Die Desktops Apps bestehen aus zwei Software-Komponenten:
DocuWare Desktop Apps: Diese Komponente wird auf Ihrem Rechner installiert.
DocuWare Desktop Service: Dieser Dienst verbindet DocuWare Desktop Apps mit Ihrem DocuWare-System.
Sobald beide Komponenten installiert sind, werden sie beim Start Ihres Rechners im Hintergrund mit gestartet. Falls eine Komponente nicht gestartet werden sollte, können Sie dies manuell wie in den folgenden Abschnitten beschrieben nachholen.
Desktop Apps installieren
Die Desktop Apps installieren Sie lokal auf dem Rechner des Nutzers, der mit den Anwendungen arbeiten soll. Für die Installation haben Sie zwei Möglichkeiten:
Öffnen Sie in DocuWare das Hauptmenü und klicken Sie auf Desktop Apps.
Oder Sie öffnen per Rechtsklick das Kontextmenü von DocuWare Desktop Apps in der Windows-Taskleiste und klicken Sie auf DocuWare Desktop Apps installieren. In beiden Fällen öffnet sich der Setup-Dialog.
Die Desktop Apps starten Sie, indem Sie entweder in die Windows-Suchzeile eingeben: DocuWare Desktop Apps. In der Ergebnisliste klicken Sie auf den Eintrag DocuWare Desktop Apps. Oder Sie klicken mit der rechten Maustaste auf das Icon DocuWare Desktop Apps in der Windows-Taskleiste und wählen DocuWare Desktop Apps öffnen aus.
Desktop Apps mit System verbinden
Um über den Desktop Service eine Verbindung zu Ihrem DocuWare-System herzustellen, klicken Sie im DocuWare Hauptmenü auf Desktop Apps verbinden.
Hinweis: DocuWare Desktop verbindet sich nur mit DocuWare Systemen, die die gleiche Version wie DocuWare Desktop haben.
Sollte der Desktop Service noch nicht gestartet sein, haben Sie zwei Möglichkeiten, um dies nachzuholen:
Starten Sie Ihren Rechner neu. Der Desktop Service startet dann im Hintergrund mit.
Starten Sie den Dienst (neu): Öffnen Sie den Windows Task Manager, indem Sie mit der rechten Maustaste in die Windows Taskleiste klicken und aus dem Kontextmenü den Task Manager auswählen. Öffnen Sie die Registerkarte Dienste und klicken Sie auf Mehr Details. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf DWDesktopService und wählen Sie aus dem Kontextmenü Starten oder Neu starten aus.
Verbindungen bearbeiten
Sie können Ihre Verbindungen auf der gleichnamigen Seite in den Desktop Apps bearbeiten:
Um eine bestehende Verbindung von der Liste zu entfernen, markieren Sie diese und klicken auf Entfernen.
Um eine Verbindung für die Nutzung zu aktivieren, markieren Sie die gewünschte Verbindung und klicken auf Aktivieren.
Um eine Standardverbindung zu dem DocuWare-System herzustellen, von dem aus Sie DocuWare Desktop Apps aus gestartet haben, klicken Sie auf Standardverbindung herstellen. Dies kann zum Beispiel nötig sein, wenn sich Ihre Benutzerkennung geändert hat.
Wenn Sie als neuer Benutzer DocuWare Desktop Apps aufrufen und sich über den Windows Login anmelden, wird für Sie automatisch eine Verbindung zu DocuWare hergestellt. Bei einer Authentisierung über den DocuWare Login erhalten Sie eine Nachricht in der Windows-Tray-Leiste und können direkt Benutzername und Passwort eingeben, ohne DocuWare öffnen zu müssen.
Historie der Aufträge
Mit einem Klick auf den Historie-Button 
können Sie die Details aller in den DocuWare Desktop Apps gestarteten Aufträge einsehen. Es werden Ihnen Datum, Startzeit, Name, Quelle und Status jedes Auftrags angezeigt. Über die Drop-down-Menüs in den Spaltenköpfen der Historie lassen sich die Angaben zu Zeit, Quelle und Status jeweils filtern.
Um die Detailansicht für einen Auftrag zu öffnen, klicken Sie auf dessen Zeile. Die Detailansicht informiert Sie gegebenenfalls auch darüber, in wie viele Dokumente ein Dokument geteilt wurde. Mit einem Klick auf die verlinkte Angabe der geteilten Dokumente öffnen sie wiederum einen neuen Dialog, aus dem Sie alle neu entstandenen Dokumente und deren Status ersehen.
Um die Ansicht auf den neuesten Stand zu bringen, klicken Sie auf Aktualisieren, zum Beispiel wenn ein Auftrag beim Öffnen der Historie noch nicht abgeschlossen war.
