Mithilfe einer allgemeinen E-Mail-/Connect-to-Mail-Konfiguration können Sie elektronische Rechnungen, die als E-Mail-Anhänge versendet werden, auf eine Weise importieren und verarbeiten, die die Konformität mit gesetzlichen und behördlichen Vorschriften gewährleistet. Um dies zu konfigurieren, benötigen Sie zwei Komponenten:
Verarbeitungskonfiguration:
Erstellt in DocuWare Konfiguration > Dokumentverarbeitung. Die Konfiguration liest die in die elektronische Rechnung eingebettete XML-Datei und gibt die extrahierten Werte an die Importaufgabe zurück, um die Indexfelder auszufüllen. Verknüpfen Sie diese Verarbeitungskonfiguration mit dem Import E-Mails allgemein.Konfiguration importieren:
Richten Sie diese unter DocuWare Konfiguration > E-Mails allgemein ein. Die Konfiguration verbindet DocuWare mit dem Postfach, definiert die Indexfelder und legt das Zielarchiv und die Speicheroptionen fest. E-Mails mit angehängten elektronischen Rechnungen, die in dieser Konfiguration gespeichert sind, werden an die zugehörige Verarbeitungskonfiguration weitergeleitet.
In DocuWare Cloud und DocuWare On-Premises 7.13 und höher kann eine einzige Importkonfiguration für E-Mails allgemein / Connect to Mail mit mehreren Konfigurationen zur Dokumentverarbeitung verknüpft werden, indem Sie die Funktion Importoptionen > Automatische Dokumentverarbeitung > Automatische Auswahl verwenden. Eine einzige Importkonfiguration ist ausreichend, auch wenn Sie mehrere Dokumentverarbeitungskonfigurationen zur Verwaltung der Rechnungen verschiedener Lieferanten pflegen.
In DocuWare On-Premises 7.12 und 7.11 müssen Sie eine Konfiguration für E-Mails-allgemein / Connect to Mail pro Verarbeitungskonfiguration anlegen und die Verarbeitungskonfiguration manuell in der Importkonfiguration auswählen.
E-Mails allgemein und Connect to Mail
Connect to Mail heißt die Lizenz, die den Bereich „E-Mails allgemein” in DocuWare On-Premises ermöglicht. Unabhängig von der DocuWare-Version beziehen sich die folgenden Begriffe alle auf dasselbe: eine Konfiguration für den automatischen E-Mail-Import, die im Abschnitt E-Mails allgemein unter DocuWare Konfiguration angelegt wird:
Konfiguration von „Connect to Mail“
Konfiguration von E-Mails allgemein
Konfiguration von E-Mails allgemein / Connect to Mail
Konfiguration des E-Mail-Imports
Unterstützte XML-Formate
Dieser Artikel konzentriert sich auf maschinenlesbare, XML-basierte elektronische Rechnungen, einschließlich reiner XML-Formate und PDF-Formate mit eingebettetem XML. Er deckt keine Rechnungen ab, die als normale Anhänge versendet werden (z. B. eigenständige PDF- oder JPEG-Dateien).
Die kombinierten Konfigurationen von Dokumentverarbeitung und E-Mails allgemein / Connect to Mail unterstützen mehrere gängige Formate für elektronische Rechnungen, zum Beispiel:
ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII), hauptsächlich in Deutschland verwendet
Factur-X: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII und UBL), hauptsächlich in Frankreich verwendet
XRechnung: XML (CII und UBL)
Elektronische Rechnungen strukturiert mit PEPPOL: XML (UBL)
Was sind CII und UBL?
Cross Industry Invoice (CII) und Universal Business Language (UBL) sind offizielle Standards für elektronische Rechnungen. ZUGFeRD zum Beispiel verwendet CII. Beispielsweise unterstützt XRechnung sowohl CII als auch UBL, wobei UBL häufiger verwendet wird. Das PEPPOL-Netzwerk verwendet ebenfalls die UBL-Syntax.
