In diesem Schritt entwerfen Sie das Webformular. Klicken Sie doppelt auf ein Formularfeld links, um es in die Ansicht einzufügen. Oder Sie ziehen es in die Mitte.
Formularfelder lassen sich frei positionieren und bequem mit der Maus in der Länge und Breite anpassen. Auch eine horizontale Anordnung von Feldern ist möglich. Das hinterlegte Raster macht es einfach, die Felder in Höhe und Breite aufeinander abzustimmen. Nebeneinander angeordnete Felder werden auf einem Smartphone untereinander angeordnet.
Die Vorschau zeigt, wie das Formular im Browser oder auf einem mobilen Gerät aussieht. In der Vorschau ist es nicht möglich, Dateien an das Formular anzuhängen.
Mit den Feldeinstellungen rechts passen Sie die einzelnen Felder an.
Name
Mit diesem Namen wird das Formular auf der Übersichtsseite der Konfiugrationen angezeigt. Den Titel, den der Anwender sieht, legen Sie dagegen mit dem entsprechenden Formularfeld fest.
Formularfelder
Es stehen folgende Formularfelder zur Verfügung.
Text einzeilig
Text mehrzeilig: Die Anzahl der Zeilen wird durch die Feldhöhe in den Feldeinstellungen begrenzt.
Nummernfeld
Datum: Der Benutzer stellt das Datum wie im Web Client über einen Datumswähler ein.
Checkbox: Der Anwender kann mehrere Optionen auswählen.
Multiple Choice: Der Anwender kann eine der Option auswählen.
Drop Down: Es öffnet sich eine Liste, aus der der Benutzer eine Option auswählen kann.
Tabelle: Es sind mehrere Tabellen in einem Formular möglich, jeweils mit maximal 12 Spalten. Als Format der einzelnen Spalten werden Einzeiliger Text, Numerisch, Datum, und Dropdown unterstüzt.
Aktuell werden Tabellen bei Formularvorlagen nicht unterstützt.Dateianhang: Der Benutzer kann eine oder mehrere Dateien an das Formular anhängen. Die Dateitypen und die Anzahl der Dateien lassen sich in den Feldeinstellungen festlegen.
Unterschrift: Der Benutzer kann in diesem Feld mit der Maus oder auf einem Touchscreen unterschreiben, beispielsweise um zu bestätigen, dass er das Formular eigenhändig ausgefüllt hat.
Feste Elemente: Diese Felder lassen sich vom Benutzer, der das Formular ausfüllt, nicht ändern.
Titel
Fest eingegebener Text: Ein solches Feld eignet sich zum Beispiel als Überschrift für mehrere Felder.
Bild: Das Bild kann maximal 5 MB groß sein. Verwenden Sie ein Bildformat, das die gängigen Webbrowser standardmäßig anzeigen können wie PNG oder JPG. Wenn Sie eine Vorlage zu einem Webformlar mit Bildelement hinzufügen, wird das Bildelement nicht mehr angezeigt.
Automatische Nummer: Formulare werden mit einer automatisch fortlaufenden, eindeutigen Nummer im Archiv abgelegt, so dass die Formulare eindeutig zu indentifizieren sind.
Abstand: fügt ein leeres Feld ein (nicht für mobile Formularansicht)
Feldeinstellungen
Klicken Sie auf ein Feld in der Mitte, um die jeweiligen Feldeinstellungen zu öffnen.
Allgemeine Hinweise
Die Feld ID wird aus dem Feldnamen und einer Nummer generiert und dient unter anderem zur Unterscheidung von gleichen Formularfeldern. Eine Eingabe seitens des Benutzers ist hier nicht nötig. Die ID bezieht sich auf das Webformurlarfeld, nicht auf ein Datenbankfeld von DocuWare.
Als Schriftart für das Webformular wird die DocuWare Standardschrift Tahoma verwendet.
Ein Pflichtfeld wird im Formular mit Sternchen * markiert.
Textfelder
Für einzeilige Textfelder stehen Feldmasken zur Verfügung. Masken unterstützen den Benutzer dabei, Formulare korrekt auszufüllen. Das Formular wird erst dann übermittelt, wenn die Eingaben der Maskendefinition entsprechen. Für die Formulare stehen alle Feldmasken einer Organisation zur Verfügung. Neue Feldmasken legen Sie in der DocuWare Konfiguration unter Indexierungshilfen an.
