Auf die Verbindungen zu IMAP- oder Exchange-Servern können alle Benutzer einer Organisation zugreifen, um E-Mails aus ihren Postfächern in DocuWare zu archivieren.
Weisen Sie Ihrem E-Mail-Konto einen Mail-Dienst zu, damit die Verbindung zum Mailprovider hergestellt wird.
Seit September 2024 hat DocuWare die Authentifizierung für Drittanwendungen von Cookie-Authentifizierung auf die moderne und sichere oAuth2-Authentifizierung umgestellt. Die Unterstützung für Basic Authentication in DocuWare bleibt unverändert bestehen und kann weiterhin genutzt werden, wenn Ihr Mail-Dienst dies unterstützt.
Für Gmail (Workspace)-Kunden wird Basic Authentication jedoch obsolet. Die von Google angekündigte Abschaffung der Anmeldung über Basic Authentication oder App-Passwörter bis Ende September 2024. oAuth2 wird Basic Authentication als die sicherere Alternative ablösen.
Für Details siehe unten.
Empfangen
Legen Sie Verbindungen zu IMAP- oder Exchange-Servern an, um E-Mails aus Ihren Postfächern in DocuWare zu archivieren.
Weisen Sie Ihrem E-Mail-Konto einen Mail-Dienst zu, damit die Verbindung zum Mailprovider hergestellt wird. Auf die hier erstellten Mailverbindungen können alle Benutzer einer Organisation zugreifen.
Mail-Dienste mit Exchange
Impersonator-Konto und OAuth2
DocuWare verbindet sich mit Ihrem Exchange-Postfach über ein Exchange-Impersonator-Konto und die "Exchange Web Services". Dieses Impersonator-Konto wurde in früheren Docuware-Versionen mit der Basis-Authentifizierungsmethode authentifiziert. Ab der zweiten Jahreshälfte 2021 wird diese Authentifizierungsmethode für Office 365- und Exchange Online-Konten veraltet sein und durch "OAuth2" ersetzt.
Cloud-Kunden: DocuWare Cloud liefert bereits alles für die Verbindung zu Ihrem Office 365 Mail-Konto mit OAuth2. Im Plugin E-Mail allgemein verbinden Sie sich direkt mit Ihrem Office-365-Konto.
Wenn Ihre Office 365 / Exchange Online Mailkonten in der Azure National Cloud gehostet werden, ist eine OAuth-App-Registrierung erforderlich - mehr dazu im folgenden Punkt On-Premises-Kunden.On-Premises-Kunden: Bitte folgen Sie den Anweisungen auf Microsofts Office Dev Center, um eine OAuth-App-Registrierung im Azure Active Directory Ihres Unternehmens einzurichten.
Mehr Informationen zur Einrichtung einer OAuth2 Verbindung finden Sie beim DocuWare Support.
Exchange Web Services Integrationen mit Microsoft Graph API ersetzen
Microsoft stellt Exchange Web Services (EWS) für Exchange Online nach Oktober 2026 ein. Alle Integrationen, die auf EWS basieren – einschließlich DocuWare Connect to Mail – werden dann nicht mehr funktionieren.
Um weiterhin kompatibel zu bleiben, löschen oder deaktivieren Sie Ihre aktuellen EWS-basierten Mail-Konfigurationen und richten Sie sie mit der Graph API neu ein.
Gehen Sie dazu wie folgt vor: Deaktivieren oder löschen Sie die vorhandene Mail-Konfiguration und erstellen Sie über das Gateway “Graph API” eine neue. Achten Sie darauf, diese neue Konfiguration mit der allgemeinen Connect-to-Mail-Einstellung zu verknüpfen. Sie können bestehende Konfigurationen zwar auch öffnen und das E-Mail-Gateway von EWS auf Graph API umstellen, DocuWare empfiehlt jedoch, komplett neue Graph-API-Konfigurationen anzulegen, um optimale Ergebnisse zu erzielen.
Die Graph API unterstützt die meisten gängigen EWS-Funktionen, einige erweiterte Features stehen dort allerdings (noch) nicht zur Verfügung. Während der Übergangsphase können EWS und Graph API parallel betrieben werden, DocuWare empfiehlt jedoch eine frühzeitige Migration.
Derzeit ist nur Exchange Online betroffen; lokale Exchange-Server folgen ihrem eigenen EWS-Lebenszyklus.
Anleitung: EWS Intgeration mit Graph API ersetzen
Voraussetzung: Sie benötigen Microsoft Entra-Administratorzugriff für die Anwendungsregistrierung und das Erteilen von Consent.
Anwendung in Microsoft Entra registrieren
Wechseln Sie zu Entra Admin Portal > App registrations > New registration.
Richten Sie die Redirect URIs, Certificates und Secrets ein.
Notieren Sie die Application (client) ID.
Berechtigungen anfordern
Legen Sie die erforderlichen Graph-API-Berechtigungen fest wie unten gezeigt (Mail.ReadWrite, offline_access, openid).
.png)
Weisen Sie die Berechtigungen je nach Bedarf als Delegated oder Application-Level zu.
Consent und Berechtigungen - Entra App
Es gibt kein automatisches „Upgrade“: Die Migration auf Graph API erfordert Administrator-/Benutzer-Consent für die neue Entra-App.
