En un diálogo de búsqueda, el usuario introduce términos para filtrar los documentos. Un diálogo de búsqueda contiene todos los campos de base de datos personalizados que ha activado para el archivador. Si se necesitan menos campos para una búsqueda específica, puede ocultarlos haciendo clic una vez en el símbolo del ojo. Sin embargo, ocultar los campos en los diálogos no implica que los usuarios no puedan acceder a dichos campos. Estos campos siguen siendo accesibles a través de la plataforma.
Cambie la etiqueta si debe mostrarse una descripción diferente como nombre de campo en el diálogo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse con "Número de factura" o "Número de albarán" para diferentes departamentos.
Los campos de sistema de DocuWare también pueden utilizarse para los diálogos de búsqueda, las listas y las listas de resultados. De manera predeterminada, no son visibles (salvo la fecha de guardado en el diálogo de búsqueda), pero un administrador de DocuWare puede activarlos para un diálogo mediante el icono del ojo. Todos los usuarios tienen derechos de lectura y búsqueda en los campos de sistema.
Ahora se pueden buscar documentos utilizando los siguientes campos de sistema:
Identidad de documento
Última fecha de modificación / Última modificación de
Guardado el / Guardado por
Extensión de archivo
Tamaño del documento
Número de disco
Puede configurar opciones adicionales en Más opciones:
Lista de resultados
Los resultados de búsqueda se muestran según las especificaciones de la lista de resultados seleccionada aquí. Por ejemplo, puede especificar el orden en que aparecen los resultados en una lista de resultados.
ID para integraciones
El número de ID del diálogo se asigna automáticamente cuando se crea el diálogo y no se puede modificar. El ID puede utilizarse, por ejemplo, para integrar el diálogo de búsqueda en otra aplicación mediante programación o integración de URL (más información).
Haga clic en un campo de diálogo para llevar a cabo la configuración.
Propiedades de campo de los diálogos de búsqueda
En los campos de un diálogo de búsqueda pueden configurarse las siguientes propiedades:
Nombre del campo en el diálogo
Cambie la etiqueta si debe aparecer una descripción diferente al nombre de campo. Por ejemplo, el campo "Número de documento" puede etiquetarse con "Número de factura" o "Número de albarán".
Sin embargo, los campos del sistema no permiten etiquetas definidas por el usuario.
Campo obligatorio
Los campos obligatorios garantizan la introducción de todos los datos de indexación importantes para un documento. Los diálogos de almacenamiento, búsqueda e índice pueden tener sus propios campos obligatorios. Por lo tanto, un campo de índice puede ser a la vez obligatorio y opcional dentro de un mismo archivador
Nota: Si un campo está oculto en el diálogo, la opción de campo obligatoria se desactiva automáticamente.
Agregar comodín a la búsqueda
La búsqueda con comodines (*) muestra todas las entradas de índice que contienen el término de búsqueda en diferentes combinaciones. Al buscar "Peters", se encuentra "Peters Engineering" y "Franziska Peters". Sin comodines, solo se muestra la palabra clave exacta "Peters".
Esto solo afecta a los resultados de la búsqueda en la lista de resultados, pero no a la lista de selección.
Entrada predefinida
La entrada seleccionada se introduce automáticamente en este campo. Si el campo ya se ha predefinido en las propiedades del campo de base de datos, la entrada predefinida aquí no se tiene en cuenta para el campo de diálogo.
Puede introducir su propio valor o seleccionar una entrada dinámica. Las entradas dinámicas hacen referencia a los campos de registro del archivador. Algunos ejemplos son el nombre de usuario largo o corto de la persona que archivó el documento o la dirección de correo electrónico del usuario. En función del tipo de campo, hay disponibles diferentes entradas dinámicas predefinidas.
Si no se selecciona una entrada predefinida, el campo se puede completar del modo deseado durante la indexación.
Solo lectura
Con esta opción, la búsqueda en este campo siempre se ejecuta con el valor introducido más arriba.
Máscara de campo
Las máscaras de campo facilitan la entrada de números de teléfono o formatos de fecha largos, por ejemplo. Puede crear una máscara de campo en DocuWare Configuration, en la Ayuda para la indexación.
Crear ... listas de selección
Las listas de selección de su organización se pueden activar para este campo. Las nuevas listas de selección se crean utilizando el signo +.
Asignación de listas de selección a campos
Las listas de selección proporcionan términos para las palabras de búsqueda o las entradas de índice en el Web Client. Ahora, las listas de selección se pueden crear en DocuWare Configuration > Ayuda para la indexación > Listas de selección.
Las listas de selección se asignan a los campos de los diálogos de búsqueda, los diálogos de almacenamiento y los diálogos de índice en el módulo Archivadores de DocuWare Configuration:
Tipo de listas de selección
Una lista de selección puede ser una tabla de una sola columna o de varias. En función del tipo de tabla, la lista de selección puede filtrarse o no.
Las listas de selección de una sola columna no se pueden filtrar, con la excepción de la lista de selección predeterminada.
Las listas de selección de varias columnas se pueden filtrar. Esto significa que solo se mostrarán en la lista de selección las entradas que coincidan con las entradas de otros campos de diálogo.
Si activa una lista de selección de varias columnas, solo se podrá utilizar esta lista de selección para el campo. Las demás listas de selección se desactivan automáticamente.
Tipo de listas de selección
Hay tres tipos de listas de selección: internas, fijas y externas.
Las listas de selección internas las genera el sistema. Hay una lista de selección individual predeterminada disponible automáticamente para cada campo. Esta lista contiene todas las entradas que se han introducido hasta el momento en este campo.
Las listas de selección fijas y externas se basan en datos de fuentes ajenas a DocuWare. Las fuentes pueden ser bases de datos o simples archivos de texto.
Una lista de selección fija se importa una vez a DocuWare y se archiva. Se puede acceder a ella rápidamente.
Las listas de selección externas se recuperan con cada entrada en el campo. La ventaja es que el estado de la lista de selección externa siempre es el mismo que el de la fuente.
En el caso de un campo de fecha y de número, elija siempre una lista de selección externa.
Solo lista de selección
Active esta opción si en el campo solo deben introducirse entradas de la lista de selección. De este modo, se evitan errores de escritura y ortografía.
Configuración de filtros
Las entradas de índice que muestra una lista de selección filtrada dependen de las entradas de otros campos. El filtrado se configura de forma distinta según si se aplica a la lista de selección predeterminada o a una lista de selección de varias columnas:
Lista de selección predeterminada
Para configurar el filtro para la lista de selección predeterminada, tiene a su disposición todos los demás campos del diálogo de almacenamiento actual. Active uno o varios campos para que la lista de selección predeterminada coincida con las entradas de estos campos.
Lista de selección de varias columnas
Para poder filtrar una lista de selección fija o externa, debe existir como tabla de varias columnas.
En primer lugar, en Columna que se usará, establezca la columna de la tabla que se utilizará como lista de selección para el campo actual.
A continuación, determine las condiciones para el filtrado.
A la derecha, puede seleccionar todos los campos del diálogo de almacenamiento actual. Defina uno.
A continuación, en la izquierda, seleccione la columna de la tabla externa con las entradas para este campo de diálogo.
Este es un ejemplo de filtrado de listas de selección de varias columnas.
El usuario puede activar o desactivar el filtrado en el Web Client.
El filtrado de los campos de diálogo de búsqueda está activado de forma predeterminada en el Web Client. Esto significa que la lista de selección de este campo depende de las entradas de otros campos. Esta opción permite especificar si el usuario puede desactivar el filtrado. Toda la lista de selección estará disponible para el usuario para este campo en el Web Client.