DocuWare Transformation Service für elektronische Rechnungen
Der Transformation Service wandelt eingehende elektronische Rechnungen aus einem regionalen XML-Format wie XRechnung-UBL (Universal Business Language), XRechnung-CII oder PEPPOL-XML in ein einheitliches UBL-Format um. Der Transformation Service ist ein Java-Dienst, der im Bereich DocuWare Service Control (Port 5050) angezeigt wird.
Die Ausrichtung des XML-Formats vereinfacht die Extraktion von Indexdaten innerhalb von Connect to Mail, da verschiedene elektronische Rechnungsformate in einer einzigen Konfiguration verarbeitet werden können.
DocuWare Cloud: Konfigurieren von Import und Indexierung von Rechnungen
1. Erstellen Sie die Verarbeitungskonfiguration
Dieser Artikel behandelt nur die spezifischen Parameter der elektronischen Rechnungsstellung. Allgemeine Hinweise zum Erstellen einer Verarbeitungskonfiguration finden Sie in der Hilfe unter Dokumentverarbeitung.
Gehen Sie zu DocuWare Konfigurationen > Erfassung > Dokumentverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration anhand eines Beispiels für eine elektronische Rechnung.
Aktivieren Sie im Tab Quelle die Option Konfiguration automatisch auswählen wie unter „Verarbeitung" angegeben.
Aktivieren Sie im Tab Verarbeitung die Option XML-Datei hat denselben Typ.
2. Verknüpfen Sie die Konfigurationen für die Verarbeitung und den Import
Dieser Artikel behandelt die spezifischen Parameter der elektronischen Rechnungsstellung. Allgemeine Hinweise zum Erstellen einer Konfiguration für E-Mails allgemein / Connect to Mail finden Sie im Artikel E-Mail-Import.
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Erfassung > E-Mails allgemein.
Wählen Sie eine vorhandene E-Mail-Importkonfiguration aus oder erstellen Sie eine neue.
Klicken Sie auf den Link Weitere Optionen und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen Automatische Dokumentverarbeitung (nur für Indexierung).
Verknüpfen Sie eine oder mehrere Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung, indem Sie eine Option aus der Dropdown-Liste auswählen – siehe unten. Wenn E-Mails mit angehängten elektronischen Rechnungen durch diesen Import gespeichert werden, werden die Anhänge entsprechend der zugehörigen Verarbeitungskonfiguration verarbeitet. Wenn keine Verarbeitungskonfiguration verfügbar ist, werden Sie von der Benutzeroberfläche aufgefordert, eine zu erstellen.
Wählen Sie eine dieser Optionen:Spezifische Konfiguration: Alle Anhänge werden mit der ausgewählten Konfiguration verarbeitet.
Automatische Auswahl (Konfiguration der Dokumentverarbeitung): Eingehende Anhänge werden automatisch der am besten geeigneten Konfiguration für die Dokumentverarbeitung zugeordnet und verarbeitet. Beachten Sie, dass für die automatische Auswahl einer Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aus anderen Modulen die Identifizierungsoption auf der Ebene der Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aktiviert sein muss.
Automatische Auswahl (Kombination aller Konfigurationen): Alle verfügbaren Konfigurationen für die Dokumentverarbeitung und IDP werden ausgewertet; für jeden Anhang wird die beste Übereinstimmung ausgewählt.
DocuWare On-Premises: Konfiguration des Imports und der Indexierung von Rechnungen
1. Erstellen Sie die Verarbeitungskonfiguration
Dieser Artikel behandelt die spezifischen Einstellungen der elektronischen Rechnungsstellung. Allgemeine Hinweise zum Erstellen einer Verarbeitungskonfiguration finden Sie in der Hilfe unter Dokumentverarbeitung.
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Erfassung > Dokumentverarbeitung.
Erstellen Sie eine Konfiguration anhand eines Beispiels für eine elektronische Rechnung.
Aktivieren Sie im Tab Quelle die Option Konfiguration automatisch auswählen wie unter „Verarbeitung" angegeben.