Der Consent muss einmal pro Tenant-/App-Kombination erteilt werden.
Anleitungen, um den Consent erteilen:
Melden Sie sich als Admin im Entra-Portal an.
Wechseln Sie zur registrierten App und wählen Sie API permissions.
Klicken Sie auf Grant admin consent for Organization. Danach haben alle App-Benutzer Zugriff.
Neuen Mail-Service in DocuWare anlegen
Öffnen Sie DocuWare Konfigurationen > Mail-Dienste.
Fügen Sie einen neuen Mail Service vom Typ Exchange hinzu.
Wählen Sie Authentication type > Use OAuth2 Authentication.
Tragen Sie die in der Entra-App erstellten Authentication Details ein.
Stellen Sie sicher, dass bei Email Gateway die Option Use Graph API aktiviert ist.
Mail-Dienste mit IMAP
Um IMAP-Maildienstverbindungen mit OAuth2-Authentifizierung für Gmail (Workspace) oder andere OAuth-unterstützende IMAP-Server zu aktivieren, sind bestimmte Aktualisierungen erforderlich.
Wenn Sie OAuth2 für den Zugriff auf ihre Gmail-, Outlook.com- oder andere IMAP-Dienste verwenden möchten, richten Sie eine OAuth-Client-App innerhalb ihrer entsprechenden Plattformkonten ein, z. B. Google Cloud Console oder Azure AD/Entra.
Google Mail (Arbeitsbereich)
Office365 IMAP
Versenden
DocuWare bietet die Möglichkeit, E-Mail direkt aus dem System an Benutzer zu senden. Zum Beispiel kann ein Kunde im Rahmen eines Workflows eine Rechnung per Mail erhalten. Oder ein Mitarbeiter wird benachrichtigt, wenn ein für ihn relevantes Dokument archiviert worden ist.
Geben Sie eine Verbindung zu einem eigenen SMTP-Server ein, um E-Mails von einer personalisierten Adresse zu schicken – zum Beispiel von "workflow@peters-engineering.com" – und nicht von der Adresse des DocuWare-Systems.
Sie können eine SMTP-Verbindung für Benachrichtigungen und eine für Workflows verwenden. Aktivieren Sie die Verbindung für die jeweilige Komponente.
SMTP-Verbindung für Passwortänderung erforderlich
Für das Senden der E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts eine funktionierende SMTP-Verbindung erforderlich. Ohne diese können Benutzer ihre Passwörter nicht ändern.
DocuWare unterstützt
Basic Authentication
OAuth2
Die Basic Authentication (über Benutzername und Passwort) ist jedoch ein veralteter Authentifizierungsmechanismus für Office 365 und Gmail (Workspace) SMTPs. Wenn Sie den Nachfolger OAuth2 verwenden, müssen Sie eigene SMTP-Maildienstverbindungen mit der OAuth2-Authentifizierung zu Ihren Office365- oder Gmail (Workspace)-SMTPs erstellen.
Hinweise für Administratoren
Probleme mit Mail-Service-Konfigurationen rechtzeitig beheben
Eine nicht ordnungsgemäß funktionierende Mail-Service-Konfiguration, die E-Mails an DocuWare-Benutzer nicht zustellt, löst automatische E-Mail-Benachrichtigungen an den DocuWare Administrator der jeweiligen Organisation aus. Enthalten sind die Informationen zum Problem und Vorschläge zur Lösung.
E-Mail-Benachrichtigungen werden bis zu drei Wochen lang gesendet. In diesem Zeitraum wird den Administratoren empfohlen, die Probleme zu beheben. Nach diesem Zeitraum werden die Benachrichtigungen eingestellt. Die zugehörigen E-Mail-Protokolle werden gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden.
Hinweis zur korrekten Darstellung von Nicht-ASCII-Zeichen in E-Mails
Werden E-Mails mit Nicht-ASCII-Zeichen (z. B. Akzentbuchstaben, Symbole oder nicht-lateinische Schriften) versendet, hängt die Darstellung vom sendenden SMTP-Provider, dem SMTP-Provider des Empfängers und dem E-Mail-Client ab. Durch Einschränkungen der E-Mail-Kodierungsstandards kann es zu unleserlichem Text im Betreff, Textkörper oder in Dateinamen von Anhängen kommen.
So stellen Sie maximale Kompatibilität sicher:
Konfiguration des E-Mail-Clients
Vergewissern Sie sich, dass Ihr Client UTF-8-kodierte Zeichen für ein- und ausgehende Nachrichten unterstützt. UTF-8 ist der Standard für internationale Zeichen.
SMTP-Provider mit UTF-8-Support wählen
Treten beim Standard-SMTP-Provider Probleme auf, wechseln Sie ggf. zu einem eigenen SMTP-Provider.
Prüfen Sie, ob Ihr und der SMTP-Provider des Empfängers die Erweiterung SMTPUTF8 unterstützen, um internationalisierte Adressen und Inhalte korrekt zu übertragen.
Weitere Tipps
Testen Sie E-Mails mit Nicht-ASCII-Zeichen in verschiedenen Clients und bei unterschiedlichen Providern.
Lesen Sie die Dokumentation Ihres SMTP-Providers zur Aktivierung von UTF-8 und Internationalisierung.