Eine Bedingung ist eine Aktivität in einem DocuWare Workflow, die auf Grundlage von Regeln automatisch eine Ja/Nein-Entscheidung trifft.
Werden eine oder mehrere Regeln erfüllt, lautet das Ergebnis „Wahr“. Andernfalls lautet es „Falsch“.
Auf dieser Basis leiten Bedingungen Dokumente im Workflow zu Aufgaben oder anderen Aktivitäten weiter.
Dazu ein Beispiel: Die Eingangsrechnungen eines Unternehmens werden nach ihrem Betrag verarbeitet. Die Regel lautet: „Betrag > 10.000“.
Bedingung erfüllt / Ja / Wahr: Der Betrag einer Rechnung übersteigt 10.000 €. Die Rechnung wird zur Freigabe an einen Senior Manager weitergeleitet.
Bedingung nicht erfüllt / Nein / Falsch: Der Betrag liegt unter 10.000 €. Die Rechnung wird auf Team-Ebene bearbeitet.
1. Eine Bedingung einzufügen
Um eine Bedingung zu einem Workflow hinzuzufügen, wechseln Sie zu DocuWare Konfigurationen > Zusammenarbeit > Workflow Designer.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuer Workflow oder auf Bearbeiten, um einen vorhandenen Workflow in der Arbeitsfläche zu öffnen.
Es gibt zwei Möglichkeiten:
Sie fügen Sie eine Bedingung als Aktivität hinzu:
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Sie erstellen Bedingungen im Ausgaben-Bereich einer Aktivität oder eines Auslösers:
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Verwenden Sie die Option, die Ihnen am besten passt; beide führen zum gleichen Ergebnis.
Im nachstehenden Kasten erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen einer Bedingung als Aktivität und als Ausgabe.
Geben Sie für beide Varianten der Bedingung einen aussagekräftigen Namen ein. Der Bedingungstitel wird im Web Client als Teil der Workflow-Historie angezeigt.
Vergleich: Bedingung als eigenständige Aktivität oder als konditionelle Ausgabe
Eine Aktivität Bedingung und eine bedingte Ausgabe liefern identische Ergebnisse und werden auf dieselbe Weise konfiguriert. Welche Option besser passt, hängt vom Workflow und Ihren Präferenzen ab.
Berücksichtigen Sie folgende Aspekte:
Darstellung auf der Arbeitsfläche: Bedingungen als Aktivität werden als eigenständiges Element eingefügt, z. B. „Rechnung weiterleiten“ im Beispiel oben.
Bedingungen als Ausgabe sind in den Einstellungen einer Aktivität oder des Triggers eingebettet.
Handelt es sich bei der Bedingung um einen grundlegenden Schritt wie das Routen einer Rechnung, ist es möglicherweise besser, diese als Aktivität im Diagramm abzubilden. Enthält der Workflow dagegen viele Aktivitäten, reduziert eine bedingte Ausgabe die Workflow-Elemente und macht die Konfiguration übersichtlicher.
Suche in der Arbeitsfläche: In der Listenansicht des Workflows können Sie gezielt nach einer Bedingungsaktivität suchen.
Workflow-Historie: Sowohl Bedingungsaktivitäten als auch bedingte Ausgaben werden in der Workflow-Historie protokolliert.
Bedingungen verketten: Eine Bedingungsaktivität liefert zunächst nur zwei Ausgänge: „Wahr“ und „Falsch“. An beide Ausgänge können Sie weitere bedingte Ausgaben anhängen. Diese werden erst geprüft, nachdem die erste Bedingung ausgewertet wurde. Der Workflow folgt dem ersten Ausgang, dessen Bedingung erfüllt ist - also der ersten Ausgabe, die ein „Wahr“ ergibt.
2. Die Ja/Nein-Entscheidung konfigurieren
Eine Bedingung fragt für die Ja/Nein-Entscheidung immer die Indexdaten des aktuellen Workflow-Dokuments ab.
Sie definieren die Werte für die Bedingung ähnlich wie bei einer Dokumentsuche. Wählen Sie die Indexdaten, die für die Bedingung abgefragt werden sollen:
Klicken Sie im Dialog Bedingung auf Bedingungen festlegen.
Kombinieren Sie Bedingungen und Bedingungsgruppen. Damit lassen sich die häufigsten Anwendungsfälle abbilden.