Um alle Informationen für alle Aufträge zu löschen, klicken Sie auf Historie löschen.
Fehlgeschlagene Aufträge wiederholen
Kann ein Auftrag nicht erfolgreich abgeschlossen werden, erhält er den Status Warnung. Es werden maximal 1000 Aufträge der letzten sieben Tage angezeigt.
DocuWare Desktop Apps wiederholt fehlgeschlagene Import-Aufträge automatisch, beispielsweise wenn der DocuWare Server nicht erreichbar sein sollte. Falls ein Dokument aber zum Beispiel über längere Zeit nicht abgelegt werden kann, ist es auch möglich, den Auftrag mit dem Button Aufträge wiederholen noch einmal manuell zu starten. So stellen Sie sicher, dass alle Dokumente korrekt gespeichert werden.
Datei exportieren
Sollte sich ein Dokument durch einen Fehler trotzdem nicht in DocuWare importieren lassen, können Sie es exportieren, um es auf anderem Weg in das DocuWare-System zu importieren. Diese Funktionsteht nur im Fall eines Fehlers zur Verfügung. Sie stellt eine Alternative zum manuellen Wiederholen eines Import-Auftrags dar.
Bei einem geteilten Dokument können Sie ebenfalls alle durch die Teilung entstandenen Dokumente exportieren. Die Dokumente werden als komprimierte ZIP-Dateien exportiert, die zusätzlich Informationen zur Fehleranalyse enthalten.
Benutzeroberfläche von DocuWare Scan, DocuWare Import und Smart Connect
Die DocuWare Desktop Apps stellen Ihnen die Anwendungen DocuWare Scan, Import, Export, Printer und Smart Connect zur Verfügung. Mit diesen können Sie:
Dokumente scannen und in Ihr DocuWare-Archiv importieren - DocuWare Scan
Dokumente automatisch in DocuWare-Briefkörbe oder -Archive importieren lassen, und zwar durch ein Überwachen von Ordnern im Dateisystem - DocuWare Import
Indexdaten exportieren und an Drittanwendungen weitergeben - DocuWare Export
Dokumente direkt aus anderen Anwendungen (z.B. ERP) als PDF drucken und im Archiv ablegen - DocuWare Printer
Dokumente auf Knopfdruck aus anderen Anwendungen (z.B. ERP) heraus aufrufen, anzeigen und indexieren - Smart Connect
In den Desktop Apps erscheinen alle Ihre aktiven Verarbeitungsaufträge unten auf der Seite mit einer Fortschrittsanzeige. Sollte ein Dokument durch einen Fehler nicht importiert werden, können Sie über die Historie der Aufträge darauf zugreifen.
Mit einem Rechtsklick auf das Tray-Icon von DocuWare Desktop Apps in der Windows-Taskleiste öffnen Sie das Kontextmenü, zum Beispiel, um die Desktop Apps zu öffnen oder Verbindungen zu bearbeiten.
Konfigurationen erstellen und bearbeiten
Wie Ihre Dokumente verarbeitet werden, legen Sie in Konfigurationen fest, und zwar in diesen Bereichen:
Konfigurationen für das Scannen, den Import aus Ordnern und DocuWare Printer: DocuWare > Hauptmenü > Konfigurationen > Erfassen > Dokumentverarbeitung.
Konfigurationen für Smart Connect: DocuWare > Hauptmenü > Einstellungen > Konfigurationen > Integrationen > Smart Connect.
Beachten Sie, dass für bestimmte Funktionen von DocuWare Desktop Apps eigene Lizenzen benötigt werden. Sollte Ihnen eine Funktionalität nicht zur Verfügung stehen, kann dies also an einer fehlenden Lizenz liegen.
Mehr Informationen zu den Lizenzen in DocuWare Desktop Apps (Informationen gültig bis zur aktuellen DocuWare Version).
Dokumente scannen
Mit DocuWare Scan scannen Sie Ihre Dokumente, importieren diese in DocuWare und legen sie im Langzeitarchivierungsformat PDF/A in Ihrem System ab. Dazu stehen Ihnen alle Scanner (mit TWAIN und WIA-Treiber) zur Verfügung, die auf Ihrem Rechner installiert sind.
Um ein neues Dokument zu scannen, wählen Sie zunächst die Scanner-Einstellungen, eine Konfiguration (in der festgelegt ist, wie das Dokument verarbeitet werden soll) sowie den Scanner aus. Die Scanner-Einstellungen werden jeweils als ein Set aus Einstellungen gespeichert. Unter Scanner-Einstellungen wählen Sie also ein solches Set aus. Um neue Scanner-Einstellungen zu erstellen oder vorhandene zu bearbeiten, klicken Sie auf Scanner-Einstellungen öffnen.
