Formulare übermitteln

DocuWare Forms sind webbasierte Formulare, die Daten erfassen und direkt in einem DocuWare Archiv ablegen.

In den Einstellungen für die Übermittlung legen Sie fest, was passiert, nachdem der Benutzer in einem Formular auf Übermitteln geklickt hat: Sie wählen den Speicherort und den Dokumenttyp sowie die Bestätigung, die dem Benutzer angezeigt wird, und ob der Formularlink wiederverwendet oder vorausgefüllt werden kann.

Um die Übermittlung zu definieren, öffnen Sie die DocuWare Konfigurationen und navigieren Sie zu Erfassen > Formulare > Übermittlung.

Art des Dokuments

Im Bereich Formulare > Übermittlung > Art des Dokuments wählen Sie den Dokumenttyp aus, den DocuWare speichert, nachdem der Benutzer auf Senden geklickt hat.

Es stehen zwei Optionen zur Verfügung:

• Webformular: Das ausgefüllte Formular wird als PDF gespeichert. Das Dokument spiegelt das Layout wider, das im Formular-Designer erstellt wurde.  

• Formularvorlage: Wählen Sie diese Option aus, wenn Sie bereits über ein fertiges Formular verfügen, z. B. einen Vertrag, einen Antrag oder eine PDF-Datei für Behörden, und nur die Daten des Benutzers eingeben müssen.

  • Sie wählen eine oder mehrere Vorlagen (PDF, Word, TIFF, JPG usw.) aus und ordnen dann jedes Feld im Webformular der entsprechenden Stelle auf der Vorlage zu.

  • Wenn der Benutzer auf Übermitteln klickt, "fügt" DocuWare die Daten in die Vorlage zusammen und speichert das neue, fertige Dokument. Das ursprüngliche Webformular selbst wird nicht archiviert. Es werden nur die zusammengeführten Formulardokumente gespeichert.

  • Wenn ein einzelnes Webformular mit mehreren Vorlagen verbunden ist, generiert DocuWare bei der Übermittlung für jede Vorlage ein separates PDF.

Optionen nach der Formular-Übermittlung

Geben Sie an, was Benutzern direkt nach dem Absenden des Formulars angezeigt wird oder was passieren soll. Es ist folgendes möglich:

• Anzeigen eines Buttons  Neues Formular starten

• Anzeigen eines Links zum übermittelten Formular in DocuWare

• Auslösen einer automatisierten Aktion aus, z. B. die Umleitung zu einer bestimmten URL

Formular vorausfüllen

Ab DocuWare Version 7.12 bietet DocuWare Forms eine Funktion zum Vorausfüllen für verschiedene Anwendungsfälle. Benutzer können ein Formular teilweise ausfüllen, ihren Fortschritt speichern und zurückkehren, um es zu einem späteren Zeitpunkt abzuschließen und abzusenden. Darüber hinaus können Administratoren Formulare vorab ausfüllen und zum Ausfüllen an bestimmte Benutzer senden.

Die Funktion zum Vorausfüllen gilt auch für öffentliche Formulare.  

So konfigurieren Sie die Funktion zum Vorausfüllen

Um die Funktion zum Vorausfüllen zu aktivieren, gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Erfassen > Formulare > Formularkonfiguration xxx > Übermittlung.

Aktivieren Sie die Option Das Formular kann vorab ausgefüllt werden.

Speichern eines nicht komplett ausgefüllten Formulars

Diese Funktion ermöglicht es Mitarbeitern, ihren Fortschritt in einem Formular zu speichern und das teilweise ausgefüllte Formular an einen anderen Benutzer weiterzuleiten.

1. Aktivieren Sie die Option Das Formular kann vorab ausgefüllt werden.

2. Aktivieren Sie die Option Schaltfläche "Formularlink kopieren" anzeigen.

Wenn beide Optionen aktiviert sind, zeigt das Formular neben der Schaltfläche Übermitteln die Schaltfläche Formularlink kopieren an.

Benutzer können das Formular ausfüllen. Beim Anklicken des Buttons Formularlink kopieren werden die Eingaben des Nutzers automatisch in die URL geschrieben.

Speichern Sie den Formularlink manuell

Der Benutzer muss diesen Formular-Link selbst mit einem Lesezeichen versehen, um ihn später ausfüllen zu können, da er in DocuWare Forms nicht automatisch gespeichert wird.

Hinweis: Daten, die in Tabellenfeldern, Anhangsdateien und Signaturfeldern bereitgestellt werden, können mit dieser Funktion nicht gespeichert werden.

Bearbeiten Sie die URL, um ein Formular vorab auszufüllen

Wenn nur die Option Das Formular kann vorab ausgefüllt werden aktiviert ist, können Administratoren das Formular manuell vorab ausfüllen, indem sie den Link bearbeiten und Feld-IDs und -Werte als URL-Parameter übergeben. Dies dient als zeitsparende Alternative für erfahrene Anwender.

Um das Formular automatisch mit den während des Workflows gesammelten Daten auszufüllen, aktivieren Sie diese Option und berücksichtigen Sie die folgenden Hinweise.

So schreiben Sie eine URL

Fügen Sie alle Felder in die URL ein, deren Wert Sie beim Öffnen des Formulars festlegen oder beibehalten möchten. Wenn ein Feld bereits einen vordefinierten Wert enthält, der bleiben muss, auch wenn er ausgeblendet ist), müssen Sie dieses Feld auch in der URL auflisten.