4. Aktivieren Sie im Tab Verarbeitung die Option XML-Datei hat denselben Typ.
2. Verknüpfen Sie die Konfigurationen für die Verarbeitung und den Import
Dieser Artikel behandelt die spezifischen Einstellungen der elektronischen Rechnungsstellung. Allgemeine Hinweise zum Erstellen einer Konfiguration E-Mails allgemein / Connect to Mail finden Sie im Artikel E-Mail-Import.
Gehen Sie zu DocuWare Konfiguration > Erfassung > E-Mails allgemein.
Wählen Sie eine vorhandene E-Mail-Importkonfiguration aus oder erstellen Sie eine neue.
Klicken Sie auf den Link Weitere Optionen. Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach Ihrer DocuWare-Version:
DocuWare On-Premises 7.11+7.12 :
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Dokumentverarbeitung und wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aus.
Eingehende Anhänge werden mit dieser Konfiguration verknüpft und verarbeitet.DocuWare On-Premises 7.13 und neuer :
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Automatische Dokumentverarbeitung (nur für Indexierung). Eingehende Anhänge werden mit der am besten geeigneten Konfiguration zur Dokumentverarbeitung verknüpft und verarbeitet.
Spezifische Konfiguration: Alle Anhänge werden mit der ausgewählten Konfiguration verarbeitet.
Automatische Auswahl (Konfigurationen zur Dokumentverarbeitung): Eingehende Anhänge werden der am besten geeigneten Konfiguration zur Dokumentverarbeitung zugeordnet und verarbeitet. Beachten Sie, dass für die automatische Auswahl einer Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aus anderen Modulen die Identifizierungsoption auf der Ebene der Konfiguration zur Dokumentverarbeitung aktiviert sein muss.
DocuWare Cloud + On-Premises: Fehlerbehebung
Import von E-Mails mit mehreren angehängten elektronischen Rechnungen
E-Mails allgemein / Connect to Mail kann jeweils nur eine angehängte elektronische Rechnung verarbeiten. Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält, hängt das Speicherverhalten von der im Abschnitt Trennung ausgewählten Option ab:
E-Mail und alle Anhänge als angehängtes Dokument speichern: Bei dieser Option werden die Anhänge an die Verarbeitungskonfiguration übergeben.
E-Mail und Anhänge einzeln speichern: Bei dieser Option wird jeder Anhang einzeln an die Verarbeitungskonfiguration gesendet. Die extrahierten Indexwerte werden an die Importkonfiguration E-Mails allgemein / Connect to Mail zurückgegeben, und jeder Anhang wird als separates Dokument im ausgewählten Archiv oder Briefkorb gespeichert.
Importieren von PDF-Dateien ohne integriertes XML
PDF-Dateien, die keine XML-basierte elektronische Rechnung enthalten, können nicht mit einer für die elektronische Rechnungsstellung erstellten Konfiguration zur Dokumentverarbeitung verarbeitet werden. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese E-Mails zu verwalten:
Erstellen Sie eine weitere Konfiguration zur Dokumentverarbeitung, um Nicht-XML-PDFs zu speichern.
Für DocuWare Cloud oder DocuWare On-Premises 7.13 können Sie in der Konfiguration E-Mails allgemein die Option Automatische Dokumentverarbeitung > Automatische Auswahl (alle Konfigurationen zur Dokumentverarbeitung) auswählen. Die passende Konfiguration wird automatisch ausgewählt.
Für DocuWare On-Premises 7.11 + 7.12: Richten Sie eine spezielle Konfiguration für E-Mails allgemein für PDF ohne XML ein und verknüpfen Sie die Verarbeitungskonfiguration damit.
Aktivieren Sie in der Konfiguration E-Mails allgemein / Connect to Mail das Kontrollkästchen Wenn die automatische Verarbeitung nicht möglich ist, wenden Sie die allgemeinen E-Mail-Indexierungseinstellungen an. In diesem Fall werden die Standardindexierungseinstellungen aus der E-Mail-Importkonfiguration automatisch auf die PDF-Datei angewendet: der Speicherort des Archivs und die Indexeinstellungen. Das angehängte PDF-Dokument wird nicht an die Verarbeitungskonfiguration gesendet.
