E-Rechnungen mit Connect to Mail importieren und indexieren

Mit einer Konfiguration E-Mais allgemein / Connect to Mail können Sie E-Rechnungen, die als E-Mail-Anhänge gesendet werden, so importieren und bearbeiten, dass rechtliche und regulatorische Vorschriften gewährleistet sind. Um dies zu konfigurieren, benötigen Sie zwei Komponenten:

• Verarbeitungskonfiguration:
  Erstellt in DocuWare Konfigurationen > Dokumentverarbeitung. Die Konfiguration liest das eingebettete XML in der E-Rechnung und gibt die extrahierten Werte an die Importkonfiguration zurück, um die Indexfelder auszufüllen. Diese Verarbeitungskonfiguration wird in die Importkonfiguration eingebettet - siehe nächsten Punkt.

• Importkonfiguration:

  Erstellt in DocuWare Konfigurationen > E-Mails allgemein. Die Konfiguration verbindet DocuWare mit dem E-Mail-Postfach, definiert Indexfelder und legt das Speicherziel und die Speicheroptionen fest. E-Mails mit angehängten E-Rechnungen, die von dieser Konfiguration gespeichert sind, werden an die verlinkte Verarbeitungskonfiguration weitergeleitet.

In DocuWare Cloud und DocuWare On-premises ab 7.13 kann eine einzige E-Mail-Importkonfiguration mit mehreren Konfigurationen zur Dokumentverarbeitung über die Funktion Importoptionen > Automatische Dokumentverarbeitung > Automatische Auswahl verknüpft werden. Eine einzige Importkonfiguration reicht aus, selbst wenn Sie mehrere Verarbeitungskonfigurationen verwenden, um Rechnungen von verschiedenen Lieferanten zu bearbeiten.

In DocuWare On-premises 7.12 und 7.11 muss man pro Verarbeitungskonfiguration jeweils eine E-Mail-Importkonfiguration erstellen und die Verarbeitungskonfiguration manuell in der Importkonfiguration auswählen.

E-Mail allgemein und Connect to Mail

Connect to Mail ist der Name der Lizenz, um in DocuWare On-premises den Bereich E-Mails allgemein zu nutzen. Unabhängig von der DocuWare Version bedeuten folgende Bezeichnungen immer das gleiche, nämlich eine Konfiguration für den automatischen E-Mail-Import, die im Bereich E-Mails allgemein der DocuWare Konfigurationen angelegt wird:

• Connect to Mail-Konfiguration

• E-Mails allgemein-Konfiguration

• E-Mails allgemein / Connect to Mail-Konfiguration

• E-Mail-Importkonfiguration

Unterstützte XML-Formate

Dieser Artikel behandelt maschinenlesbare, XML-basierte E-Rechnungen, einschließlich reiner XML-Formate und PDFs mit eingebettetem XML. Sie deckt keine Rechnungen ab, die als gewöhnliche E-Mail-Anhänge verschickt werden (z. B. eigenständige PDFs oder JPEGs).

Das Zusammenspiel der Konfigurationen von Dokumentverarbeitung und E-Mails allgemein / Connect to Mail unterstützt mehrere gängige E-Rechnungsformate, zum Beispiel:

• ZUGFeRD: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII), hauptsächlich in Deutschland verwendet.

• Factur-X: PDF/A-3 mit eingebettetem XML (CII und UBL), hauptsächlich in Frankreich verwendet

• XRechnung: XML (CII und UBL)

• E-Rechnungen, strukturiert mit PEPPOL: XML (UBL)

DocuWare e-invoice Transformation Service

Der Transformation Service wandelt die eingehenden E-Rechnungen von ihrem jeweiligen regionalen XML-Format in Universal Business Language (UBL) um. Der Transformation Service ist ein Java-Service, der im DocuWare Service Control Panel (Port 5050) angezeigt wird.

