Wie der klassische DocuWare Client ist auch der neue DocuWare Client Ihre zentrale Platfform für den Geschäftsalltag. Hier suchen, lesen oder bearbeiten Sie die Dokumente und geben sie weiter.
Dieser Artikel stellt den neuen Client in einer Übersicht vor. Mehr zu den Unterschieden und den Gemeinsamkeiten der Clients finden Sie im Abschnitt “Wenn Sie den klassischen Client kennen”.
Unterstützte Versionen: DocuWare Cloud + nur neuer DocuWare Client
Auf dieser Seite
Wenn Sie den klassischen DocuWare Client kennen
Der neue DocuWare Client arbeitet mit den vorhandenen Archiven, Dialogen und Workflows und wendet dieselben Berechtigungen und Rollen an. Ein Dokument hat nur einen Satz an Indexeinträgen, Stempeln, Anmerkungen und Workflow-Aufgaben, unabhängig davon, in welchem Client es geöffnet wird. Ein Team kann gleichzeitig in beiden arbeiten, und jeder Anwender sieht den aktuellen Stand eines Dokuments. Jede Person entscheidet selbst, in welchem Client sie arbeitet, und kann jederzeit wechseln.
Dies hat sich geändert:
Briefkörbe, Suche, Aufgaben und der Rest sind Symbole in der linken Seitenleiste statt Tabs am oberen Rand.
Das Menü Profil und Einstellungen ist jetzt aufgeteilt in Profil & Einstellungen für Ihre persönlichen Einstellungen und Sicherheit für Ihr Passwort und den Kontozugang.
Nur DocuWare Cloud: Der neue DocuWare Client steht vorerst nur in DocuWare Cloud zur Verfügung. On-Premises-Systeme arbeiten weiterhin mit dem klassischen Client.
Funktionen und aktuelle Einschränkungen des neuen DocuWare Clients auf einen Blick
Die einzelnen Bereiche einfach erklärt
Dokumente werden in DocuWare Archiven abgelegt, und jedes Dokument ist mit Indexeinträgen wie Firma, Dokumenttyp oder Datum versehen. Um Dokumente anzusehen, suchen Sie nach diesen Indexeinträgen und nach dem Inhalt der Dokumente.
Um ein Dokument zu finden, geben Sie ein Wort in die Suchleiste ein und klicken auf das Lupensymbol. Nach einer Suche sieht der DocuWare Client folgendermaßen aus. Die einzelnen Bereiche sind hier nummeriert und weiter unten beschrieben:
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Linke Seitenleiste: Hier wechseln Sie unter anderem zu Ihren Aufgaben, Listen oder dem Chat. Sie sehen nur die Bereiche, auf die Sie Zugriff haben; Ihre Seitenleiste kann daher kürzer sein als die im Bild:
Such-Tab: Jede Suche läuft in einem eigenen Tab, wie die Tabs in einem Browser. Wählen Sie das Plus-Symbol, um eine weitere Suche zu starten, ohne die vorige zu verlieren. Wechseln Sie zwischen den Tabs, um Ergebnisse zu vergleichen.
Mehr über die Verwendung von Such-Tabs
Suchleiste: In das Feld geben Sie ein, wonach Sie suchen. Die Liste links davon bestimmt, wo DocuWare sucht. Alle Archive durchsucht alles, worauf Sie Zugriff haben, die richtige Wahl, wenn Sie nicht wissen, wo ein Dokument abgelegt wurde.
Mehr über die Suche über mehrere Archive
Chips: Pro Archiv eine anklickbare Beschriftung, die zeigt, wie viele Treffer aus diesem Archiv stammen. Wählen Sie einen Chip, um die Ergebnisse dieses Archivs zu sehen; dort stehen dann auch Funktionen zum Sortieren und Filtern zur Verfügung. Der Chip Kürzlich geändert ist das zusammengefasste Ergebnis über alle Archive.
Mehr über das Arbeiten mit Suchergebnissen
Ergebnisliste: Die gefundenen Dokumente, eines pro Zeile. Die Spalten sind die Indexeinträge dieser Dokumente, und Sie entscheiden, welche davon angezeigt werden. Die drei Punkte am Ende einer Zeile enthalten alles, was Sie mit diesem einen Dokument tun können, vom Drucken bis zum Löschen. Ein Rechtsklick auf die Zeile öffnet dasselbe Menü.
Mehr über das Arbeiten mit Suchergebnissen
Viewer: Das ausgewählte Dokument, angezeigt neben der Liste. Hier lesen Sie es, und hier arbeiten Sie auch damit: Anmerkungen, Stempel, Indexeinträge, Drucken und Teilen. Ziehen Sie an der Trennlinie, um den Viewer breiter oder schmaler zu machen, oder schließen Sie ihn, wenn Sie die volle Breite für die Liste brauchen.
QR-Code: Scannen Sie den QR-Code, um die DocuWare App auf Ihrem Smartphone mit Ihrer DocuWare Organisation zu verbinden.
Mehr über die DocuWare Mobile App
Menü: Hier finden Sie Ihre persönlichen und Ihre Sicherheits-Einstellungen sowie weitere Bereiche, die nicht direkt der Arbeit mit Dokumenten zugeordnet sind.
Mehr über Profileinstellungen & Präferenzen
Mehr über Ihre persönlichen Sicherheitseinstellungen
Einige Funktionen fehlen zur Zeit noch im neuen DocuWare Client und werden noch übertragen. Die vollständige Liste finden Sie im Artikel Funktionen und Einschränkungen.
DocuWare Begriffe einfach erklärt
DocuWare Client: Das Programm, in dem Sie arbeiten. Früher wurde es auch Web Client genannt. Gemeint ist immer dasselbe.
Archiv: Der Ort, an dem Dokumente abgelegt werden. Ein Archiv enthält Dokumente einer Art, zum Beispiel Rechnungen oder Personalakten, und bestimmt, welche Indexfelder diese Dokumente haben.
Indexeinträge: Die Feldwerte, mit denen ein Dokument abgelegt wird, zum Beispiel Firma, Dokumenttyp oder Rechnungsdatum. Indexeinträge machen ein Dokument auffindbar, und Sie sehen sie in den Spalten einer Ergebnisliste.
Briefkorb: Der Ort, an dem Dokumente sich befinden, bevor sie abgelegt werden. Wenn Sie Dokumente manuell importieren oder scannen, landen sie zuerst im Briefkorb, sodass Sie sie sortieren und vervollständigen können, bevor sie in einem Archiv abgelegt werden.
Dialog: Ein Suchdialog bestimmt, in welchen Feldern Sie suchen können, ein Ergebnisdialog, welche Informationen Sie zu den gefundenen Dokumenten Sie sehen, und ein Ablagedialog, welche Felder Sie beim Ablegen eines Dokuments ausfüllen. Dialoge werden von einem Administrator für das Archiv eingerichtet.