手順: 事前入力済みのフォームをワークフロータスクとして送信する

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ワークフローを使用してインデックスデータを用いたフォームの事前入力の自動化を実行し、入力の完了を依頼するために事前入力済みのフォームをタスクとして割り当て先に送信します。  

以下の発注書を例として挙げます。 フォームフィールド "依頼者" と "日付" は、あらかじめ定義された項目のみが入力されており、読み取り専用に設定されています。

ワークフローで収集した値をフォームフィールド "サプライヤー" と "プロジェクト" に事前入力することが目標です。 その後、事前入力済みのフォームリンクがワークフロータスクとして意思決定者へと送信され、"コストセンター" および "連絡先" の値を使用してフォームへの入力を完了します。 その後、意思決定者はそのフォームを送信します。

以下の手順で、Web ベースの Workflow Designer で事前入力をワークフローとして設定します。

  1. 新しいグローバル変数を作成します。 これは、データの割り当てアクティビティおよび Web Client のタスクダイアログのデスティネーションとして使用されます。

  2. 変数は、例として "PFFormURL" と命名します。

  1. 種類 "データの割り当て" のアクティビティをワークフローに追加します。

  2. 最初の割り当てを追加し、次に "データ割り当て" を開きます。

  3. "デスティネーションの種類" を "グローバル変数" に設定します。

  4. 最初のステップで作成したグローバル変数をデスティネーション項目として選択します。 ここでは、PFFormURL です。

  5. "ソースの種類" を "式" に設定します。

  6. 以下の説明に従って式を設定します。

式の記述方法

基本的な数式を用いて式を記述します。  

システム変数 "組織のドメイン" を先頭に記述し、続いて事前入力するフォームの URL を記述します。

フォームの URL パラメーターは常に同じ方法で構築され、その形式は /formsweb/ にフォームのタイトルと "?" そして "pf=on" を 続けたものです。 タイトルが複数の単語で構成されている場合には、ハイフンを追加します。

/formsweb/あなたのフォームの名前?pf=on

ここから、変数、インデックスフィールド、関数を組み合わせてパラメータの作成を開始することができます。  

ワークフローで収集したデータを用いた事前入力が必要なフィールドについては、そのフィールド ID、インデックスフィールド、およびConvertToURLString 関数を使用してパラメーターを作成します。

たとえば、フォームフィールド "サプライヤー" にインデックスフィールド "会社" の値を事前入力するには、"サプライヤー=” & ConvertToURLString(会社) と入力します。

読み取り専用の事前定義項目を含むフィールドの処理方法

事前入力済みのフォームフィールドを読み取り専用にする必要がある場合には、フィールドの設定内で該当するチェックボックスを使用します。 チェックボックス "読み取り専用" はフィールドに事前定義された項目がある場合にのみ表示され、値が無条件で読み取り専用に設定されることを保証します。 これは、その値が URL に表示されず、編集もできないことを意味します。

ただし、DocuWare Forms で事前定義された値が読み取り専用に設定されていない場合や "動作" オプションを使用して読み取り専用に設定されている場合には、ワークフロー式の中でそれらを明示的に指定する必要があります。 URL でそれらを指定しない場合、フォームリンクのフィールドに事前入力は行われません。 以下の画像ではその一例が示されています。赤枠でマークされているパラメーターを参照してください。

注意: この方法は、値が URL 上で編集可能な状態のまま残されるため、推奨されません。 フィールドの設定内のチェックボックスを使用してフィールドを読み取り専用に設定することをお勧めします。 これにより、式内の "依頼者" と "日付" の 2 つのパラメーターを完全に削除することができます。 値が URL に表示されることはありません。

この場合、実際の例における最終的な式は以下のようになります。

  1. 種類 "タスク" のアクティビティをキャンバスに追加します。

  2. "方法" > "ダイアログ" の順に選択します。

  3. "ディシジョン" に移動し、最初のディシジョンを追加します。

  4. ディシジョンで最初のフィールドを追加するには、"ダイアログ" タブに移動します。

  5. フィールドの種類としてオプション "リンク" を選択し、"事前に定義された種類" > "グローバル変数" の順に選択します。

  6. グローバル変数 PFFormURL を事前に定義されたソースとして入力します。

ワークフローがトリガーされると、意思決定者には事前入力済みのフォームリンクが含まれたタスクが送信されます。 意思決定者は残りの "コストセンター" と "連絡先" フィールドに情報を入力し、入力が完了したフォームを送信します。

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