática, el sistema asigna un número.
Cuando se crea una nueva versión, los criterios de índice no cambian, de manera que las versiones inicialmente usan los mismos. Los criterios de índice se pueden cambiar en la versión actual del documento, pero los cambios no se transferirán a las versiones anteriores.
El ID de documento es idéntico para todas las versiones del documento.
Configurar la gestión de versiones
El usuario debe disponer del derecho de archivador Bloquear para poder usar la gestión de versiones. Además, debe activar la gestión de versiones manual (y puede que la gestión de versiones automática) para cada archivador de forma individualizada.
Active las opciones Abrir Visión general de las versiones, Mostrar versiones antiguas y Bloquear/Desbloquear en la configuración de la lista de resultados. Con la opción Gestión de versiones, se activan automáticamente las funciones correspondientes en el Windows Explorer Client.
Para que se puedan guardar los datos necesarios para la gestión de versiones, se requieren nuevos campos de base de datos para cada archivador. DocuWare crea los nuevos campos de base de datos cuando se activa la gestión de versiones en la configuración del archivador correspondiente. Nota: la gestión de versiones no puede permanecer desactivada.
Si solo se requieren entradas exclusivas para un campo, no se puede utilizar la gestión de versiones.
Comentarios:
Durante la transferencia de documentos, se transfieren todas las versiones de documentos (siempre y cuando el documento fuente y de destino admitan la gestión de versiones).
La sincronización no puede utilizarse con archivadores si la gestión de versiones está activada.
El documento se elimina de la bandeja cuando se desbloquea desde aquí. El archivo se guarda en el sistema de archivos incluso después de haberlo desbloqueado y no se puede volver a desbloquear.
Los usuarios pueden eliminar el documento actual que incluye todas las versiones. Para ello, el usuario debe tener derechos para eliminar documentos del archivador. Las versiones individuales obsoletas no se pueden eliminar.
Incluso cuando no se ha modificado el documento bloqueado, DocuWare crea automáticamente una nueva versión al desbloquearlo. Si el usuario no desea que ocurra esto, en lugar de desbloquear de nuevo la versión bloqueada, debe cambiar el estado de la versión en el archivador de En curso a Actualizado.
Seguridad
Los archivadores cuentan con las siguientes opciones de seguridad:
Cifrar documentos
Los documentos se archivan cifrados para que no sea posible acceder directamente a ellos a través del sistema de archivos en ninguna circunstancia. Si ha activado la opción Datos de índice en la ubicación de archivado, los datos de índice permanecerán sin cifrar incluso con esta opción.
Los documentos archivados antes de activar esta opción no se pueden cifrar con carácter retroactivo.
La longitud de la clave simétrica se define en el campo Lista. Cuanto más larga es la clave, más seguro resultará el procedimiento; sin embargo, también tardará más en cifrarse y descifrarse y, por lo tanto, también tardarán más en ejecutarse el archivado y la recuperación.
Esta opción solo está disponible en versiones ENTERPRISE.
Más información sobre el cifrado en DocuWare Administration
Se admite usuario de aplicación de confianza
Un usuario que no tenga una cuenta de DocuWare también puede archivar documentos si accede al archivador desde un módulo de dispositivo multifunción de DocuWare, por ejemplo.
Comprobar la integridad de los documentos con una suma de comprobación
Cuando está activada esta opción, se calcula una suma de comprobación para todos los documentos cuando se archivan en el archivador. Esto permite determinar si un documento ha cambiado en el nivel del archivo. Abra el documento en el visor del Web Client y haga clic en el botón Comprobar si se ha modificado el documento.
Para esta función se utiliza el algoritmo SHA-256.
Activar el nivel de seguridad "alto" para este archivador
Para poder utilizar esta opción, debe haber activado el nivel de seguridad "Alto" para la organización en el nivel del sistema en DocuWare. De forma predeterminada, es así en DocuWare Cloud. En segundo lugar, el propietario del archivador pertinente debe ser un usuario con el nivel de seguridad "Alto".
Dicho nivel de seguridad puede activarse para un usuario en DocuWare Administration > Administración de usuarios. Para ello, se necesita el derecho funcional Administración de usuarios.
Solo los usuarios con el nivel de seguridad "Alto" pueden acceder a los archivadores de alta seguridad. Asigne los usuarios de alta seguridad al archivador en Permisos. El informe técnico "Seguridad" describe las funciones adicionales que hay disponibles para el nivel de seguridad Alto.
Una vez activado, el cambio de nivel de seguridad no se puede revertir.
Información para administradores
GUID
El GUID es el número de identificador del archivador. Se asigna automáticamente cuando se crea el archivador y no se puede cambiar. El GUID puede utilizarse, por ejemplo, para integrar el archivador en otra aplicación mediante programación o integración de URL (más información).
Nombre de la tabla de base de datos
DocuWare asigna automáticamente el nombre de la tabla de base de datos del archivador. No se puede modificar. La base de datos SQL utiliza este nombre internamente.
Conexión de bases de datos y ubicación de archivado
A la hora de crear un archivador, debe seleccionar la conexión de bases de datos y la ubicación de archivado.
Crear tablas de archivador
Use este comando para crear nuevas tablas de archivador vacías en la base de datos. Esto es necesario, por ejemplo, si DocuWare tiene que volver a instalarse debido a daños en el hardware. Una vez que se hayan creado las nuevas tablas, puede restaurar las entradas de índice utilizando los encabezados de documentos guardados. Los encabezados de documentos son archivos XML que contienen todos los datos de índice de un documento, además de otra información.
Copia de seguridad de los datos de índice en la ubicación de archivado
Los metadatos, como las entradas de índice y de sistema, las anotaciones y los sellos, se guardan en la base de datos a partir de la versión 7 de DocuWare y pueden volver a importarse, por ejemplo, cuando se producen daños en el hardware.
Los archivos de cabecera se guardan automáticamente por defecto - en la ubicación de almacenamiento del archivador en un archivo XML con el formato DocuWare Exchange DWX.