Dieser Artikel richtet sich an Benutzer, die vom Workflow Designer als Desktop App zum webbasierten Workflow Designer wechseln.
Wenn Sie Workflows nur mit dem webbasierten Workflow Designer in den DocuWare Konfigurationen erstellen, können Sie diesen Artikel überspringen.
Informieren Sie sich auch über die Breaking changes bei der Workflow Migration.
Fahrplan: Wechsel zum webbasierten Workflow Designer
Der webbasierte Workflow Designer ist seit September 2025 für DocuWare Cloud und seit Mai 2026 (DocuWare 7.14) auch für On-Premises verfügbar. Er wird künftig das einzige Werkzeug zum Erstellen und Bearbeiten von Workflows. Der Workflow Designer als Desktop App wird in zwei Schritten abgelöst.
Schritt: Version 7.15 (Herbst 2026)
Im Workflow Designer als Desktop App können keine neuen Workflows mehr erstellt werden. Neue Workflows legen Sie ab dann im webbasierten Designer an. Bestehende Workflows lassen sich in der Desktop App weiterhin bearbeiten und anpassen.
Version 7.16 (Frühjahr 2027)
Die Desktop App wird entfernt und nicht mehr mit DocuWare ausgeliefert. Erstellen und Bearbeiten erfolgt ausschließlich im webbasierten Designer.
Was das für Ihre bestehenden Workflows bedeutet
Sie müssen Ihre bestehenden Workflows nicht zu einem festen Termin migrieren. Die Prozesse laufen unverändert weiter, laufende Instanzen sind von einer Migration nicht betroffen. Eine Migration ist erst dann erforderlich, wenn Sie einen Workflow bearbeiten möchten. Sie erfolgt einzeln pro Workflow und ist an kein Datum gebunden, sondern nur an den Zeitpunkt, an dem Sie diesen Workflow tatsächlich ändern müssen.
So läuft die Migration
Die Migration ist seit Version 7.14 (Frühjahr 2026) möglich. Alle Workflows aus der Desktop App erscheinen automatisch in der Liste des webbasierten Designers und sind mit dem Hinweis „Zu migrieren" gekennzeichnet.
Mit einem Klick auf Migrieren wird eine neue Workflow-Version im webbasierten Designer erstellt; die veröffentlichte Version bleibt unberührt, bis Sie die neue Version veröffentlichen.
Alternativ können Sie über Migrierte Kopie erstellen ein Duplikat anlegen und darin testen, während das Original in der Desktop App unverändert bleibt.
Empfehlung: Wechseln Sie möglichst bald
Nutzen Sie den webbasierten Designer schon jetzt für neue Workflows, um sich frühzeitig damit vertraut zu machen. Sehen Sie sich vor größeren Migrationen die Breaking Changes an, damit Sie technische Änderungen kennen, bevor Sie einen Workflow in Ihrer Produktiv-Umgebung migrieren.
Migrieren eines Workflows im Detail
Mit der Migrationsfunktion sind nun alle Workflows im webbasierten Workflow Designer zugänglich. Ältere Workflows, die im vorherigen Workflow Designer als Desktop App erstellt wurden, können zur fortgesetzten Bearbeitung migriert werden, sodass Sie entweder:
die Bearbeitung als neue Workflow-Version fortsetzen können
odereine Kopie für sicheres Testen erstellen können, ohne das Original zu beeinflussen.
So migrieren Sie einen Workflow:
Öffnen Sie den webbasierten Workflow-Designer unter DocuWare Konfigurationen > Workflow-Designer.
Workflows, die im vorherigen Workflow Designer als Desktop-App erstellt wurden, werden automatisch in der Workflow-Liste des neuen webbasierten Designers angezeigt.
Workflows, die mit dem vorherigen Workflow Designer als Desktop App erstellt wurden, müssen zur Bearbeitung migriert werden und sind mit dem Hinweis ZU MIGRIEREN gekennzeichnet.
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Sie haben zwei Möglichkeiten für die Migration:
Button Migrieren:
Wenn Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird der Workflow zur fortgesetzten Bearbeitung in den webbasierten Workflow-Designer migriert.
Eine neue Version des Workflows wird erstellt.
Die veröffentlichte Version bleibt von der Migration unberührt.
Dies ist für Workflows geeignet oder erforderlich, die Sie im neuen Designer bearbeiten möchten.
Nach der Migration wird der Hinweis ZU MIGRIEREN nicht mehr angezeigt.
Option Migrierte Kopie erstellen:
Mit dieser Option wird ein Duplikat des Workflows im neuen webbasierten Workflow Designer erstellt.
Der ursprüngliche Workflow bleibt im vorherigen Workflow Designer als Desktop App unverändert.
Dieser Weg eignet sich für Testzwecke, ohne den ursprünglichen Arbeitsablauf zu beeinträchtigen.
Der ursprüngliche Workflow bleibt in der Liste mit dem Badge Zu migrieren, und der neue Workflow mit dem bearbeiteten Namen "Workflow (Kopie)" wird in der Liste als separates Element angezeigt.
