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Eine Bedingung ist eine automatisierte Entscheidung, die auf Regeln basiert.
Wenn eine oder mehrere Regeln erfüllt sind, ist die Ausgabe der Bedingung wahr.
Wenn nicht, ist die Ausgabe falsch.
Beispielsweise werden die eingehenden Rechnungen in einem Unternehmen nach ihrem Betrag bearbeitet. Die Regel für diese Entscheidung lautet „Betrag > 10.000“. Rechnungen über 10.000 € werden zur Genehmigung an einen leitenden Manager weitergeleitet (Regel erfüllt = wahr), während Rechnungen unter diesem Schwellenwert auf Teamebene bearbeitet werden (Regel nicht erfüllt = falsch).
Auf der Grundlage dieses einfachen Prinzips leiten Bedingungen Dokumente innerhalb des Workflows an Aufgaben oder andere Aktionen weiter und ermöglichen so eine präzise Kontrolle über die Richtung und Handhabung jeder Aktion.
Bedingung als eigene Aktion oder Ausgabebedingung
Wenn Sie nun einen Workflow konfigurieren, können Sie eine Bedingung hinzufügen, entweder
als eigenständige Aktion des Typs Bedingung
oderals Ausgabebedingung innerhalb einer beliebigen Aktion wie einer Aufgabe, eine Datenzuweisung oder auch innerhalb einer Aktion Bedingung.
Welche Methode zum Hinzufügen von Bedingungen Sie wählen, hängt vom Workflow und Ihrer Präferenz ab. Der Hauptunterschied liegt darin, wie die Bedingung auf dem Canvas dargestellt wird. Eine Aktion vom Typ Bedingung wird als separates, eigenständiges Workflow-Element dargestellt. Eine Ausgabebedingung befindet sich dagegen in den Einstellungen einer anderen Aktion. Wenn also eine automatische Entscheidung ein entscheidender Teil eines Workflows ist, kann es nützlich sein, dies auf der Arbeitsfläche mit einer Bedingung als eigenständige Aktion widerzuspiegeln.
Zudem können Sie in der Listenansicht der Workflow-Elemente gezielt nach einer Bedingung als Aktion suchen.
Ein Beispiel dafür, wie eine eigene Bedingung als Aktion aussieht, finden Sie im Artikel So erstellen Sie einen Workflow für die Rechnungsfreigabe.
Wenn der Workflow jedoch sehr komplex ist und viele Aktionen umfasst, würde die Verwendung von Ausgabebedingungen die Anzahl der Workflow-Elemente reduzieren und die Workflow-Konfiguration übersichtlicher halten.
Sowohl eine Aktion Bedingung wie auch die Ausgabebedingung einer Aktion sind in der Workflow-Historie abgebildet.
Eine eigenständige Bedingung leitet das Dokument anhand von “Regel erfüllt” oder “Regel nicht erfüllt” weiter. Mit beiden Ergebnissen lassen sich weitere Ausgabebedingungen verketten.
Um eine Bedingung zu definieren, folgen Sie diesen Schritten:
1. Bedingung zu Workflow hinzufügen
Wie bereits erwähnt, können Sie eine Bedingung zu einer Workflow-Konfiguration als Aktion oder als Ausgabebedingung innerhalb einer Aktion hinzufügen.
1.1 Bedingung als Aktion hinzufügen
Durch Hinzufügen einer Bedingung-Aktion wird die Bedingung klar von anderen Aktionen getrennt.
Suchen Sie die linke Seitenleiste und klicken Sie auf Aktion.
Wählen Sie Bedingung als Aktion.
Geben Sie einen bestimmten Titel für die Bedingung ein, da der Name der Bedingung im Web Client als Teil der Workflow-Historie sichtbar ist.
1.2 Ausgabebedingung innerhalb einer Aktion hinzufügen
Wenn Sie eine Aktion erstellen, z. B. eine Aufgabe oder eine Datenzuweisung, können Sie die bedingte Ausgabe innerhalb der Aktion definieren.
Die Bedingungen finden Sie im Bereich Ausgabe jedes Workflows:
2. Bedingung spezifizieren
Eine Bedingung fragt immer die Indexdaten des aktuellen Workflow-Dokuments ab. Sie definieren die Werte für die Bedingung für die Bedingung ähnlich wie bei einer Dokumentsuche.
Klicken Sie im Dialog Bedingung auf Bedingungen festlegen, um die Abfrage zu definieren.
Kombinieren Sie Bedingungen und Bedingungsgruppen.
Um komplexere Anwendungsfälle abzudecken, können Sie auch Ausdrücke verwenden:
Klicken Sie im Dialogfeld Bedingungen festlegen auf Erweiterte Abfrage.
Ausdrücke hinzufügen.
Weitere Informationen zu Ausdrücken:
Verwendung von Ausdrücken (Inhalt in Kürze verfügbar)
3. Ausgaben einen eindeutigen Namen geben
Eine Bedingung hat immer zwei Ausgaben, wahr und falsch, bzw. Regel erfüllt und Regel nicht erfüllt. Die Ausgaben bestimmen den nächsten Schritt, je nachdem, ob die Bedingung erfüllt ist oder nicht.
Standardmäßig heißen die Ausgaben “Wahr” und “Falsch. Geben Sie den Ausgaben aussagekräftige Namen, zum Beispiel in der Rechnungsbetragsprüfung (siehe oben) „<10.000” and “>10.000“.
Wenn Sie eine Bedingung als Aktion verwenden, können Sie sogar eine Farbe auswählen, um die „Wahr“- und „Falsch“-Verbindungen in der Arbeitsfläche darzustellen.
4. Ausgabebedingungen mit Workflow-Elementen verbinden
Verbinden Sie die Ausgabebedingungen mit anderen Elementen des Workflows, um das Dokument weiterzuleiten.
Ziehen Sie die Verbindungslinien vom Ausgabeport zu den Eingabeports einer Aktion – hier erfahren Sie, wie es im Detail funktioniert:
Wie man Aktionen verbindet (Inhalt in Kürze verfügbar)
5. Mit Fehlern in einer Bedingung umgehen
Wenn die Bedingung einen Fehler verursacht, kann dies unerwartet zu einer Unterbrechung des Workflows führen, wodurch das Dokument zurückgehalten wird.
Um unnötige Schleifen zu vermeiden, spezifizieren Sie die Fehlerbehandlung:
Gehen Sie im Workflow zum Bedingungselement auf den Fehler-Tab.
Wählen Sie eine der Optionen:
Keine Fehlerbehandlung
Workflow neu starten
Workflow beenden
Zum Schritt gehen
Lesen Sie mehr über Fehlerbehandlung
Erfahren Sie, wie Sie einen einfachen Workflow für die Rechnungsgenehmigung einschließlich Bedingungen konfigurieren.