Die XML-Format-Ausrichtung vereinfacht die Extraktion von Indexdaten in DocuWare, da verschiedene E-Rechnungs-Formate in einer Konfiguration verarbeitet werden können. Allerdings benötigen Sie möglicherweise mehrere Verarbeitungskonfigurationen, um unterschiedliche Rechnungsaussteller abzudecken.

DocuWare Cloud: Import und Indexierung von E-Rechnungen konfigurieren

1. Verarbeitungskonfiguration erstellen

Dieser Artikel behandelt nur Einstellungen, die speziell für E-Rechnung verwendet werden. Allgemeine Anleitungen zur Erstellung einer Verarbeitungskonfiguration finden Sie in der Hilfe zur Dokumentenverarbeitung.

1. Rufen Sie DocuWare Konfigurationen > Erfassen > Dokumentenverarbeitung auf.

2. Erstellen Sie eine Konfiguration mit einer Beispiel-E-Rechnung.

2. Verarbeitungs- und Importkonfigurationen verknüpfen

Dieser Artikel behandelt spezifische Einstellungen für E-Rechnungen. Allgemeine Hinweise zur Erstellung einer Konfiguration E-Mail allgemein / Connect to Mail finden Sie im E-Mail-Import-Artikel.

1. Rufen Sie DocuWare Konfigurationen > E-Mails allgemein auf.

2. Wählen Sie eine bestehende E-Mail-Importkonfiguration oder erstellen Sie eine neue.

3. Klicken Sie auf den Link Mehr Optionen und aktivieren Sie dann die Checkbox Automatische Dokumentverarbeitung (nur für Indexierung).

4. Verknüpfen Sie eine oder mehrere Dokumentverarbeitungskonfigurationen, indem Sie eine Option in der Dropdown-Liste auswählen – siehe unten. Wenn E-Mails mit E-Rechnungsanhängen durch diesen Import gespeichert werden, werden die Anhänge gemäß der verknüpften Verarbeitungskonfiguration verarbeitet. Wenn keine Verarbeitungskonfiguration verfügbar ist, fordert die Benutzeroberfläche Sie auf, eine zu erstellen.
   Wählen Sie eine dieser Optionen:

   • Spezifische Konfiguration: Alle Anhänge werden mit der gewählten Konfiguration verarbeitet.

   • Automatische Auswahl (Dokumentenverarbeitungs-Konfigurationen): Eingehende Anhänge werden automatisch mit der am besten geeigneten Dokumentverarbeitungskonfiguration verknüpft und bearbeitet. Beachten Sie, dass zur automatischen Auswahl einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration aus anderen Modulen die Identifikationsoption auf Dokumentenverarbeitungsebene aktiviert werden muss.

   • Automatische Auswahl (Kombination aller Konfigurationen): Alle verfügbaren Dokumentenverarbeitungs- und IDP-Konfigurationen werden automatisch überprüft und die passende für den jeweiligen Anhang ausgewählt.

DocuWare On-premises: Import und Indexierung von E-Rechnungen konfigurieren

1. Verarbeitungskonfiguration erstellen

Dieser Artikel behandelt Einstellungen, die speziell für die E-Rechnung verwendet werden. Allgemeine Anleitungen zur Erstellung einer Verarbeitungskonfiguration finden Sie in der Hilfe zur Dokumentenverarbeitung .

1. 1. Rufen Sie DocuWare Konfigurationen > Erfassen > Dokumentenverarbeitung auf.

   2. Erstellen Sie eine Konfiguration mit einer Beispiel-E-Rechnung.

2. Verarbeitungs- und Importkonfigurationen verknüpfen

Dieser Artikel behandelt Einstellungen, die speziell für die E-Rechnung verwendet werden. Allgemeine Hinweise zur Erstellung einer Verarbeitungskonfiguration finden Sie im Artikel zum E-Mail-Import .

