メールアカウントから DocuWare に電子メールを保存する

電子メールとその添付ファイルを DocuWare に保存するには、電子メールを開いて [Options] ボタン (3 つの点のアイコン) をクリックするか、ショートカットを作成している場合は、DocuWare アイコンをクリックします。[Send to DocuWare] オプションを選択します。

電子メール本文および/または添付ファイルをインポートする場合は、ファイルキャビネットまたは文書トレイを選択して定義します。アーカイブする特定の添付ファイルを選択することもできます。

• 文書トレイ: [Import] により、メールは DocuWare に保存されます。DocuWare Client に切り替えて文書トレイにアクセスし、アップロードされた電子メールを DocuWare Client で通常どおり表示、並べ替え、または保存します。
  

• ファイルキャビネット：保管ダイアログを選択して、電子メールと選択した添付ファイルのインデックスを作成します。
  
  インデックスダイアログが表示されます。インデックスフィールドに用語を入力するか、ドキュメント内の単語にマークを付けると、用語が自動的にインデックスフィールドにコピーされます。

保存後、[Go to DocuWare] リンクから、DocuWare 組織に保存されているドキュメントに切り替えることができます。

インポートされた電子メールは Microsoft Outlook の受信トレイに残り、DocuWare のフラグが付けられます。

注意:

• ユーザーが複数のドキュメントをファイルキャビネットに保存する場合、保存ダイアログは 1 回だけ表示されます。すべてのファイル (電子メール本文および添付ファイル) は、1 つのまとめられたドキュメントとして保存されます。

• DocuWare for Outlook の初回起動時には、デフォルトの文書トレイが最初のオプションとして表示されます。その後、前回のインポート時に使用された文書トレイまたはファイルキャビネットが、次回のインポートの最初のオプションとして設定されます。ユーザーは、アプリ内で文書トレイおよびファイルキャビネットの並び順を変更することはできません。

• ユーザーが設定で送信と保存オプションを有効にしている場合、メール作成時にドキュメントトレイが保存場所として表示されます。添付ファイルとメール本文のオプションも同様です。設定で[すべてのメールを自動的に保存]も有効になっている場合、保存場所についてはこれ以上の設定は必要ありません。ただし、ユーザーはここで直接保存オプションを変更できます。

• 共有メールボックスの場合：電子メールが少なくとも1回保存された場合、DocuWareのフラグが付けられます。このフラグは、共有メールボックスにアクセスできるすべてのユーザーに表示されます。