Listenfelder
Die Wahlmöglichkeiten von Multiple Choice, Checkboxen oder Drop-Down-Listen sind nicht limitiert. Sie können sortiert werden: aufsteigend zuerst nach Nummern und dann alphabetisch, absteigend alphabetisch und dann nach Nummern. Wenn ein Formularfeld viele Wahlmöglichkeiten hat, lassen sich diese zudem horizontal anordnen. Dann sieht der Benutzer im Webformular alle Möglichkeiten auf einen Blick und muss nicht erst nach unten scrollen, um sie zu lesen.
Verwenden Sie die Einträge von einspaltigen Auswahllisten als Wahlmöglichkeiten für eine Drop-Down-Liste. Damit sparen Sie Zeit beim Eingeben.
Tabelle
Spalten: Verwenden Sie die vier Feldtypen Einzeiliger Text, Numerisch, Datum und Dropdown, um bis zu 12 Spalten in eine Tabelle einzufügen. Jeder Spalte wird automatisch die gleiche Breite zugewiesen, basierend auf der Gesamtanzahl der Spalten in der Tabelle. Personen, die das Formular ausfüllen, können Spalten durch Ziehen vergrößern oder verkleinern, jedoch werden diese Änderungen beim Übermitteln des Formulars nicht übernommen. Auch können Benutzer, die das Formular ausfüllen, keine Spalten löschen.
Eine Tabelle füllt die komplette Breite des Formulars aus. Die Abmessungen sind nicht konfigurierbar. Wenn Sie mit einer Tabelle mit mehr als 8 Spalten arbeiten, wird empfohlen, die Breite des Formulars auf 1200 Pixel oder mehr einzustellen.
Die erste Spalte ganz links in einer Spalte wird automatisch eingefügt und zeigt standardmäßig fortlaufende Nummern an, die nicht konfigurierbar ist. Die Nummern dienen der einfachen Auswahl einer Zeile für Aktionen wie Einfügen, Duplizieren, Löschen oder Löschen von Eingaben.Summe anzeigen (nur für Spalten mit numerischen Feldern): Wenn Sie dieses Kästchen markieren, werden alle eingegebenen Zahlen in dieser Spalte automatisch summiert. Leere Zellen werden als "0" angezeigt. Diese Summenzahl wird auch in der PDF-Ausgabe sichtbar sein.
Zeilen: Pro Tabelle sind maximal 200 Zeilen möglich. Mit der Option Feste Anzahl zeigt das Tabellenfeld eine vorgegebene Anzahl von Zeilen an. Beim Ausfüllen können in diesem Fall keine Zeilen hingezufügt oder gelöscht werden. Mit Maximale Anzahl kann der User beim Ausfüllen bis zu dem eingegebenen Wert beim Ausüllen Zeilen hinzufügen.
Leere Zeilen werden im abgelegten PDF des Formulars angezeigt.Drop-down-Liste: Sie geben die Optionen manuell oder per Auswahlliste ein. Die Funktionen Nach Feldern filtern und Einzelwert automatisch ausfüllen sind jedoch noch nicht für Dropdowns in Tabellen verfügbar.
Operationen: Verhalten, Validierungen und Berechnungen werden in Kürze auch für Tabellenfelder verfügbar sein.
Dateianhang
Über ein Feld Dateianhang kann der Benutzer standardmäßig folgende Dateitypen an ein Formular anhängen: .pdf, .doc, .docx, .jpg, .jpeg, .gif, .png, .bmp, .tif, .psd, .xls, .xlsx, .txt, .mp3, .mp4, .aac, .wav, .wmv, .avi, .mpg, .mpeg, .zip). Wenn der Benutzer nur PDFs hochladen darf, löschen Sie aus der Dateiliste in den Feldeinstellungen alle Einträge bis auf ".pdf". Es gibt folgende Begrenzungen für den Dateiupload:
Die Größe aller Dateianhänge darf 20 MB nicht überschreiten.
Ein einzelner Anhang kann maximal 10 MB groß sein.