1. Rufen Sie DocuWare Konfigurationen > Erfassen > E-Mail allgemein auf.

2. Wählen Sie eine bestehende E-Mail-Importkonfiguration oder erstellen Sie eine neue.

3. Klicken Sie auf den Link Mehr Optionen . Die verfügbaren Optionen unterscheiden sich je nach DocuWare Version:

   1. DocuWare On-premises 7.11 + 7.12:
      Aktivieren Sie die Checkbox Automatische Dokumentverarbeitung und wählen Sie die in Schritt 1 erstellte Dokumentenverarbeitungskonfiguration aus.
      Eingehende Anhänge werden dieser Konfiguration zugeordnet und mit ihr verarbeitet.

   2. DocuWare On-premises 7.13 und neuer:
      Aktivieren Sie die Checkbox Automatische Dokumentverarbeitung (nur für Indexierung). Eingehende Anhänge werden mit der am besten geeigneten Dokumentenverarbeitungskonfiguration abgeglichen und verarbeitet.

   • Spezifische Konfiguration: Alle Anhänge werden mit der gewählten Konfiguration verarbeitet.

   • Automatische Auswahl (Dokumentenverarbeitungs-Konfiguration): Eingehende Anhänge werden mit der am besten geeigneten Dokumentenverarbeitungskonfiguration abgeglichen und verarbeitet. Beachten Sie, dass zur automatischen Auswahl einer Dokumentenverarbeitungskonfiguration aus anderen Modulen die Identifikationsoption auf Dokumentverarbeitungsebene aktiviert werden muss.

DocuWare Cloud + On-premises: Troubleshooting

Importieren von E-Mails mit mehreren E-Rechnungsanhängen

Connect to Mail kann jeweils nur einen E-Rechnungsanhang bearbeiten. Wenn eine E-Mail mehrere Anhänge enthält, hängt das Speicherverhalten von der im Bereich Separation ausgewählten Option ab:

• E-Mail und alle Anhänge als ein geklammertes Dokument speichern: Mit dieser Option werden Anhänge automatisch im Standard-Briefkorb abgelegt und können dort manuell indexiert werden.

• E-Mail und Anhänge einzeln speichern: Mit dieser Option wird jeder Anhang einzeln an die Verarbeitungskonfiguration gesendet. Die extrahierten Indexwerte werden an die Importkonfiguration  zurückgegeben, und jeder Anhang wird als separates Dokument im in der Importkonfiguration definierten Archiv oder Briefkorb gespeichert.

Import von PDFs ohne eingebettetes XML

PDFs, die keine XML-basierte E-Rechnung enthalten, können nicht mit einer Dokumentverarbeitungskonfiguration indexiert werden, die für die E-Rechnung erstellt wurde. Es gibt zwei Möglichkeiten, diese E-Mails zu bearbeiten:  

• Erstellen Sie eine weitere Dokumentverarbeitungskonfiguration , um Nicht-XML-PDFs zu speichern.

  • Für DocuWare Cloud oder DocuWare On-premises 7.13 können Sie dann in der E-Mail-Import-Konfiguration die Option Automatische Dokumentverarbeitung > Automatische Auswahl (alle Dokumentenverarbeitungs-Konfigurationen) auswählen. Die entsprechende Konfiguration zur Indexierung des Anhangs wird automatisch ausgewählt.

  • Für DocuWare On-premises 7.11 + 7.12: Richten Sie eine E-Mail allgemein-Konfiguration für das PDF ohne XML ein und verknüpfen Sie die Verarbeitungskonfiguration damit.  

• In der Connect to Mail-Konfiguration aktivieren Sie die Checkbox Wenn die automatische Verarbeitung nicht möglich ist, wenden Sie die allgemeinen E-Mail-Indexierungseinstellungen an. In diesem Fall werden die Standard-Indexierungseinstellungen aus der E-Mail-Importkonfiguration automatisch auf das PDF angewendet – also auf den Speicherort und die Indexierung. Das angehängte PDF wird nicht an die Verarbeitungskonfiguration gesendet.

Anhänge, die mit keiner der beiden Optionen verarbeitet werden können, werden im Standard-Briefkorb gespeichert.

