Mit einer Smart Search suchen Sie nach Dokumenten in DocuWare, ohne dass Sie die Hauptanwendung, zum Beispiel Ihr Buchhaltungsprogramm, verlassen müssen.
Eine Smart Search liest Inhalte aus der Oberfläche Ihrer Anwendung aus und übergibt diese als Suchbegriffe an DocuWare. Dies erspart Ihnen das manuelle Eingeben oder Kopieren von Inhalten in einen DocuWare Suchdialog.
Smart Connect als Desktop App
Um Smart Connect nutzen zu können, muss die Desktop App Smart Connect auf dem Server installiert sein. Außerdem ist es erforderlich, dass Sie die lokal installierten Desktop Apps mit Ihrem DocuWare verbinden: DocuWare Client > Startmenü > Desktop Apps > Mit Desktop Apps verbinden.
So konfiguieren Sie eine Smart Search
Smart Search arbeitet auf der Basis von Konfigurationen. Darin geben Sie unter anderem an, aus welcher Anwendung welche Inhalte in welche Felder eines DocuWare Suchdialogs übertragen werden sollen.
Für verschiedene Anwendungen und Szenarien legen Sie unterschiedliche Konfigurationen an.
Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Integrationen > Smart Connect.
Klicken Sie auf Neue Konfiguration > Smart Search.
Quelle auswählen:
Als Quelle wird die Anwendung bezeichnet, in die Sie Smart Connect integrieren möchten, zum Beispiel Ihr Buchhaltungsprogramm oder Microsoft Outlook.
Sie erstellen zunächst einen Screenshot vom Fenster dieser Anwendung. Den Fenstertitel geben Sie im nächsten Schritt, Identifizieren, an, damit Smart Connect Ihre Anwendung erkennt.
Identifizieren: Smart Connect identifiziert das Fenster, aus dem Inhalte übertragen werden sollen, anhand des Fenstertitels.
Sie können die Identifizierung genauer definieren, indem Sie einen Operator auswählen und im Titelfeld die entsprechende Zeichenfolge eingeben. Wenn das Fenster Ihrer Anwendung zum Beispiel den Titel "CRM Anwendung" hat, wählen Sie den Operator "enthält" und geben Sie "CRM" ein.Erkennungstechnologie: Bereits beim Erstellen des Screenshots prüft Smart Connect im Hintergrund, ob Text direkt aus der Fremdanwendung über Windows-Technologien ausgelesen werden kann. Ist dies der Fall, wird diese Methode automatisch ausgewählt. Sollte dies nicht möglich sein, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die geeignete Technologie auswählen können.
Suche in DocuWare festlegen:
Weisen Sie Text- oder Listenelemente des erfassten Fensters einzelnen Indexfeldern des ausgewählten DocuWare Dialogs zu.
Archiv und Suchdialog auswählen: In der Liste sind die DocuWare Archive in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt, bei denen Ihnen mindestens ein Suchdialog zugewiesen ist.
Suche definieren: Wählen Sie ein Werkzeug aus.
Text: Möchten Sie Smart Connect in Ihr Buchhaltungsprogramm integrieren, kann der Screenshot das Fenster mit einer geöffneten Rechnung zeigen. Sie möchten die Rechnungsnummer für Ihre Smart Search nutzen.
Klicken Sie auf das Textwerkzeug und ziehen einen Auslesebereich über der Stelle auf, wo die Rechnungsnummer üblicherweise steht. Den Auslesebereich verbinden Sie mit dem Indexfeld "Rechnungsnummer", das unter den Indexfeldern Ihres Archivs rechts aufgelistet ist.Listen: Bei einer Liste wird der ausgelesene Text als einzelne Zeilen in einzelne Stichwortfelder gefüllt.
Anker: Wenn der Text- oder Listenbereich, der ausgelesen werden soll, nicht immer an einer festen Position zu finden ist, positionieren Sie zunächst einen Anker, dem Sie den Auslesebereich dann zuweisen.
Um den Feldeintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten.
Textfeld
Text definieren: Sie können hier einen Teilbereich des ausgelesenen Textes festlegen, der für die Suche verwendet werden soll. Bestimmen Sie, ob nur der Text nach, vor oder zwischen einer bestimmten Zeichenfolge genutzt werden soll. Sie können auch die genaue Position angeben oder (z.B. für einen Barcode) ein Trennzeichen definieren und einen bestimmten Eintrag auswählen.
Text ersetzen: Sie können den gesamten ausgelesenen Text eines Bereichs automatisch durch einen anderen ersetzen lassen.So lässt sich zum Beispiel der auf einem Dokument ausgelesene Begriff "Rechnung" für die Indexierung durch "Rechnung - Ausgang" ersetzen. Dazu können Sie eine Liste mit allen Einträgen erstellen, die ersetzt werden sollen. Wählen Sie aus, ob nur die aufgelisteten oder alle Werte ersetzt werden sollen.
Wenn alle Werte ersetzt werden sollen: Für den Fall, dass ein auszulesender Wert fehlt, können Sie auswählen, ob der Standardwert genommen oder ein Fehler erzeugt und der Vorgang abgebrochen werden soll.
Zusätzliche Optionen für Datumsfeld und numerisches Feld
Für das Datumsfeld können Sie darüber hinaus angeben, in welchen Formaten entweder nur das Datum oder Datum mit Uhrzeit in dem zugehörigen Auslesebereich aufgeführt werden. Standardmäßig werden die Formate verwendet, die den regionalen Einstellungen Ihres Rechners entsprechen. Die Angabe der Formate ist wichtig, damit das jeweils ausgelesene Datum korrekt interpretiert werden kann.
Für das numerische Feld können Sie außerdem angeben, in welchem Format die Zahl in dem zugehörigen Auslesebereich definiert ist. Als Standard wird das Zahlenformat verwendet, das den regionalen Einstellungen Ihres Rechners entspricht. Die Angabe des Formats ist wichtig, damit die ausgelesene Zahl korrekt interpretiert werden kann.
Suche ausführen:
Legen Sie fest, mit welcher Art von Element der Benutzer die Ausführung einer Smart Search starten soll. Dafür stehen Ihnen ein Button und ein Tastaturkürzel zur Verfügung, die auch kombiniert werden können.
Button: Der Button wird direkt in der ausgewählten Anwendung, zum Beispiel Ihrem Buchhaltungsprogramm, eingeblendet. Klicken Sie dazu auf "Button" und ziehen Sie auf Ihrem Screenshot an der gewünschten Stelle einen Rahmen auf. Um die Beschriftung oder das Icon anzupassen, klicken Sie in dem Rahmen auf Bearbeiten.
Tastaturkürzel: Das Tastaturkürzel bestimmen Sie in der rechten Leiste.
Ergebnisliste statt Viewer: Wenn bei der Smart Search nur ein Dokument gefunden wurde, können Sie statt des DocuWare Viewers die Ergebnisliste anzeigen lassen. Dazu aktivieren Sie die Option Ergebnisliste immer öffnen.