フォームの送信

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DocuWare Forms は、データを取り込んで DocuWare ファイルキャビネットに直接保存できる Web ベースのフォームです。

送信設定では、ユーザーがフォームで"送信" をクリックした後の動作を定義します。 保存場所、ドキュメントの種類、ユーザーに表示される確認、フォームリンクを再利用するか、または事前入力を行うかなどを選択します。

送信オプションを設定するには、"DocuWare の構成" を開き、"キャプチャ" > "フォーム" > "送信" の順に移動します。

ドキュメントの種類

このセクションでは、ユーザーが "送信" をクリックした後に DocuWare が保存を行う際のドキュメントの種類を選択します。

オプションには以下の 2 つがあります。

  • Web フォーム: 入力されたフォームは PDF 形式で保存されます。 ドキュメントには Forms Designer で作成したレイアウトが反映されます。  

  • フォームテンプレート: 契約書、申請書、政府機関の PDF などのすでに完成されたフォームがあり、そこにユーザーのデータを挿入するだけでよい場合にはこのオプションを選択します。

    • 1 つまたは複数のテンプレート (PDF、Word、TIFF、JPG など) を選択し、Web フォームの各フィールドをテンプレート上の一致する場所にマッピングします。

    • ユーザーが "送信" をクリックすると DocuWare はデータをテンプレートに統合し、完成した新しいドキュメントを保存します。 元の Web フォーム自体はアーカイブされず、統合されたフォームドキュメントのみが保存されます。

    • 1 つの Web フォームが複数のテンプレートに接続されている場合、DocuWare は送信の際にテンプレートごとに個別の PDF を生成します。

ワークフローを介してフォームフィールドへの入力を行う

ワークフロー内で空のフォームフィールドに入力を行う場合、対象のフォームがテンプレートにリンクされている必要があります。 フォームフィールドをワークフローに含めるには、以下の手順が必要です。

  1. フォームテンプレートを作成します。

  2. フォームテンプレートデザイナーで、記入領域をドラッグします。 この記入領域は Web フォームのフィールドにリンクしないでください。 記入領域は、ワークフローのタスクマスク内にフィールドとして表示され、そこで入力されます。

  3. フォームテンプレート - 出力にある入力可能な PDF オプションを有効にします。

送信後のオプション

フォームを送信した直後にユーザーに対して表示される内容や実行される操作を指定します。 以下の操作が可能です。

  • "新しいフォームを開始" ボタンを表示する

  • DocuWare で送信されたフォームへのリンクを表示する

  • 特定の URL へのリダイレクトなど、自動化されたアクションをトリガーする

フォームの事前入力

DocuWare バージョン 7.13 以降では、DocuWare Forms は多様なユースケースに対応可能な事前入力機能を提供しています。 ユーザーが部分的にフォームの入力を行った後、その進行状況を保存し、後日このフォームに戻ってきて入力を完了して送信することができます。 さらに、プロセスの所有者がフォームに事前入力を行い、指定したユーザーに送信して残りのフォームの入力を促すこともできます。

事前入力機能は、非公開フォームと公開フォームの両方に適用されます。  

事前入力機能を有効にする方法

事前入力機能を有効にするには、"DocuWare の構成" > "キャプチャ" > "フォーム" > "フォームの構成" > "送信" の順に移動します。

"フォームの事前入力を許可する" オプションを有効にします。

未完了のフォームの保存

この機能により、従業員はフォーム入力の進行状況を保存し、入力が部分的に完了しているフォームを別のユーザーに転送することができます。

1. "フォームの事前入力を許可する" オプションを有効にします。

2. "フォームリンクをコピー" ボタンを表示する オプションを有効にします。

両方のオプションが有効化されている場合、フォームでは "送信" ボタンの隣に "フォームリンクをコピー" ボタンが表示されます。

ユーザーはフォームに入力を行うことができます。 "フォームリンクをコピー" ボタンをクリックすると、ユーザーが入力した内容が自動的に URL 内に書き込まれます。

フォームリンクを手動で保存する

DocuWare Forms ではこのフォームリンクは自動保存されないため、後で入力を行うためにユーザー自身がこのフォームリンクをブックマークしておく必要があります。

注: テーブルフィールド、添付ファイル、署名フィールドで提供されたデータは、この機能では保存できません。

URL を編集してフォームの事前入力を行う

"フォームの事前入力を許可する" オプションのみが有効化されている場合、管理者はリンクを編集してフィールド ID と値を URL パラメーターとして渡すことによって手動でフォームの事前入力を行うことができます。 この手法は、経験豊富なユーザーにとっては時間を節約する代替手段として役に立ちます。