An ein Feld Dateianhang lassen sich maximal 10 Dateien anfügen.
Feste Elemente
Ein Bild als festes Element wird standardmäßig in der Originalgröße angezeigt. Wenn Sie die Anzeigegröße ändern, behält das Bild seine Proportionen.
Nummerkreis: Um Formulare mit einer eindeutigen Nummer abzulegen, wählen Sie einen Nummernkreis. Es stehen Ihnen die Nummernkreise aller Archive zur Verfügung, auf die Sie Zugriff haben. Bei der Übermittlung erhält das Formular automatisch eine Ziffer aus dem gewählten Nummernkreis.
Abstand: Eine Linie wird immer am unteren Rand des Abstand-Feldes eingefügt.
Formular-Operationen
Nutzen Sie folgende Formular-Operationen:
Berechnungen: Im Berechnungseditor kombinieren Sie Nummernfelder und vorgegebene Werte zu einer Formel. Dafür stehen folgende Operatoren zur Verfügung.
Addieren / subtrahieren
Multiplizieren / dividieren
Fester Wert
linke Klammer / rechte Klammer
mit DocuWare Version 7.11: % automatische Berechnung von Prozentwerten
Das Ergebnis einer Berechnung wird in ein separates Zahlenfeld eingefügt. Das Verhalten einer Berechnung kann vor der Veröffentlichung mit Hilfe der Vorschaufunktion des Formulardesigners überprüft werden.
Die Berechnung ist für den Benutzer beim Ausfüllen des Formulars nicht sichtbar. Der Benutzer gibt Werte in die Zahlenfelder ein, die Teil einer Berechnung sind. Das Ergebnis wird in einem ausgegrauten "Nur-Lesen"-Feld automatisch eingefügt.Feldverhalten: Ein Formular kann abhängig von der Benutzereingabe Felder einblenden oder Feldeingeschaften wie Schreibgeschützt und Pflichtfeld ändern. Dazu wird das Verhalten eines Formularfeldes auf die Eingabe in einem oder mehreren Feldern abgestimmt. Um ein Feldverhalten zu definieren, klicken Sie auf Feldverhalten > Neu. Wählen Sie ein oder mehrere Felder aus, von deren Inhalt das Verhalten abhängig sein soll, und konfigurieren Sie die Bedingungen, wann das Feld ausgeblendet, ein Pflichtfeld oder schreibgeschützt ist.
Vordefinierte Feldeinträge: Um das Ausfüllen eines Formulars zu vereinfachen, können Sie Fomulareinträge vordefinieren. Bereits beim Aufrufen des Formulars sind die Felder entsprechend gefüllt, beispielsweise mit dem aktuellen Datum sowie dem Namen und der E-Mail-Adresse des angemeldeten Benutzers. Bei Bedarf können die Einträge beim Ausfüllen angepasst werden.
Feldvalidierung: Die Einträge in Formularfeldern können vor dem Absenden auf Stimmigkeit überprüft werden. Die Übermittlung des Formulars erfolgt erst dann, wenn die Eingaben den von Ihnen definierten Vorgaben oder – bei Text-, Datums- und Nummernfeldern – den Einträgen in anderen Feldern entsprechen. Diese Form der Validierung ergänzt die Validierung mit einer externen Datenquelle, die über einen verknüpften Webservice erfolgt.
Verhalten, Validierungen und Berechnungen werden in Kürze auch für Tabellenfelder verfügbar sein.
Formular-Eigenschaften
Die minimale Breite des Formulars im Browser beträgt 600 Pixel. Wenn der eingegebene Wert größer ist als die Anzeige vom Benutzer, werden in der Webformular Scrollbalken eingefügt. Sie können per Farbwähler oder Hexadezimalwert eine Farbe für den Hintergrund auswählen, auf dem das Formular im Browser angezeigt werden soll. Ausrichtung, Breite und Farbe des Formulars werden in den Designer-Bereich vom Formular übernommen.
Für die Formularansicht auf mobilen Geräten wird eine einspaltige Ansicht erzeugt, die Formular-Eigenschaften nicht übernommen.
Die Formular-Beschreibung wird auf der Übersichtsseite von DocuWare Forms angezeigt.