Im Folgenden finden Sie Hinweise zu ausgewählten Einstellungen:
Dialog des Scanner-Geräts anzeigen
Die Einstellungen des Scanner-Geräts werden angezeigt. Diese Funktion steht nur für TWAIN-Scanner zur Verfügung.OCR-Sprache
Wenn die Dokumentsprache automatisch erkannt werden soll, wählen Sie den Eintrag Automatische Erkennung aus. Andernfalls wählen Sie die gewünschte Sprache aus.Automatisch drehen & gerade ausrichten
Seiten, die beim Scannen falsch herum oder schief eingezogen wurden, werden automatisch gedreht und gerade ausgerichtet.Leerseiten löschen
Eventuell enthaltene Leerseiten werden automatisch aus dem Dokument gelöscht.Jedes Blatt als neues Dokument
Jedes eingescannte Blatt wird als neues Dokument abgelegt. Wenn Sie mehrere Einzelblatt-Dokumente ablegen möchten, können Sie diese so zusammen im Stapel einscannen.
Ist das Feld Scanner zwar ausgefüllt, aber ausgegraut, steht Ihnen nur ein bestimmter Scanner zur Verfügung.
Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung
Konfigurationen erstellen und bearbeiten Sie in der DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung > Quelltyp Scanner.
Um Dokumente mit DocuWare Scan in Ihrem DocuWare-Archiv ablegen zu können, muss mindestens eine Konfiguration angelegt sein und Sie müssen eine Berechtigung für den Zugriff auf die Konfiguration haben. Andernfalls können Sie gescannte Dokumente nur in Ihren Standardbriefkorb importieren.
Gescannte Dokumente bearbeiten
Um gescannte Dokumente und Seiten neu anzuordnen, ziehen Sie diese einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle.
Jede gescannte Seite eines Dokuments besitzt ein eigenes Kontextmenü, auf das Sie entweder über den Pfeil an jeder Seite oder per Rechtsklick auf die jeweilige Seite zugreifen. Darin stehen Funktionen wie zum Beispiel das Drehen und Löschen von Seiten oder des ganzen Dokuments zur Verfügung.
Dokumente aus Ordnern importieren
DocuWare Import überwacht ausgewählte Ordner in Ihrem Dateisystem und importiert die darin gespeicherten Dokumente in DocuWare-Briefkörbe oder -Archive. Um Dokumente in DocuWare zu importieren, starten Sie automatisch oder manuell sogenannte Import-Aufträge.
Unter Importieren werden Ihnen alle Aufträge angezeigt, die der gerade aktivierten Verbindung zugeordnet sind. Ein gestarteter Import-Auftrag wird mit 
gekennzeichnet.
Im Folgenden finden Sie Hinweise zu ausgewählten Einstellungen:
OCR-Sprache
Wenn die Dokumentsprache automatisch erkannt werden soll, wählen Sie den Eintrag Automatische Erkennung aus. Andernfalls wählen Sie die gewünschte Sprache aus.Gescannte PDFs automatisch drehen
Seiten, die beim Scannen falsch herum oder schief eingezogen wurden, werden automatisch gedreht und gerade ausgerichtet.Alter der Dateien prüfen
Die Dateien werden erst hochgeladen, wenn sie bereits mindestens 30 Sekunden im Import-Ordner liegen. Mit dieser Einstellung verhindern Sie, dass große Dateien unvollständig hochgeladen werden.
Aufträge starten und anhalten
Starten
Startet den Import-Auftrag.Einmal starten
Startet den Import-Auftrag einmalig.Alle starten
Startet alle Aufträge aus allen Import-Ordnern, die zur derzeit aktiven Verbindung gehören.Alle anhalten
Hält alle Aufträge aus allen Import-Ordnern an, die zur derzeit aktiven Verbindung gehören.
Um Dokumente mit DocuWare Import in Ihrem DocuWare-Archiv ablegen zu können, muss mindestens eine Konfiguration vom Quelltyp Ordner angelegt sein und Sie müssen eine Berechtigung für den Zugriff auf die Konfiguration haben. Andernfalls können Sie Dokumente lediglich in Ihren Standardbriefkorb importieren.
DocuWare Import ist ein lizenzpflichtiges Zusatzmodul. Ohne diese Lizenz steht Ihnen nur ein eingeschränkter Funktionsumfang der Import App zur Verfügung.
Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung
Konfigurationen erstellen und bearbeiten Sie in der DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung > Quelltyp Ordner.
Um die Liste der verfügbaren Konfigurationen zu aktualisieren, klicken Sie auf 
. Haben Sie keine DocuWare Import-Lizenz, erscheint hier nur die Option Standard-Briefkorb.
