Mit Smart Index indexieren Sie Dokumente in DocuWare, ohne dass Sie Ihre Hauptanwendung, zum Beispiel Ihr Buchhaltungsprogramm, verlassen müssen.
Die Rechnungen scannen Sie, sodass diese in einem DocuWare Briefkorb vorliegen. Sie geben die Rechnung in das Buchhaltungsprogramm ein und parallel archivieren sie diese. Dazu markieren Sie im Briefkorb die Rechnungen und wählen das Archiv für deren Ablage aus. Im DocuWare Viewer wird Ihnen jetzt die erste Rechnung angezeigt und die DocuWare Ablagemaske öffnet sich.
Parallel dazu haben Sie Ihr Buchhaltungssystem geöffnet. Dort geben Sie nun die Daten der Rechnung ein: zum Beispiel Firma, Datum, Rechnungsnummer und Betrag. Zudem gibt Ihr Buchhaltungssystem diesem Datensatz eine eindeutige Nummer.
Klicken Sie nun auf den Smart-Index-Button im DocuWare Ablagedialog, werden all diese Daten aus der Benutzeroberfläche des Buchhaltungssystems in die entsprechenden Felder des DocuWare Ablagedialogs übernommen. Die Indexbegriffe in DocuWare werden also auf Knopfdruck vergeben, was Tippfehler bei der doppelten Eingabe der Daten ausschließt - und somit auch Inkonsistenzen zwischen Daten im Buchhaltungssystem und Indexbegriffen in DocuWare.
Smart Connect als Desktop App
Um Smart Connect nutzen zu können, muss die Desktop App Smart Connect auf dem Server installiert sein. Außerdem ist es erforderlich, dass Sie die lokal installierten Desktop Apps mit Ihrem DocuWare verbinden: DocuWare Client > Startmenü > Desktop Apps > Mit Desktop Apps verbinden.
So konfigurieren Sie Smart Index
Für jedes Smart Index ist eine eigene Konfiguration erforderlich. In einer Konfiguration geben Sie unter anderem die Anwendung an, in der Smart Index verwendet werden soll sowie welche Inhalte in die Felder eines Ablage- oder Infodialogs von DocuWare übertragen werden sollen. Für verschiedene Szenarien legen Sie unterschiedliche Konfigurationen an.
Konfigurationen für Smart Index erstellen Sie in den DocuWare Konfigurationen > Integrationen > Smart Connect.
Quelle auswählen:
Als Quelle wird die Anwendung bezeichnet, in die Sie Smart Connect integrieren möchten, zum Beispiel Ihr Buchhaltungsprogramm oder Microsoft Outlook.
Sie erstellen zunächst einen Screenshot vom Fenster dieser Anwendung. Den Fenstertitel geben Sie im nächsten Schritt, Identifizieren, an, damit Smart Connect Ihre Anwendung erkennt.
Identifizieren: Smart Connect identifiziert das Fenster, aus dem Inhalte übertragen werden sollen, anhand des Fenstertitels. Sie können die Identifizierung genauer definieren, indem Sie einen Operator auswählen und im Titelfeld die entsprechende Zeichenfolge eingeben. Wenn das Fenster Ihrer Anwendung zum Beispiel den Titel "CRM Anwendung" hat, wählen Sie den Operator "enthält" und geben Sie "CRM" ein.
Erkennungstechnologie: Bereits beim Erstellen des Screenshots prüft Smart Connect im Hintergrund, ob Text direkt aus der Fremdanwendung über Windows-Technologien ausgelesen werden kann. Ist dies der Fall, wird diese Methode automatisch ausgewählt. Sollte dies nicht möglich sein, öffnet sich ein Dialog, in dem Sie die geeignete Technologie auswählen können.
Indexieren
Um festzulegen, welche Indexbegriffe an DocuWare übergeben werden sollen, weisen Sie Text- oder Listenelemente des erfassten Fensters einzelnen Indexfeldern des ausgewählten DocuWare Dialogs zu.
Archiv und Dialog auswählen: In der Liste sind die DocuWare Archive in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt, bei denen Ihnen mindestens ein Ablage- oder Infodialog zugewiesen ist.
Indexierung festlegen: Für die Indexierung wird Text aus Ihrer Fremdanwendung ausgelesen und in DocuWare Indexfelder übertragen. Dazu erstellen Sie Auslesebereiche, die Sie ggf. mit einem Anker positionieren können.
Wählen Sie ein Werkzeug aus:
Übersicht über die Werkzeuge Text, Liste und Anker
Text: Ihr Screenshot zeigt zum Beispiel Ihr Buchhaltungsprogramm mit einer geöffneten Rechnung und Sie möchten die Rechnungsnummer zur Indexierung nutzen. Klicken Sie auf das Textwerkzeug und ziehen Sie einen Auslesebereich über der Zone für die Nummer auf. Diesen Bereich verbinden Sie mit dem Indexfeld "Rechnungsnummer", das rechts bei den Indexfeldern Ihres Archivs aufgelistet ist. Die ausgelesene Nummer erscheint im Indexfeld.
Liste: Bei einer Liste wird der ausgelesene Text als einzelne Zeilen in einzelne Stichwortfelder gefüllt.
Anker: Wenn der Text- oder Listenbereich, der ausgelesen werden soll, nicht immer an einer festen Position zu finden ist, positionieren Sie zunächst einen Anker, dem Sie den Auslesebereich dann zuweisen.
Um den Feldeintrag zu bearbeiten, klicken Sie auf Bearbeiten.
Textfeld definieren:
Text definieren: Sie können hier einen Teilbereich des ausgelesenen Textes festlegen, der für die Indexierung verwendet werden soll. Bestimmen Sie, ob nur der Text nach, vor oder zwischen einer bestimmten Zeichenfolge genutzt werden soll. Sie können auch die genaue Position angeben oder (z.B. für einen Barcode) ein Trennzeichen definieren und einen bestimmten Eintrag auswählen.
Text ersetzen: Sie können den gesamten ausgelesenen Text eines Bereichs automatisch durch einen anderen ersetzen lassen.So lässt sich zum Beispiel der auf einem Dokument ausgelesene Begriff "Rechnung" für die Indexierung durch "Rechnung - Ausgang" ersetzen. Dazu können Sie eine Liste mit allen Einträgen erstellen, die ersetzt werden sollen. Wählen Sie aus, ob nur die aufgelisteten oder alle Werte ersetzt werden sollen.
Wenn alle Werte ersetzt werden sollen: Für den Fall, dass ein auszulesender Wert fehlt, können Sie auswählen, ob der Standardwert genommen oder ein Fehler erzeugt und der Vorgang abgebrochen werden soll.
Zusätzliche Optionen für Datumsfeld und numerisches Feld
Für das Datumsfeld können Sie darüber hinaus angeben, in welchen Formaten entweder nur das Datum oder Datum mit Uhrzeit in dem zugehörigen Auslesebereich aufgeführt werden. Standardmäßig werden die Formate verwendet, die den regionalen Einstellungen Ihres Rechners entsprechen. Die Angabe der Formate ist wichtig, damit das jeweils ausgelesene Datum korrekt interpretiert werden kann.
Für das numerische Feld können Sie außerdem angeben, in welchem Format die Zahl in dem zugehörigen Auslesebereich definiert ist. Als Standard wird das Zahlenformat verwendet, das den regionalen Einstellungen Ihres Rechners entspricht. Die Angabe des Formats ist wichtig, damit die ausgelesene Zahl korrekt interpretiert werden kann.