E-Rechnungen importieren und verarbeiten

DocuWare unterstützt verschiedene E-Rechnungsstandards durch unterschiedliche Module. Für die E-Mail-Verarbeitung stehen Funktionen in Connect to Outlook und Connect to Mail zur Verfügung.

Um elektronische Rechnungen zu verarbeiten und eine GoBD-konforme Speicherung von per E-Mail empfangenen E-Rechnungen sicherzustellen, wird die Verwendung von Connect to Mail empfohlen. Dies gewährleistet eine effiziente Handhabung moderner E-Rechnungen.

Zusätzlich kann DocuWare Import zur Verarbeitung von E-Rechnungen verwendet werden.

DocuWare für Outlook wird die Unterstützung für E-Rechnungen in einer zukünftigen Version bieten.

Mit DocuWare Version 7.13 können Sie mehrere E-Rechnungsformate von einem einzigen Speicherort aus verarbeiten. Es ist nicht mehr erforderlich, die Rechnungen manuell in einzelne Ordner für jedes Format zu sortieren. Die automatische Erkennungsfunktion wählt anhand des E-Rechnungsformats die richtige Verarbeitungskonfiguration aus. Diese Funktion kann mit Connect to Mail und DocuWare Import verwendet werden.

Lesen Sie mehr über die automatische E-Rechnungserkennung mit DocuWare Version 7.13.

Import von E-Rechnungen konfigurieren

E-Rechnung mit Connect to Mail

Um E-Rechnungen mit Connect to Mail zu verarbeiten, konfigurieren Sie die folgenden zwei Elemente in DocuWare, wobei immer dasselbe Archiv verwendet wird:

1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen

• Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Dokumentenverarbeitung.

• Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument, das dem internationalen UBL-Standard entspricht, wie z.B. XRechnung oder PEPPOL.

• Laden Sie Beispieldokumente von der PEPPOL-Dokumentationswebsite im Bereich Downloads > Example Files herunter.

• Um die automatische E-Rechnungserkennung mit DocuWare 7.13 und höher zu verwenden, aktivieren Sie unter der Registerkarte „Quelle“ das Kontrollkästchen „Konfiguration automatisch auswählen“, wodurch eine neue Registerkarte unter Verarbeitung angezeigt wird.

• Wechseln Sie zur Registerkarte Verarbeitung und klicken Sie auf die neu angezeigte Registerkarte Identifizierung.

• Richten Sie unter Identifizierung die Identifizierungsregeln ein.

2. Connect to Mail: Konfiguration für Dokumentverarbeitung einfügen

• Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > E-Mail allgemein.

• Klicken Sie unten auf der Seite auf Mehr Optionen.

• Wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Dokumentenverarbeitungskonfiguration für die Option Automatische Dokumentenverarbeitung aus.

• Um die automatische E-Rechnungserkennung mit DocuWare 7.13 und höher zu verwenden, wählen Sie die Option Automatische Auswahl.

Wenn eine E-Mail mit einer angehängten E-Rechnung gemäß dieser Konfiguration gespeichert wird, wird die E-Rechnung wie definiert verarbeitet.

Mit diesen Konfigurationen können alle E-Rechnungen wie ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X oder Peppol UBL innerhalb von E-Mails verarbeitet werden.

Um andere E-Rechnungsstandards zu verarbeiten, erstellen Sie eine andere Dokumentenverarbeitungskonfiguration mit dem jeweiligen Standard als Beispieldokument und verwenden Sie diese für eine andere Connect to Mail-Konfiguration.

Technische Details zur E-Rechnung mit Connect to Mail lesen

Hinweise:

• Die Verarbeitung funktioniert für eine E-Rechnung pro E-Mail-Anhang. Wenn mehrere Rechnungen an eine E-Mail angehängt sind, müssen diese einzeln abgelegt werden.

• E-Mails, die PDFs enthalten, die keine XML-basierte E-Rechnung enthalten, können nicht mit der für E-Rechnungen erstellten Konfiguration verarbeitet werden. Speichern sie diese mit einer anderen Connect to Mail-Konfiguration und überwachen Sie diese gegebenenfalls über einen zweiten Ordner.

E-Rechnung mit Connect to Outlook

Um E-Rechnungen mit Connect to Outlook zu verarbeiten, konfigurieren Sie zwei Elemente in DocuWare, wobei immer dasselbe Archiv verwendet wird:

1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen

• Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Dokumentverarbeitung.

• Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument Ihrer Wahl. Connect to Outlook wird dann diesen spezifischen Typ von E-Rechnung mit dieser Konfiguration verarbeiten.

2. Connect to Outlook: Verknüpfung der Konfiguration für die Dokumentenverarbeitung

• Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Outlook E-Mail.

• Wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Dokumentenverarbeitungskonfiguration für die Option Automatische Dokumentenverarbeitung aus.

Wenn eine E-Mail mit einer angehängten E-Rechnung gemäß dieser Konfiguration gespeichert wird, wird die E-Rechnung wie definiert verarbeitet, sofern sie dieselbe Syntax verwendet.

3. Connect to Outlook: Manuelle Ablage oder überwachten Ordner erstellen

In Connect to Outlook können Sie E-Rechnungen in DocuWare speichern, indem Sie eine manuelle Ablage verwenden oder einen Ordner mit der entsprechenden Konfiguration überwachen.

E-Rechnung mit DocuWare Import

DocuWare Import kann E-Rechnungen mit einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration speichern:

1. Dokumentverarbeitung: Konfiguration erstellen

• Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Dokumentverarbeitung.

• Erstellen Sie eine Konfiguration mit einem Beispieldokument Ihrer Wahl. DocuWare Desktop/Import wird dann diesen spezifischen Typ von E-Rechnung mit dieser Konfiguration verarbeiten.

• Um die automatische E-Rechnungserkennung mit DocuWare 7.13 und höher zu verwenden, aktivieren Sie auf dem Tab Quelle das Kontrollkästchen Konfiguration automatisch auswählen, wodurch eine neuer Tab unter Verarbeitung angezeigt wird.

• Im Tab Verarbeitung klicken Sie auf den neu angezeigte Tab Identifizieren.

• Richten Sie unter Identifizieren die Identifizierungsregeln ein.

2. DocuWare Desktop: Importordner erstellen

• Erstellen Sie in DocuWare Desktop wie gewohnt einen Importordner.

• Verknüpfen Sie den Importordner mit einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration.

• Um die automatische E-Rechnungserkennung mit DocuWare 7.13 und höher zu verwenden, wählen Sie die Option Automatische Auswahl.

Alle E-Rechnungen, die dem Konfigurationstyp entsprechen, werden automatisch gespeichert und verarbeitet.