Die Regel in dem Beispiel-Screenshot unten sagt: Wenn die Rechnungssummer €10.000 übersteigt, ist die Regel erfüllt - ja / wahr. Wenn die Summe gleich oder unter diesem Wert bleibt, ist sie nicht erfüllt - nein / falsch.
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Lesen Sie mehr dazu, wie Sie Dokumente anhand von Indexwerten filtern.
Um komplexere Anwendungsfälle mittels von Ausdrücken abzudecken, aktivieren Sie im Dialogfeld Bedingungen erstellen den Schalter Erweiterte Abfrage.
Lesen Sie dazu, wie Sie Ausdrücke in einem Workflow verwenden.
Lesen Sie mehr über den Workflow Expression Parser (in englischer Sprache).
3. Ausgaben definieren
Eine Bedingung hat wie jede andere Aktivität auch immer zwei mögliche Ausgangs-Pfade, die sich aus der Logik der Aktivität ergeben - Wahr und Falsch. Mit diesen Ausgangs-Pfaden kann das Workflow-Dokument an verschiedene Aktivitäten weitergeleitet werden.
Diese Ausgaben oder Ausgangs-Pfade heißen im Workflow standardmäßig Wahr und Falsch.
Geben Sie diesen Ausgängen eindeutige Namen, um den Workflow übersichtlich zu halten.
Beispiel: Beim Routen von Rechnungen sind Bezeichnungen wie „< 10.000“ und „> 10.000“ verständlicher als „Wahr“ und „Falsch“.
Die Ausgabebezeichnungen sind im Web Client nicht sichtbar.
Verwenden Sie die Bedingung als Aktivität, können Sie zusätzlich eine Farbe für die Verbindungslinien von „Wahr“ und „Falsch“ in der Arbeitsfläche festlegen.
Konditionelle Ausgaben
Jede Aktivität hat standardmäßig zwei Ausgabe-Pfade: Wahr und Falsch. Für jeden Wahr- oder Falsch-Pfad können Sie beliebig viele Unterbedingungen hinzufügen, die so genannten konditionellen Ausgaben. Der Workflow bewertet diese Bedingungen der Reihe nach: Wird die erste erfüllt, folgt das Dokument diesem Pfad; andernfalls wird sofort die nächste Unterbedingung geprüft.
Im folgenden Beispiel werden Rechnungen mit einem Betrag über 10.000 zunächst nach Projekt gefiltert; innerhalb des Projekts wird der Betrag erneut geprüft usw.
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Wenn keine der Unterbedingungen erfüllt ist, folgt der Workflow dem zuletzt definierten Standardpfad („Else“).
Auf diese Weise können Sie mehrere Ausgänge erstellen, ohne zusätzliche Bedingungs-Aktivitäten anlegen zu müssen.
4. Ausgaben mit Aktivitäten verbinden
Verbinden Sie den Ausgang der automatisierten Entscheidung mit anderen Workflow-Aktivitäten, um das Dokument im Workflow weiterzuleiten.
Ziehen Sie dazu die Verbindungslinien vom Ausgangsport zu den Eingangsports der gewünschten Aktivität.
Schauen Sie sich an, wie sich Bedingungen und Aktivitäten verbinden lassen (in englischer Sprache).
5. Mit Fehlern umgehen
Wenn die Bedingung einen Fehler verursacht, kann dies unerwartet zu einer Unterbrechung des Workflows führen, wodurch das Dokument zurückgehalten wird.
In einer Aktivität Bedingung können Sie festlegen, wie der Workflow mit Fehlern umgehen soll, um unnötige Schleifen zu vermeiden:
Wechseln in Bedingung > Aktion zum Tab Fehler.
Wählen Sie eine der folgenden Optionen:
Keine Fehlerbehandlung: Diese Option ist standardmäßig aktiviert.
Workflow neu starten: Das Dokument wird automatisch erneut von Anfang an durch die Workflow-Schritte geleitet.
Workflow beenden: Das Dokument wird automatisch zum Ende des Workflows geleitet. Alle bis zu diesem Zeitpunkt vorgenommenen Änderungen bleiben erhalten.
Zum Schritt gehen: Diese Option fügt der Bedingungs einen neuen Ausgabe-Pfad Fehler hinzu. Verbinden Sie den Ausgabe-Pfad mit einer anderen Aktivität, um das Workflow-Dokument manuell weiterzuleiten:
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