ワークフローの中で収集したデータを使用してフォームに自動で事前入力を行うには、このオプションを有効にし、以下のガイドラインに従ってください。

URL の書き方

フォームを開いたときに値を設定する (または保持する) すべてのフィールドを含めます。 保持する必要がある事前定義された値が既にフィールドに含まれている場合、(それが非表示であっても) そのフィールドも URL に含める必要があります。

フォームリンクは常に以下の同じ基本パターンに従います。

Organization Domain/docuware/formsweb/Forms Name?orgID=Org ID

事前入力されたリンクは、以下のようになります。

/DocuWare/FormsWeb/フォームの名前?pf=on&SingleLineText=こんにちは

  1. URL から orgID を削除し、pf=on& を追加します。

  2. このパラメーターの後にフィールド ID とそれぞれの値を追加します。

  3. フィールドの ID を調べるには、Forms Designer で各フィールドの "フィールド設定" を開きます。

  4. フィールド設定で ID アイコンにカーソルを合わせます (以下のスクリーンショットを参照してください)。

    • ラベルが変更されると、フィールド ID が自動的に更新されます。

    • また、URL の長さ制限が 1800 文字であるため、ID を短くするために手動で編集を行うこともできます。

    • フォームテンプレートのフィールド ID を変更すると、ワークフローに影響を与える可能性があります。

    • FieldID=value の形式で、各フィールドを & で区切ってパラメーターを記述します。

  5. セキュリティ上の理由から非公開フォームの URL に "code"、"state"、"session_state"、"error" という単語が含まれている場合、それらは自動的に削除される可能性があります。これにより、パラメーターが期待通りに機能しなくなる可能性があります。

事前入力に対応するフォームフィールドの種類

URL のパラメーターとして埋め込むことができるのは、以下のフィールドの種類に限られます。

  • シングルライン文字列とマルチライン文字列: 特殊文字が含まれている場合、URL エンコード済みの値や通常の文字列を URL で直接使用することはできません。

  • 数値: 不変の形式を使用してください。3 桁ごとの区切り文字は使用せず、小数点の区切り文字にはドットを使用します (例: 123456.789)。

  • 日付: ISO UTC 形式を使用します (例: 2025-06-29T21:00:00.000Z)。

  • ドロップダウンメニューとラジオボタン: 選択されたオプションの文字列を渡しますが、URL 用にエンコードされます (スペースと特殊文字がその % コードに置き換えられます)。

  • チェックボックス: 複数のオプションが選択されている場合、各オプションを個別に指定し、& で連結する必要があります。
    例: checkbox=option1&checkbox=option2

URL パラメーターとしての動作設定

フォームの動作設定では、ルールを使用してフィールドを非表示にしたり、読み取り専用にしたりすることができます。 どちらの動作も、以下で説明するように事前入力 URL でフィールドをどのように処理するかに影響を与えます。

  • 事前定義された値を持つ隠しフィールド

    • 隠しフィールドに事前定義された値が存在する場合、この事前定義された値は URL で確認することができます。

    • フィールドが reset に設定されている場合、URL の値を編集することはできません。

    • フィールドが retain に設定されている場合、URL の値を編集することができます。

  • 入力値を持っているが事前定義された値がない隠しフィールド (この場合、ユーザーが値を追加してフィールドを非表示にしています)

    • フィールドが reset に設定されている場合、フィールドは表示されず、URL で値を追加することもできません。

    • フィールドが retain に設定されている場合、フィールドは表示され、URL で値を編集することができます。

  • 事前定義されたエントリ: 事前定義されたエントリを持つフィールドを URL に追加します。 事前定義されたエントリがフィールドの設定で構成され、ユーザーによる変更が行われてはいけない場合でも、これは URL に含まれている必要があります。 そうでない場合、事前定義された値はフォームが読み込まれる際に削除されます。

  • 読み取り専用フィールド:

    • 技術的な制約のため、動作設定を介して構成された読み取り専用状態はフィールドの UI の操作を無効化するだけのものです。 ユーザーは URL を編集することによってその値を変更することができます。 完全に読み取り専用なフィールドを実現するには、以下で説明する事前定義された値を持つ読み取り専用フィールドを使用します。

  • 事前定義された値を持つ読み取り専用フィールド:

    • 事前定義された値を持つフィールドを読み取り専用にし、URL でも編集できないようにするには、フィールド設定で "読み取り専用" チェックボックスを有効にします。

    • このチェックボックスは、読み取り専用フィールドが本当に編集不可能であることを保証する唯一の手段です。 あるフィールドに対して読み取り専用が一度有効化されると、そのフィールドを URL に含める必要はなくなります。

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