Ein Formular-Link folgt immer dem gleichen Grundmuster:

Organisationsdomäne/docuware/formsweb/Formularname?orgID=Organisations-ID

Ein vorausgefüllter Link könnte wie folgt aussehen:

/DocuWare/FormsWeb/Formularname?pf=on&SingleLineText=Hallo

1. Entfernen Sie die orgID aus der URL, und fügen Sie pf=on& hinzu

2. Fügen Sie nach diesem Parameter die Feld-IDs und die entsprechenden Werte hinzu.

3. Um die ID eines Feldes zu finden, gehen Sie in den Formulardesigner und öffnen Sie die Feldeinstellungen des jeweiligen Feldes.

4. Bewegen Sie den Mauszeiger in den Feldeinstellungen über das ID-Symbol - siehe Screenshot unten.

   • Die Feld-ID wird automatisch aktualisiert, wenn die Beschriftung geändert wird.

   • Sie können die ID auch manuell bearbeiten, um sie kurz zu halten, da die URL-Länge auf 1800 Zeichen begrenzt ist.

   • Das Ändern der Feld-ID eines Seriendruckformulars kann sich auf den Arbeitsablauf auswirken.
     

   • Verwenden Sie das Format FieldID=value und trennen Sie jedes Feld durch ein & , um Ihren Parameter zu schreiben.
     

5. Wenn Ihre URL für ein internes Formular aus Sicherheitsgründen die Wörter "Code", "Status", "session_state" oder "Fehler" enthält, können diese aus Sicherheitsgründen automatisch entfernt werden, was dazu führen kann, dass Ihre Parameter nicht wie erwartet funktionieren.
   

Formularfeldtypen, die für das Vorausfüllen unterstützt werden

Nur die folgenden Feldtypen können als Parameter in eine URL eingebettet werden:

• Einzeiliger Text und mehrzeiliger Text: URL-codierte Werte, normaler Text kann nicht direkt in URLs verwendet werden, wenn er Sonderzeichen enthält.

• Zahl: Verwenden Sie das invariante Format – kein Tausendertrennzeichen und ein Punkt als Dezimaltrennzeichen, z. B. 123456.789.

• Datum: Verwenden Sie das ISO UTC-Format, Beispiel: 2025-06-29T21:00:00.000Z.

• Dropdown + Radio buttons-Liste: Übergeben Sie den Text der ausgewählten Option, aber kodieren Sie ihn für URLs (ersetzen Sie Leerzeichen und Sonderzeichen durch ihre %-Codes)

• Checkbox: Wenn mehrere Optionen ausgewählt sind, muss jede Option einzeln angegeben werden, verbunden mit "&".
  Hier ist ein Beispiel: checkbox=option1&checkbox=option2

Die Einstellung "Verhalten" als URL-Parameter

Mit der Einstellung Verhalten in Formularen können Sie ein Feld ausblenden oder es mit einer Regel schreibgeschützt machen. Beide Verhaltensweisen wirken sich darauf aus, wie das Feld in einer URL zum Vorausfüllen behandelt werden muss, wie unten erläutert.

• Ausgeblendetes Feld mit einem vordefinierten Wert

  • Wenn ein ausgeblendetes Feld einen vordefinierten Wert enthält, können Sie diesen vordefinierten Wert in der URL sehen.

  • Wenn das Feld auf Zurücksetzen festgelegt ist, können Sie den Wert in der URL nicht bearbeiten.

  • Wenn das Feld auf beibehalten festgelegt ist, können Sie den Wert in der URL bearbeiten.

• Verstecktes Feld mit einem Eingabewert, aber ohne vordefinierte Werte: Das bedeutet: Ein Benutzer fügt einen Wert hinzu und blendet das Feld dann aus.

  • Wenn das Feld auf Zurücksetzen festgelegt ist, wird das Feld nicht angezeigt und Sie können keinen Wert in der URL hinzufügen.

  • Wenn das Feld auf beibehalten festgelegt ist, können Sie diesen Wert in der URL anzeigen und bearbeiten.

• Vordefinierter Eintrag: Fügen Sie der URL ein Feld mit einem vordefinierten Eintrag hinzu. Auch wenn der vordefinierte Eintrag in den Feldeinstellungen konfiguriert ist und vom Benutzer nicht geändert werden darf, muss er in der URL enthalten sein. Andernfalls wird der vordefinierte Wert entfernt, wenn das Formular geladen wird.

• Schreibgeschütztes Feld:

  • Aufgrund technischer Einschränkungen deaktiviert der schreibgeschützte Status, der über das Verhalten konfiguriert wurde, nur die Interaktion mit der Feld-Benutzeroberfläche. Benutzer können den Wert weiterhin ändern, indem sie die URL bearbeiten. Verwenden Sie für ein vollständig schreibgeschütztes Feld ein schreibgeschütztes Feld mit vordefinierten Werten, das im Folgenden erläutert wird.

• Schreibgeschütztes Feld mit vordefinierten Werten:

  • Damit ein Feld mit einem vordefinierten Wert auch in der URL schreibgeschützt und nicht editierbar bleibt, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Schreibgeschützt in den Feldeinstellungen – auch wenn bereits über das Verhalten schreibgeschützt festgelegt wurde.

  • Nur mit diesem Kontrollkästchen können Sie sicherstellen, dass ein schreibgeschütztes Feld wirklich nicht bearbeitet werden kann. Sobald schreibgeschützt für ein Feld aktiviert ist, muss es nicht mehr in die URL aufgenommen werden.