Verwenden Sie „E-Mails allgemein“ (Connect to Mail) um E-Mails und Anhänge automatisch in DocuWare zu importieren und zu speichern. Die Einrichtung besteht darin, einen Mail-Dienst zu erstellen, eine Speicherkonfiguration zu definieren und ein oder mehrere Postfächer zu verknüpfen.
Achten Sie darauf, dass die Benutzer über die erforderlichen Rechte verfügen, um auf die Konfiguration zuzugreifen, Dokumente zu speichern und den ausgewählten Ablagedialog zu verwenden.
Berechtigungen
Funktionales Recht: Benutzer, die den Bereich E-Mails allgemein in DocuWare Konfiguration sehen und verwenden können sollen, benötigen das funktionale Recht Connect to Mail konfigurieren, das unter DocuWare Konfiguration > Allgemein > Benutzerverwaltung > Funktionsprofile vergeben werden kann.
Archiv-Recht: Um E-Mails zu importieren, muss der Benutzer das Recht haben, sie im Zielarchiv zu speichern. Die Berechtigungen können unter DocuWare Konfiguration > Dokumentspeicherung > Archive > Berechtigungen vergeben werden.
Ablagedialog: Weisen Sie den ausgewählten Ablagedialog für die Indexierung der entsprechenden Benutzer zu. Die Berechtigungen können unter DocuWare Konfiguration > Dokumentspeicherung > Archive > Berechtigungen vergeben werden.
1. Mail-Dienst erstellen
Erstellen Sie einen Mail-Dienste, der sich mit Ihrem E-Mail-Anbieter verbindet. Dies wird in der Regel zentral von einem Administrator eingerichtet.
Der Server, der den Background Process Service (BPS) ausführt muss in der Lage sein, sich mit Mail-Dienst-Host und -Ports zu verbinden; passen Sie bei Bedarf die Firewall-Einstellungen an.
Der Mail-Dienst stellt die Verbindung mit Ihrem E-Mail-Anbieter her. Sie wählen diesen Dienst aus, wenn Sie die Speicherkonfiguration mit dem E-Mail-Konto verknüpfen (Schritt 3).
Der Mail-Dienste wird normalerweise im gesamten Unternehmen vom Administrator für DocuWare eingerichtet.
2. Erstellen einer Speicherkonfiguration
Legen Sie das Speicherziel in DocuWare fest – ein Archiv oder einen Briefkorb – und die automatische Indexierung für importierte E-Mails.
Wählen Sie einen Ablagedialog für die Indexierung. Indexfelder können befüllt werden von:
Fester Wert: Geben Sie einen konstanten Wert in der Konfiguration ein; er wird während des Imports nicht geändert.
E-Mail-Eigenschaft: Liest Werte aus der E-Mail, z. B. Absender, Anhänge, CC-Name, Sendedatum und schreibt sie in Indexfelder.
Eine einzige Speicherkonfiguration kann von mehreren Benutzern und Postfächern wiederverwendet werden.
Mit DocuWare 7.11 können Sie Automatische Dokumentverarbeitung verwenden, um Anhänge genauer zu indexieren als mit einfachen Importregeln. Siehe die dedizierte Hilfe für die Einrichtung.
3. Verbinden Sie die Speicherkonfiguration mit Ihrem E-Mail-Konto
Verknüpfen Sie ein oder mehrere E-Mail-Konten in der Übersicht E-Mails allgemein. Wählen Sie in Ihrer Speicherkonfiguration E-Mail-Konto verbinden, wählen Sie den Mail-Dienst und geben Sie die Anmeldedaten ein, damit der Posteingang abgerufen werden kann.
Für DocuWare Cloud mit Microsoft Exchange Online benötigen Sie keinen dedizierten Mail-Dienste. Wählen Sie Exchange Online als Dienst; DocuWare wird die Verbindung automatisch herstellen.
Hinweis für DocuWare vor 7.2
Vor 7.2 wurden Speicherkonfiguration und Postfachverbindung in separaten Benutzeroberflächen abgewickelt. Ab 7.2 sind beide Schritte in einer einzigen Benutzeroberfläche verfügbar, vorbehaltlich der Autorisierung durch den Benutzer.
Gemeinsame Microsoft-365-Postfächer
Ab DocuWare 7.13 unterstützt E-Mails allgemein / Connect to Mail die Archivierung von gemeinsamen Microsoft-365-Postfächern aus, zusätzlich zu persönlichen Postfächern.
Es sind keine zusätzlichen Benutzerlizenzen für Microsoft 365 für die Archivierung von gemeinsamen Postfächern erforderlich. Eine App muss bei Azure AD mit den erforderlichen Berechtigungen registriert sein.
Der Zugriff verwendet Microsoft Graph und OAuth2, sodass die Berechtigungen und der Zugriff auf Postfächer in Microsoft 365 / Azure AD kontrolliert und widerrufbar sind. Für die App-Registrierung werden folgende Berechtigungen benötigt:
Mail.ReadWrite: Stellt den grundlegenden Zugriff auf das Postfach für das angemeldete Konto und alle Postfächer sicher, die das Konto öffnen kann.
Openid: Ermöglicht die Anmeldung über OpenID Connect und stellt ein ID-Token zur Identifizierung des Benutzers bereit.
Offline_access: Verwaltet den Zugriff auf die Daten, für die der Zugriff gewährt wurde.
Mail.ReadWrite.Shared: Gewährleistet, dass die App explizit auf gemeinsame Postfächer zugreifen kann und unterstützt Szenarien, bei denen das Konto nicht Besitzer des Postfachs ist.
Bevor Sie ein gemeinsames Postfach in einer Konfiguration für „E-Mails allgemein“ verbinden, achten Sie darauf, dass Ihr persönliches Microsoft 365-Konto von Ihrem Administrator die erforderlichen Rechte (z. B. „Vollzugriff“ oder „Senden als“) erhalten hat. Um ein gemeinsames Postfach mit einer Konfiguration für „E-Mails allgemein“ zu verbinden, müssen Sie die gemeinsame Mailbox-Adresse in das E-Mail-Feld der Anmeldedaten eingeben und sich dann mit Ihrem persönlichen Konto anmelden, das Zugriff auf dieses Postfach hat.