Wenn ein Anhang nicht verarbeitet werden kann

Das Modul Dokumentverarbeitung kann keine Konfiguration für eine E-Rechnung erkennen, falls

• keine Dokumentenbearbeitungskonfiguration der E-Rechnung entspricht
  oder

• mehrere Konfigurationen für die Indexierung mit der E-Rechnung in Frage kommen

Was als Nächstes passiert, hängt von der Option Wenn die automatische Verarbeitung nicht möglich ist, wenden Sie die allgemeinen E-Mail-Indexierungseinstellungen an in der Importkonfiguration  ab:

• Wenn aktiviert: Die E-Rechnung wird in dem Archiv oder Briefkorb gespeichert, wie es in der E-Mail-Importkonfiguration definiert ist. Die Indexwerte dieser Konfiguration werden anstelle der Dokumentbearbeitungskonfiguration angewendet.

• Wenn deaktiviert: Die E-Rechnung wird automatisch im Standard-Briefkorb abgelegt.

In beiden Fällen wird eine Nachricht in das Statusfeld des Anhangs geschrieben, die den Grund angibt, wie zum Beispiel "Abruf der Indexierungsfelder fehlgeschlagen: Identifikation fehlgeschlagen. Keine passende Konfiguration gefunden." oder "Abruf der Indexierungsfelder fehlgeschlagen: Identifikation fehlgeschlagen. Es werden mehrere passende Konfigurationen gefunden."

Einschränkungen

Es gibt einige Einschränkungen beim Importieren und Bearbeiten von Rechnungsanhängen mit dem Modul E-Mails allgemein / Connect to Mail.

• E-Mail-Import:

  • Die Verarbeitung funktioniert für eine E-Rechnung pro E-Mail-Anhang. Wenn mehrere Rechnungen an eine E-Mail angehängt sind, müssen sie einzeln gespeichert werden.

  • Es ist nicht möglich, sowohl automatische Dokumentverarbeitung als auch eine allgemeine E-Mail-Konfiguration – auf ein Dokument anzuwenden, was bedeutet, dass man beispielsweise einen Teil der Indexfelder eines Dokuments mit automatischer Dokumentenverarbeitung und den anderen Teil – wie der Mail-Body – mit der allgemeinen E-Mail-Konfiguration nicht indexieren kann.

  • Die Konfigurationen E-Mails allgemein / Connect to Mail berücksichtigen immer folgende Priorität für die Behandlung der Indexwerte:

    1. Vordefinierte, schreibgeschützte Indexeinträge des Speicherorts.

    2. Indexwerte, die aus der Dokumentverarbeitungskonfiguration zurückgegeben wurden.

    3. Indexwerte, wie sie in der Konfiguration E-Mails allgemein / Connect to Mail definiert sind.

• Processing Service: Die maximale Dokumentgröße beträgt 10 MB; XML-Komplexitätsgrenzen gelten.

• Transformation Service: Die maximale Dokumentgröße beträgt 10 MB.

• DocuWare: Tabellenfelder können nur bis zu 1000 Zeilen (Rechnungszeilen) speichern. Umfangreiche Rechnungen, die diese Grenze überschreiten, erfordern eine besondere Handhabung.

• E-Rechnungs-Feldtypen: DocuWare unterstützt alle gültigen EN 16931-Felder in CII und UBL, mit zwei Ausnahmen für das CII-Format:

  • SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.SellerTradeParty.ID

  • SupplyChainTradeTransaction.ApplicableHeaderTradeAgreement.AdditionalReferencedDocument.TypeCode

  Im Allgemeinen wird empfohlen, diese speziellen Feldtypen nicht in einem Archiv zu indexieren. Selbst wenn sie indexiert sind, wird die elektronische Rechnung normal verarbeitet, nur bleiben dann diese speziellen Felder leer.

• XML-Eigenschaften: Bei der Verarbeitung von E-Rechnungen haben die folgenden XML-Eigenschaften die angegebenen Maximalwerte:

  • Processing-XmlComplexity-MaxNestingDepth: 60

  • Processing-XmlComplexity-MaxElementCount: 100.000

  • Processing-XmlComplexity-MaxCharacterCount: 20.000.000