Anhänge, die mit keiner der beiden Optionen verarbeitet werden können, werden im Standard-Briefkorb gespeichert.
Wenn die Dokumentverarbeitung einen Anhang nicht verarbeiten kann
Die Dokumentverarbeitung kann eine Konfiguration für eine elektronische Rechnung nicht erkennen, wenn
keine Konfiguration für die Dokumentverarbeitung mit der elektronischen Rechnung übereinstimmt
oderoder mehrere Konfigurationen mit der elektronischen Rechnung übereinstimmen
Was als Nächstes geschieht, hängt von der Option Wenn die automatische Verarbeitung nicht möglich ist, wenden Sie die allgemeinen E-Mail-Indexierungseinstellungen an in der Importkonfiguration von Connect to Mail ab:
Wenn aktiviert: Die elektronische Rechnung wird im Archiv oder im Briefkorb gespeichert, das/der durch die Konfiguration für E-Mails allgemein definiert ist, und die Indexwerte dieser Konfiguration werden anstelle der Konfiguration für die Dokumentverarbeitung angewendet.
Wenn diese Option deaktiviert ist: Die elektronische Rechnung wird an den Standard-Briefkorb weitergeleitet.
In beiden Fällen wird im Feld „Dokumentstatus“ eine Meldung mit der Begründung angezeigt, z. B. „Das Abrufen der Indexierungsfelder ist fehlgeschlagen: Die Indexierung ist fehlgeschlagen. Es wurde keine passende Konfiguration gefunden.“ oder „Das Abrufen der Indexierungsfelder ist fehlgeschlagen: Die Identifizierung ist fehlgeschlagen. Es wurden mehrere übereinstimmende Konfigurationen gefunden.“
Aktuelle Beschränkungen
Es gibt bestimmte Einschränkungen für den Import und die Verarbeitung von Rechnungsanhängen über die Konfigurationen für E-Mails allgemein.
E-Mail-Import:
Die Verarbeitung funktioniert für eine elektronische Rechnung als Anhang in einer E-Mail. Wenn mehrere Rechnungen an eine einzige E-Mail angehängt sind, müssen sie einzeln gespeichert werden.
Es ist nicht möglich, die automatische Dokumentverarbeitung einer Konfiguration für E-Mails allgemein auf ein einzelnes Dokument anzuwenden. Das bedeutet, dass Sie beispielsweise nicht einen Teil der Indexfelder eines Dokuments mit automatischer Dokumentverarbeitung und den anderen Teil (wie den Textkörper der E-Mail) mit der Konfiguration für E-Mails allgemein indexieren können.
Die Konfigurationen für E-Mails allgemein / Connect to Mail berücksichtigen bei der Verwaltung der Indexwerte immer die folgende Priorität:
Vordefinierte schreibgeschützte Indexeinträge des Speicherorts.
Von der Konfiguration der Dokumentverarbeitung zurückgegebene Indexwerte.
Indexwerte, wie in der Konfiguration für E-Mails allgemein definiert.
Processing Service: Die maximale Größe eines Dokuments beträgt 10 MB; es gelten die Beschränkungen hinsichtlich der XML-Komplexität.
Transformation Service: Die maximale Größe eines Dokuments beträgt 10 MB.
DocuWare: Tabellenfelder können nur bis zu 1.000 Zeilen (Rechnungszeilen) speichern. Rechnungen, die diesen Betrag überschreiten, erfordern eine besondere Bearbeitung.
Arten von Feldern in elektronischen Rechnungen: DocuWare unterstützt alle gültigen EN 16931-Felder in CII und UBL, mit zwei Ausnahmen für das CII-Format:
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID
SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode
Es wird generell empfohlen, diese Feldtypen in einem Archiv nicht zu indexieren. Auch wenn sie indexiert sind, würde die elektronische Rechnung normal verarbeitet werden, aber diese spezifischen Felder wären leer.
XML-Eigenschaften: Bei der Verarbeitung elektronischer Rechnungen haben die folgenden XML-Eigenschaften die angegebenen Maximalwerte:
Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60
Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100.000
Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20.000.000