Versionsauswahl während der Migration
Es wird sichergestellt, dass immer die relevanteste Version Ihres Workflows migriert wird durch
Automatisches Migrieren der veröffentlichten Version, wenn der Workflow bereits veröffentlicht ist
Migrieren der neuesten Entwurfsversion, wenn der Workflow noch nicht veröffentlicht ist
Filtern der Workflows nach Migrationsstatus
Verwenden Sie den Filter oben rechts im Dashboard, um die Liste einzugrenzen und um die Workflows basierend auf ihrem Erstellungs- und Migrationsstatus schnell zu identifizieren und zu verwalten:
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Workflows in Vorkonfigurierten Lösungen (BUC V2)
Ab DocuWare 7.14 werden Workflows, die im webbasierten Workflow Designer erstellt wurden, in den Vorkonfigurierten Lösungen (BUC V2) von DocuWare unterstützt. Sie können diese Workflows nun als Teil einer BUC V2-Lösung paketieren, exportieren und importieren. Workflows, die im webbasierten Workflow Designer erstellt wurden, lassen sich mitsamt ihren Konfigurationen und Einstellungen zwischen DocuWare Systemen übertragen. Beim Import werden Systemelemente wie Benutzer, Rollen und Archive der Zielumgebung zugeordnet. Importierte Workflows sind ohne manuelle Neukonfiguration sofort einsatzbereit.
Exportverhalten nach Migrationsstatus
Jeder Workflow gehört entweder zum webbasierten Workflow Designer oder zum Workflow Designer als Desktop App – abhängig von seinem Migrationsstatus. Beim Export wird nur die Version im zugehörigen Workflow Designer berücksichtigt. Falls eine veröffentlichte Version im anderen Workflow Designer existiert, wird diese nicht exportiert und geht nach dem Import verloren.
Wichtig: Workflows vor dem Export migrieren und veröffentlichen
Migrieren und veröffentlichen Sie alle vorhandenen Workflows im webbasierten Workflow Designer, bevor Sie eine neue Vorkonfigurierte Lösung erstellen.
Die folgende Tabelle zeigt, was beim Export und Import abhängig vom Migrationsstatus des Workflows geschieht:
Migrationsstatus | Exportiert durch | Ergebnis nach Import |
|---|---|---|
Noch nicht migriert | Desktop App | Der Workflow wird im webbasierten Workflow Designer mit dem Hinweis „Zu migrieren“ angezeigt. Sie müssen ihn vor der Bearbeitung migrieren. |
Migriert, noch nicht veröffentlicht | Webbasiert | Nur der migrierte, unveröffentlichte Workflow ist im webbasierten Workflow Designer verfügbar. Die zuvor über die Desktop App veröffentlichte Version geht verloren. |
Migriert und veröffentlicht | Webbasiert | Der migrierte und veröffentlichte Workflow ist im webbasierten Workflow Designer verfügbar. |
Zurückgesetzt, noch nicht veröffentlicht | Desktop App | Nur der zurückgesetzte, unveröffentlichte Workflow ist in der Desktop App verfügbar. Die zuvor über den webbasierten Workflow Designer veröffentlichte Version geht verloren. |
Zurückgesetzt und veröffentlicht | Desktop App | Der zurückgesetzte und veröffentlichte Workflow ist in der Desktop App verfügbar. |
Häufig gestellte Fragen
Müssen Workflows von der Workflow Designer Desktop App migriert werden?
Ja, falls Sie einen vorhandenen Workflow im neuen, webbasierten Workflow Designer bearbeiten möchten, muss dieser Workflow vorher migriert werden. Dazu öffnen Sie den neuen Workflow Designer und clicken in der gewünschten Workflow Konfiguration auf Migrieren.
Werden Workflows mit DocuWare 7.13 automatisch migriert?
Nein, Workflows werden während des Upgrades auf Version 7.13 nicht automatisch aktualisiert oder geändert. Eine Migration ist nicht erforderlich, es sei denn, Sie möchten einen Workflow mit dem neuen webbasierten Designer bearbeiten.
Wo können bestehende Workflows migriert werden?
Im webbasierten Workflow Designer über die Option Migrieren im Dashboard.
Woher weiß ich, welche Workflows migriert werden müssen?
Workflows, die migriert werden müssen, sind mit einem Hinweis gekennzeichnet. Darüber hinaus verfügen diese Workflows nicht über die Schaltfläche Bearbeiten – nur die Schaltfläche Migrieren ist verfügbar, bis sie migriert werden.
Wirkt sich die Migration auf laufende Workflows aus?
Nein. Beim Migrieren eines Workflows wird eine neue Version erstellt, die erst nach der Veröffentlichung aktiv wird. Laufende Instanzen werden weiterhin mit der ursprünglich initiierten Version betrieben und sind nicht betroffen.
Kann ich mehrere Workflows gleichzeitig migrieren?
Nein, die Massenmigration wird derzeit nicht unterstützt. Beachten Sie, dass eine Migration nur erforderlich ist, wenn Sie den Workflow im neuen webbasierten Workflow Designer bearbeiten möchten.
Kann ich Workflows aus dem vorherigen Workflow Designer exportieren und in den neuen, webbasierten Designer importieren?
Nein. Workflows, die aus dem Workflow Designer als Desktop App exportiert wurden, können nur wieder in den Workflow Designer als Desktop App importiert werden. Ebenso sind Workflows, die aus dem neuen Workflow Designer exportiert werden, nur mit diesem kompatibel.
Kann ich ein Rollback von neuen Workflow Designer auf den vorherigen Designer (App) durchführen?
Es gibt kein direktes Rollback von Version 2 auf Version 1. Sie können jedoch zu einer früheren Version zurückkehren, indem Sie den Workflow im vorherigen Workflow Designer (App) öffnen, eine frühere Version auswählen und Neue Version kopieren und erstellen verwenden, um im Workflow Designer als Desktop App weiterzuarbeiten.
Können mehrere Workflow-Versionen gleichzeitig veröffentlicht werden?
Nein. Wie bisher kann jeweils nur eine Version eines Workflows veröffentlicht werden. Wenn Sie eine neue Version veröffentlichen – egal ob aus dem vorherigen oder dem neuen Workflow Designer – wird die Veröffentlichung der zuvor veröffentlichten Version automatisch rückgängig gemacht.