Ansonsten werden alle Konfigurationen angezeigt, für die Ihnen in der DocuWare Konfiguration Berechtigungen zugewiesen wurden.
Dokumente mit DocuWare Printer drucken
Mit DocuWare Printer können Sie Dokumente direkt aus Ihren Anwendungen drucken und in DocuWare importieren, und zwar im Langzeitarchivierungsformat PDF/A. Die Ablage erfolgt entweder in Ihren Briefkorb oder direkt in Ihr Archiv. Sie wählen den DocuWare Printer in Ihrem Programm (z.B. Ihrem ERP oder MS Word) einfach aus der Druckerliste aus und geben den Druckbefehl.
DocuWare Printer erzeugt PDFs, daher sollten Sie damit keine Dokumente drucken, die bereits im PDF-Format vorliegen. Dies könnte zu Problemen bei der Verarbeitung des Dokuments und dessen späterem Layout führen.
DocuWare Printer erkennt entweder über bestimmte Textkriterien und/oder über die druckende Anwendung, welche der für ihn angelegten Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung ausgeführt werden soll. Somit verarbeitet DocuWare Printer Dokumente nach entsprechender Konfiguration vollautomatisch.
Wie viele Seiten mit DocuWare Printer gedruckt werden können, ist abhängig von der Textmenge pro Dokument. DocuWare Printer unterstützt den Druck und die Ablage von maximal 10.000 Dokumentseiten pro Druckauftrag.
Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung
Konfigurationen erstellen und bearbeiten Sie in der DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung > Quelltyp Ordner.
Damit DocuWare Printer in Ihrer Organisation verwendet werden kann, benötigen Sie mindestens eine Konfiguration.
Smart Connect anwenden
Auf der Seite von DocuWare Smart Connect werden Ihnen alle Konfigurationen für Smart Search und Smart Index angezeigt, für die Ihnen Benutzerrechte zugewiesen wurden. Die beiden Listen enthalten jeweils den Namen der Konfiguration, das Tastaturkürzel für das Ausführen (bei Smart Searches) und den Fenstertitel in der betreffenden Anwendung.
Sie wenden Smart Connect an, indem Sie eine zuvor angelegte Konfiguration ausführen. Dafür gibt es verschiedene Möglichkeiten:
Über das Tray-Icon von DocuWare Desktop Apps öffnen Sie ein Kontextmenü, gehen mit der Maus auf Smart Searches und klicken in der dann erscheinenden Liste auf eine Smart Search.
Bei Smart Search: über eine Schaltfläche, die in dem Dialog der Fremdanwendung eingeblendet wird (je nach Konfiguration) oder über eine bestimmte Tastenkombination, die in der Konfiguration festgelegt ist.
Bei Smart Index: über einen Menüpunkt, auf den Sie in DocuWare in den Einstellungen zum Ablagedialog klicken.
Smart-Connect-Konfigurationen verwalten
Um Smart-Connect-Konfigurationen anzulegen und zu ändern, klicken Sie auf den Link in der Software-Oberfläche. Es öffnet sich der Bereich Smart Connect in der DocuWare Konfiguration.
Um Smart-Connect-Konfigurationen zu erstellen oder zu bearbeiten, benötigen Sie das Recht Smart Connect konfigurieren das in DocuWare Konfigurationen > Benutzerverwaltung vergeben wird.
Diagnose-Modus nutzen
Aktivieren Sie diese Option, öffnet sich beim Ausführen von Smart Connect ein zusätzliches Fenster. Dort wird Ihnen angezeigt, ob die Smart-Connect-Konfiguration korrekt ausgeführt wird, das heißt, ob der Fenstertitel und die Anker gefunden werden können und ob die definierten Bereiche ausgelesen und deren Inhalte in die Indexfelder übertragen werden können.
Feedback senden
Damit Ihr Smart Connect mit jedem Update von DocuWare mehr Anwendungen erkennt, benötigt DocuWare Informationen darüber, mit welche Anwendungen Smart Connect bei Ihnen gut erkannt hat. Wählen Sie aus dem Drop-down-Menü eine Anwendung aus und klicken Sie auf OK. Es öffnet sich Ihr E-Mail-Client mit der entsprechenden Information an DocuWare. Beim Versand der E-Mail werden keine weiteren Daten übertragen. Sie helfen DocuWare so, Ihr Smart Connect ständig zu verbessern.
Unterstützung für Java-Anwendungen
Wenn die auszulesenden Fenster auf Java basieren, sollten Sie sich hier ein Mini-Programm herunterladen, damit das Auslesen von Daten mit Smart Connect bessere Ergebnisse liefert. Zur Installation des Programms werden Windows-Administratorrechte benötigt.