DocuWare protokolliert die Vorgänge auf Dokument-, Archiv-, Organisations- oder Systemebene. Mit entsprechender Berechtigung sehen Sie zum Beispiel, wer wann welche Konfigurationen geändert oder Dokumente abgelegt hat.
Alle Protokollierungen können Sie im universellen CSV-Format herunterladen und für Auswertungen in vielen Programmen verwenden. Die Protokollierungen helfen, Aktivitäten in DocuWare auszuwerten und die Einhaltung von Compliance-Richtlinien zu belegen.
Beispiele für Ereignisse, die auf den einzelnen Ebenen protokolliert werden, jeweils mit Datum, Zeit und Benutzer:
Dokument: Ablage, Indexänderung mit altem und neuem Wert, Anzeige, Druck, Anfügen von Anmerkungen etc
Archiv: Neue Indexfelder, Änderungen bei Such- und Ablagedialogen sowie Ergebnislisten, neue Archivprofile ect. Zudem alle Dokumentereignisse innerhalb des Archivs.
Organisation: Neue Konfigurationen sowie Änderungen an bestehenden Konfigurationen, An-und Abmeldung der Benutzer (bei Standard-Einstellung jedoch deaktiviert)
System: Änderungen an Server-Einstellungen, Änderung an Zeitplänen für automatische Prozesse wie Transfer, Löschregeln, Synchronisation
Auf die Dokument-Prokollierungen greifen Sie direkt im Web-Client zu, die anderen Protokollierungen erstellen Sie innerhalb der DocuWare Konfiguration.
Dokument-Protokollierungen
Die Dokument-Protokollierung öffnen Sie im Web Client über das Kontextmenü des Dokuments, zum Beispiel innerhalb der Ergebnisliste. Der Menüeintarg heißt Historie. In dem Dialog wechseln Sie dann auf den Tab Protokollierung.
Damit Sie Protokollierungen einsehen können, benötigen Sie das Archivecht Dokument-Historie anzeigen für das Archiv, in dem das Dokument abgelegt ist.
Protokollierungen für Archiv, Organisation und System
Die Protokollierung zu Archiv, Organisation und System rufen Sie innerhalb der DocuWare Konfiguration auf, und zwar im Bereich Allgemein.
Auf der Übersichtsseite sehen Sie die Elemente - System, Organisationen und Archive - zu denen Sie Administratorrechte haben. Klicken Sie auf den jeweiligen Namen, um die zugehörige Protokollierung zu öffnen.
Stellen Sie den gewünschten Zeitraum für Protokollierung ein. Sie erhalten eine Liste der Protokolleinträge. Per Mouse-over auf der Sprechblase am Ende einer Zeile erhalten Sie Details zu dem jeweiligen Eintrag. Die komplette Liste inklusive der Details können Sie sich als CSV-Datei herunterladen. Das universelle CSV-Format ermöglicht vielfältige Auswertungsmöglichkeiten.